基于办公自动化环境的医院档案管理探析

薛理花

摘要：随着社会经济的发展，档案管理工作更加趋向于自动化管理方向发展，这样一来，更加有利于档案管理效率的实现。医院档案管理工作对于医院日常运营管理来说，具有着十分重要的意义，加强医院档案管理工作，对于提高医院管理水平和工作效率来说，起到了十分积极的作用。本文就基于办公自动化环境的医院档案管理研究，主要分析了当下医院档案自动化管理存在的问题，并就如何改善这些问题提出了相应的解决措施，希望能够为医院档案自动化管理提供一些参考和建议。

关键词：自动化；医院档案管理；改善措施

前言

信息技术的发展，电子计算机和互联网技术在人们日常生产生活中的广泛应用，促进了办公自动化管理的发展和进步。医院档案管理应用自动化进行管理，可以更好地实现档案管理的效率化，并且在实际应用过程中，能够更好地进行档案查找，极大地提升了医院的工作效率。但是我国对办公自动化环境研究较少，自动化管理手段尚处于发展阶段，很多技术并不成熟，这对于医院档案自动化管理来说，十分不利。本文分析了如何将办公自动化应用于医院档案管理当中，并就存在的一些问题进行了分析，对于实现医院档案自动化管理来说，具有重要的意义。

1、办公自动化环境下医院档案管理需要注意的问题

如图1（办公自动化管理系统主要功能模块示意图）所示，很多医院利用ioffice.net系统，建立了较为完善的档案管理系统，在很大程度上实现了医院档案管理的效率化。但在实际应用过程中，仍然存在一些问题。办公自动化环境下医院档案管理需要注意以下几点问题：

第一，办公自动化要与医院档案管理有机结合。档案管理工作的发展，在新时期下，有着新的要求。传统的档案管理模式已经无法满足当下发展需要，转变传统的管理方式，已经势在必行。办公自动化环境下，医院档案管理要更具效率化，并且档案管理工作要满足医院发展的实际需要，坚持以办公自动化与医院档案管理一体化的发展模式为主，实现档案管理工作的效率性，并且使档案管理工作能够满足医院实际需要，促进医院医疗卫生事业的发展和进步[1]。

第二，注重档案管理的规范化和标准化。档案管理过程中，自动化的管理模式极大提升了档案管理的效率性，加之计算机系统具有较为强大的数据存储功能，可以使档案信息管理更具先进性和实用性。如图1所示，档案管理工作作为办公自动化管理系统中的一部分，可以利用计算机网络平台实现对该工作的有效监管，将每一个环节都利用计算机系统进行有效规范，在实际应用过程中，可以更加方便地调出信息，解决实际需要。

第三，提高医院部门之间的有效合作。从图1（办公自动化管理系统主要功能模块示意图）中，我们可以看出，档案管理只是办公自动化管理系统中的一个独立部分，但这与传统的档案管理模式又存在较大的不同，利用自动化管理系统，可以更好地实现对档案信息的管理。但进行信息管理的同时，如何对档案管理工作进行有效规整，保证档案信息的安全性、准确性、可靠性，这是自动化办公管理系统必须考虑的一个重要问题。相较于传统的档案管理模式，基于办公自动化环境下的医院档案管理，将更加注重于部门之间的合作，通过档案部门和信息技术部门的合作，才能实现信息的正确存储，保证档案工作能够顺利完成。同时，在利用办公系统进行档案管理时，系统自身的性能对档案管理工作也有着较大的影响，加强系统性能，也需要部门之间的相互协作。所以说，办公自动化环境下的医院档案管理，必须注重部门之间的有效合作，这是实现档案管理工作的前提条件[2]。

