浅析商贸企业采购成本存在问题与对策

方桂萍

摘要：现代企业的生产经营活动日益受到环境的作用和影响，采购管理活动也不例外，既受到外部宏观环境和供应市场的制约，也受到企业内部部门间协调配合程度的影响。在采购的整个环节中，我们思考最多的就是怎样降低成本，保证质量，加强采购质量管理。采购成本控制已越显其重要，它是降低产品成本，增强企业市场竞争力的重要方面，是刻不容缓的事情。企业要适应经济发展的步伐，要面对日益激烈的市场环境，必须对采购成本控制给予足够的重视，这样才能帮助企业去生存、去发展、去获取最大的利益。

关键词：采购成本 问题 对策

光华公司成立于2006年5月，主要销售脱模剂、洗模剂、硅橡胶、MBTS助剂、TBZTD促进剂、TETD粉等；公司位于某市科技园，占面积8333平方米；公司类型是有限责任公司，是一家私企，共設置了6个下属部门，分别为采购部、财务部、销售部、办公室、行政部、人事部。

公司秉持认真细致，积极主动的工作理念，要求财务部全力控制成本问题，尤其是针对采购部的采购成本，并提出解决之道。

1 采购成本的概述

1.1 采购成本的概念。采购成本占据企业总成本的较大份额，所以对采购成本的控制是企业日常管理工作中的重要工作之一，这也是企业实现自身经济效益的重心。所谓采购成本，系指在企业采购的过程中所发生的各种费用，包括物料费、装卸费、物流费、保险费等相关的税费，此外还包括人员管理费等可划归采购成本的相关费用。其主要结构有订购成本、存货成本及缺货成本。订购成本主要有差旅费、电话费等；存货成本主要包括仓库折旧费和仓库管理员工资、物料资金利息、保险费等；缺货成本由延迟发货损失、信誉形象损失等组成。总之，采购成本与公司的发展息息相关，控制好采购成本，在一定程度上可以帮助公司更好地发展。

1.2 计划在采购成本控制中的重要性。俗话说：“凡事预则立，不预则废。”在管理的五大功能中，计划列为首要功能，这充分说明做任何事都要事先有计划。何谓采购计划？采购计划大体指的是采购人员在采购之前根据整个市场的具体供求情况及本公司的经营需求所做出的各项安排和部署。众所周知，一个企业的总成本中，采购成本占据着比较多的份额，因此，在采购之前需要全面系统地考虑采购整个过程所需的成本，做好详细的采购计划，才能更好地控制相关的采购成本。首先要估计好物料的需要量及交货日期，以防止增加物料中断供应而引起的缺料成本；其次避免库存过多、资金积压、空间浪费；再次配合生产、销售计划的顺利达成及配合公司资金运用、周转；最后可以指导采购工作的进行。

2 光华公司采购成本存在的问题

2.1 采购成本控制缺乏需求分析与计划性。光华公司在采购之前，没有根据现有库存量、可替代库存量等去进行调查分析，制定详细的采购计划。采购部门发现缺材料，来不及的时候，就会另找代购公司进行下单。有时代购公司没能及时交货，而公司也没有该种材料的多余库存，特别是进口材料，这就容易导致材料短缺问题，这就无疑给公司增加了缺货成本的负担，对有些急需的客户来说，就使公司丧失了销售机会，同时也影响公司的形象。而对一般客户来说，就使公司增加了延迟发货的损失，因为公司与客户签订的销售合同中都会涉及有关延迟发货的问题。

2.2 公司不注重与供应商的稳定合作关系。由于公司没有完善的规章制度，对开发好的供应商，没有总结、分析、维护好，所以很多产品都没有稳定的供应商，据统计，合作最长久的是A公司，公司与其合作关系长达八年，是唯一一家合作相对长久的公司，其他的公司基本都是一两年就销声匿迹了。这直接导致当库存不足且客户有需求的时候，无法及时供应。采购部对供应商提供的产品也没有进行检验、评估，用后不良效果也会给公司造成影响。不注重与供应商的稳定合作，就很可能会导致产品质量与服务水平不高，成本得不到良好的控制，供应链的竞争力得不到提高。

