刍议加强文书档案管理的具体措施

胡玉荣

摘 要：文书档案管理工作作为档案管理工作的重要分支之一，对档案管理的有效运行有着极其重要的影响和作用。做好文书档案管理工作不仅仅可以提升档案管理的质量，更对档案管理的长久发展提供了有力保障，进而引导决策者可以依据文书档案管理进行决策，从而保证决策的科学性以及安全性。文章主要针对当前文书档案管理存在的一些问题进行简要的分析与总结，并提出合理化解决措施，仅供参考。

关键词：文书工作；档案管理；加强；措施

前言

现代文书工作对工作的顺利开展及有效运行有着极其重要的作用。将其与档案管理相结合是为了更好的适应时代社会发展的需要，是促进档案管理可持续发展的必然举措。从某种角度上来讲，文书工作具有其特定的规范性、前瞻性、服务性及综合性等特点，从属于独立的领导工作。随着档案管理工作的不断创新与发展，作为时代社会发展的“记录器”对其提出了更高的要求及标准。文书档案管理工作更是担负着单位的整个发展历程的记录使命，可以全面的反映整个单位的发展状况。随着文书档案管理各种管理模式的不断创新，一定程度上便提高了文书档案管理工作的水平，进一步推动了社会的长远发展。但与此同时，我们也应该看到其存在的不足，下面就文书档案管理工作进行详细的分析。

1 争取领导重视是做好文档工作的前提

1.1 爱岗敬业，争取领导的重视

文书档案管理人员对文书工作的自我完善及热爱，对领导者能否重视其文书工作有着直接的影响。很大程度上，文书工作者将文书档案管理做的十分出色，必然会引起相关人员的重视，这样才能提升文书工作在企业发展过程中的重要地位，很好地为其服务，领导者才会依据文书工作做好每一个决策判断，推动企业发展。

1.2 加强宣传，增强领导的档案意识

领导对文书档案管理的不重视，主要有以下等几点原因：第一，文书工作者不能很好的对其进行文书汇报及档案收集、整理、分类，缺乏档案管理意识，致使文书档案很难在企业发展过程中充分发挥作用。第二，上下级领导者或者相关负责人不能对文书工作进行信息的整理、收集，工作大多处于被动状态，致使领导者难以对文书工作引起重视。

2 文书处理和档案管理之间的关系

2.1 文书处理与档案管理工作有不同的工作任务和工作对象

从深层次上来讲，文书处理工作与档案管理工作有着本质的区别，但是将二者有效的结合却可以推动档案管理工作的开展。文书的主要目的就是将文件进行收发、传递、督办、整理、保存。档案的主要目的就是将这些文书进行收集、鉴定、分类、编目、然后保存加以利用。从这个意义上来讲，文书工作是档案管理工作的前身，作为档案管理的基础对档案管理的有效运行有着不可替代的重要作用。

2.2 文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进

文书工作的好坏将对档案管理质量产生直接影响，文书工作的不规范将直接导致档案管理工作的不健全。所以文书工作将对档案管理工作提供一定条件及基础。反过来讲，档案管理工作又影响着文书工作的系统化及规范化。所以，我们要辩证地看二者之间的关系，在文书工作中加强对文书工作的规范化管理及信息的收集，确保信息的可靠性及安全性，这样才能做好档案管理工作。

3 加强文书档案管理工作的措施

3.1 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。文书工作与现代信息技术的有效结合是社会发展的必然结果，所以文书工作者要不断学习信息技术将与实际工作有效结合，不断提升自身业务素质素养以及计算机、信息技术的学习，结合文书工作及档案管理工作的特点，制定合理的文书档案管理人才机制的培养。

3.2 利用现代化技术整理档案

计算机的出现，各种现代化技术的层出不穷，很大程度上推动了档案管理工作的发展。相对于传统纸质档案管理工作，计算机档案管理工作的开展，一定程度上不仅仅提高了工作效率，更对文书工作有了很好的规范性管理及分类，文书信息可以依据不同的类别进行对比分析，然后依据单位实际发展需要进行整合分类，这样在进行使用过程中，可以方便快捷的为其提供档案管理资料，缩短了时间，大大提高了工作效率。真正意义上将计算机信息技术引进到了档案管理过程中，推动了档案管理现代化技术的创新与发展。

3.3 提高文书档案管理工作人员的积极性

文书档案管理工作一定意义上而言，是一项比较枯燥的作业。对此，在实际文书档案管理过程中，必须加强相关管理人员对其重视，建立完善的监管制度，做好宣传工作，全面提高档案管理者的自身素质及责任感，培养他们的工作热情及脚踏实地的工作态度。此外，还要建立完善的奖惩制度，针对文书档案管理人员进行专业的职业培训。

3.4 文书人员要树立档案意识

文书人员在文书处理中，要时刻想到档案工作，自觉主动地为归档做准备，规范办理好每一份公文，为后续的档案工作减少麻烦。在平时工作中，要及时收集文件材料，收发文要逐件登记建账，做到有据可查，发现缺少要及时查找。

3.5 利用现代化技术整理档案

纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用計算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

4 结束语

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

参考文献

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