2、关于办公自动化环境下的医院档案管理工作的改善措施分析

2.1加强专业档案管理队伍的建设

就相关数据调查显示，医院工作人员对办公自动化系统的了解度虽然有所提升，但是对于该系统的熟练度仍然较低，这样的情况下，想要更好的将办公自动化系统应用于医院档案管理工作当中，很难实现预期目标。这样一来，加强专业档案管理队伍的建设，对于促进办公自动化系统的应用，显得尤为重要。自动化办公系统具有较高的科技含量，是对计算机技术的一种实际应用，可以更好地满足人们的办公需要。但实现效率的前提是对该办公系统必须了解充分，对系统性能以及各个部分的功能都能了如指掌。所以，提升办公自动化环境下医院档案管理工作的效率性，建立专业档案管理队伍这一举措，势在必行。在进行专业档案管理队伍建设过程中，要注意把握以下几点：第一，档案管理人员要坚持与时俱进，了解档案管理工作知识，并且具有较高的计算机操作水平；第二，注重业务能力提升，使档案工作人员能够更好地应用档案管理系统，相关信息的录入、调取能够实现效率性；第三，注重业务考核，建立有效的评估机制，使档案管理人员能够有安危意识，激发工作热情，投入到档案管理工作当中。

2.2注重传统档案管理理念的转变

医院档案管理工作的效率化，必须注重当下新技术手段的应用，这是提高工作效率的唯一方式。新的技术手段不断应用社会经济发展过程中，促进了社会变革，实现了人们生活水平的提升。这种发展形势下，医院档案工作也必须坚持与时俱进，推进理念创新，对传统档案管理理念必须转变。电子化档案是当下档案管理的主要模式，也是实现档案效率化的主要方式。电子档案管理需要与信息部门进行合作，所以必须要转变传统的管理模式，加强医院部门之间的协调工作能力，有计划、有步骤地实现档案管理工作[3]。

2.3提升医院档案管理工作的标准化和规范化

医院档案管理工作的标准化和规范化，可以有效地提高档案管理工作的效率性，在实际工作过程中，必须切实推进档案管理工作的标准化和规范化建设。基于办公自动化环境下的医院档案管理工作，更要注重这两点问题。电子档案管理，标准化和规范化决定了档案存储效果和日后调用效率，若是在存储过程中不注意标准化和规范化，日后想要查找，将会十分的困难。这样一来，非但没能实现电子档案管理的效率性，反而不如传统档案管理模式的效率。在进行档案管理标准化和规范化工作时，要注重把握以下两点内容：第一，档案存储要具有统一性，即根据档案的特点，进行有区别的存储操作；例如文件管理和档案管理，这两者之间存在着较大的不同，在存储过程中必须区别对待，不能将二者混为一谈；第二，文件存储的格式要保持一致性，具有一定的标准化和规范化特征。文件处理、归档过程中，以统一的格式和标准进行存储，可以方便日后的查阅，若是不注重这一问题，将会导致日后查阅较为困难，对于实现档案管理工作的效率化来说，具有十分不利的影响[4]。

3、结束语

综上所述，我们不难看出，基于办公自动化环境下的医院档案管理工作必然面临着一场较大的变革，传统的档案管理模式必然发生着较大的改变，新的档案管理方式将应用于医院档案管理工作当中。医院档案管理工作，要坚持与时俱进，注重办公自动化系统的应用，同时对当下应用过程中存在的问题要进行积极改善，使档案管理工作能够趋于正轨，这对于医院档案管理以及医院医疗卫生工作的发展，有着重要的意义。因此，在实际工作过程中，必须注重档案管理工作的规范化和标准化操作，让档案管理工作更好服务于医院的发展和进步事业。（作者单位：福建省平潭县医院）

参考文献：

[1]汪亚琼.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务，2015，02：74.

[2]廖颖.国内外电子文件管理模式比较研究[D].上海大学，2014.

[3]冯惠玲，张斌，徐拥军，加小双，丁子涵，刘晓菲，张倩.多学科视角下的档案学理论研究进展[A].中国档案学会.创新：档案与文化强国建设——2014年档案事业发展研究报告集[C].中国档案学会：，2014：61.

[4]陈帅.面向协同管理的医院办公自动化系统应用研究[D].南方医科大学，2013.