试分析提高农机档案信息自动化水平的策略

刘亚秋

[摘 要] 在新形式新环境下，传统的农机档案管理方式严重制约了农机档案的利用效率，随着信息化时代发展的加快，对于信息的使用速度逐渐加快，越来越多的农机工作单位意识到农机档案管理实现信息化的重要性，本文立足这一现实提出农机档案实现信息化管理的相关对策。

[关键词] 提高 农机 档案信息 管理 对策 研究

[中图分类号] S23 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2015）11-0228-02

随着信息化的不断发展，各行各业逐渐开始实行信息化管理。传统的农机档案管理方式方法落后，已经不能快速有效的为农机工作提供帮助。因此建立完善的科学农机档案管理信息化系统，能够使得农机档案更好的实现其自身的价值。

1 农机档案的特点

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。档案管理是为了健全档案的保管制度，促进档案的开放与运用，发挥档案功能。

1.1 针对性强

农机档案存在的主要意义，是为了更好的服务。当农机工作机关在日常工作中需要使用档案时，能够及时从档案管理处进行借调，满足日常工作需要。例如在制定地方性政策过程中，需要对保存的历史上的政策进行查询，在大量历史资料的基础上，更好的分析当地的现实情况，制定出符合当地发展的地方性政策。但同时农机档案服务的对象仅仅是针对农机工作环节，因此农机档案针对性相对较强。

1.2 更强专业性

农机档案包含的内容主要有：第一，农机监理员的档案；第二，农机业务档案；第三，农机文秘档案。这三项档案内容共同构成了农机日常工作的全部内容，这些档案内容也是监督农机日常工作的重点途径。

1.3 辅助性质

农机档案的内容决定了农机档案在农机日常工作中的地位，处于辅助参考地位。主要作用于农机工作前期的制度制定过程中，农机档案全面收集了农机工作中重要的文件，在制定新的制度过程中，需要以史为鉴。

2 农机档案信息化发展过程中存在的几大问题

首先，农机档案既具备档案材料的共性，又具备农机档案所独有的特性。但是农机档案在传统工作手段的影响下，信息化水平发展低下，在农机档案管理过程中，很大一部分农机档案管理部门对于农机档案的管理依靠落后的单一录入的方式进行，严重制约农机档案的使用效率。而且这种农机档案管理方式存在很大的弊端，农机档案数据的真实性难以得到保证，传统的计算机数据记录的编号数据有限，这就使得农机数据在编号过程中存在很大的缺陷，甚至出现重号的现象，计算机中存储的数据不能够很好的为日常工作提供需要。

其次，农机档案管理人员素质低下。农机工作人员更新的速度远远低于计算机网络技术的发展速度，这就使得长期受到传统工作方式熏陶的工作人员，难以接受信息化档案管理方式。无法适应已经更新换代的档案管理方式。在农机工作中，很多单位对于农机档案缺乏足够的重视，农机档案的管理由其他岗位的工作人员兼任，影响了农机档案的正常应用。

3 提高农机档案管理信息自动化水平的对策

3.1 规范农机档案管理的标准

农机档案长期受不到重视，很大程度上是因为农机档案管理工作缺乏必要的制度化规范。农机档案有效管理需要完成一系列的步骤，如收集、移交、整理、鉴定、保管、利用、编码等环节，这些环节都需要有明确的标准对其进行规范，确保在档案管理人员手中的档案符合要求易于存储。在信息化建设过程中，需要成立专门的档案管理部门，由专门的档案管理人员负责编码查询档案工作，确保档案的安全性。

3.2 完善档案管理体系

档案管理工作不是独立于农机工作而存在的，是农机档案管理工作与农机工作紧密结合的重要部分，农机档案在农机工作中发挥其真正意义的关键在于全体农机工作人员重视农机档案管理工作，在日常工作中为农机档案管理提供便利。例如农机档案包含的内容是农机工作的方方面面的资料文件，农机档案为日后的农机政策制定提供参考的关键不在于农机档案资料的多与少，更重要的是在于农机档案数据的真实高效。

农机档案管理的各个环节过程都需要专人负责，简单来说就是在农机档案收集、整理、编码、录入、存档过程中，都需要由专人按照专门的标准严格执行，各个环节的工作人员相互配合，环环紧扣，提高农机档案的质量。

3.3 解决其他限制因素

在当今这个信息化科技化的时代，高科技给我们的日常生活和生产工作提供了很大的便捷，也为农机档案管理工作更好地开展提供了无限的可能性。在农机档案实现信息化管理过程中，首先在引进信息化管理手段中需要提供一定的资金支持，管理人员需要充分认识到农机档案管理的重要性，为农机档案管理信息化提供资金支持。其次，引进高素质综合性人才，提升农机档案管理人员的水平。引进的高素质专业化人员需要具备以下几方面的特征：首先，思想高度与党中央保持一致，积极响应党组织的号召，在工作中按照新的发展要求严格规范自己，在日常工作中政治立场明确，并且具有为人民服务的意识。其次，具有现实发展需要的时代精神。时代精神指的就是在工作中，具备敏锐的思想意识，与时代发展保持一致，不断更新自己的思想，在信息时代保持高度的数据分析和处理能力，在大量的数据中提高自身的数据处理能力，在档案管理工作中增强开发档案资源的能力，更好的为农机工作提供依据。再次，档案信息管理人员需要具备丰富的档案管理知识以及必要的计算机知识。在信息化管理过程中，专业知识和电脑水平是做好档案管理工作必不可少的组成部分。

结束语

现如今，信息技术飞速发展，并且已经渗透到各个行业，使得社会的各个领域发生着深刻的变化。农机档案信息自动化发展是农机工作在新时期的发展需要，因此，在农机工作中，需要重视完善农机档案管理工作，从各个部分着手实现农机档案管理工作的信息化发展，完善农机档案信息化建设的各个环节，解决农机档案信息化发展的资金人员限制，为农机档案信息化建设保驾护航。

参考文献

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