2.3 采购质量不高。供应商选择的不当也导致了采购物料的质量不稳定。由于公司采购没有稳定的供应商合作，采购的物料出现了质量问题，使生产方产出产品后发现质量存在问题。一般来说，采购方与供应商彼此的工作都不是透明的，供应商为了节约成本，会通过各种手段去降低成本，结果造成产品质量存在问题，虽然这样给采购方的价格会优惠很多，但产品质量存在问题，销售给客户后，得到不良反应，反而会使公司信誉降低，甚至失去客户。这种变动成本的损失，长远来看，对公司来说并不是一件好事情。

2.4 采购人员专业知识不足，导致采购量不合理。企业合理的采购，对企业经济发展来说是最好不过的，既能够满足客户对物料发出的订单需求，又能为企业节约一定的采购成本，无论是订购成本、存货成本还是缺货成本，都不用担心给企业带来的损失。但如果公司没有完善的相关制度，采购又没有足够的专业能力，且公司采购人员没有认识到采购成本控制及采购存货控制和管理的重要性，公司领导也没有给予足够的重视，那将会导致公司的订购成本增加，这样，采购成本得不到良好控制。（如图1所示）

2.5 采购绩效不明。公司内部控制制度不健全，岗位责权不明晰，对采购部的管理没有实施相关的绩效评估，采购只是缺什么就采购什么，没有做相应的事前准备，也没有在结束一项工作的同时去进行反思、评价、总结。没有明确的绩效考核制度，导致采购工作积极性受到影响，工作态度不端正。随着科技的发展和经济时代的到来，绩效考核对一个企业的健康发展来说是必不可少的，绩效考核有助于企业在激烈的竞争环境中保持自身的优势，不断壮大发展。企业要应对各种可能出现的新问题与新挑战，需要建立全新的与之相适应的企业绩效考核思想和体系。

3 光华公司采购成本存在问题的原因分析

3.1 企业领导对采购成本控制没有足够的意识。对于光华公司来说，导致采购成本缺乏控制的很大原因是因为领导没有足够的意识，由于该企业为私人企业，公司管理人员多为家族关系，缺乏科学的管理理念。随着科学技术的发展，企业要不断扩大自己的规模，提高市场竞争力，就必须改变现有的家族企业的经营模式，不能一味坚守传统的家族经营模式。

3.2 对供应商的管理没有相关制度说明。公司对供应商的管理没有明确的制度及指定相关人员进行日常管理维护，总觉得自己是客户，供应商要服务周到，而没有合作共赢的意识。不够重视深入了解供应商的相关信息，只是表皮地知道供应商生产什么、销售什么、具体位置在哪里、联系方式。建立一支合格稳定的供应商队伍，能够提高公司的服务质量与效益，提高客户对公司的满意度，进而提高公司的运营能力，增强市场竞争力。由此可见，科学合理地管理供应商，是公司必不可少的工作。提高供应商管理效益，构建彼此的双赢管理模式，并在此基础上建立超越买卖关系的合作，直接关系到企业的命运。

3.3 管理环节对采购质量不够重视，只求利润。公司在管理中对所采购的物料质量没有制定相关的监督体系，没有明确的质量标准，没有采取有效措施保证采购质量，这导致采购人员对质量问题的责任心不够，这就很容易造成质量的不合格。同时公司单纯追求利润，所以在采购过程中注重寻找廉价的物料来满足利润的高度。其实明确的需求及标准，完善的体系建立，更能保证采购物资的质量、市场的开拓、竞争力的加强和利润的提升。

3.4 缺乏绩效考核制度。由于公司对采购部的管理工作薄弱，没有一套完善的采购成本管理制度，使得采购部成为“无支出计划、无正常审批手续”的状态，公司没有结合自身的实际状况和市场环境来制定适合本公司的绩效考核制度。绩效考核，能够为企业经营管理者提供相关的业绩依据，同时能够引导采购人员的各种行为符合公司的规章制度，不仅帮助企业有效地管理员工，还能提高员工自身的自觉性、积极性，及在一定程度上培养员工的道德观。建立符合公司自身发展的绩效考核制度，有助于正确引导企业的员工管理模式，帮助企业建立一支合格的采购团队，为企业经济发展提供强大的人力资源。

4 光华公司加强采购成本管理的对策

4.1 编制详细的采购预算。进行需求分析，做出更精确的采购计划。采用ABC分析法对物资品种进行分类。首先选定一个合适的统计时期，选定时期的基本原则是比较靠近计划期，运行比较正常，通常是采用过去一个月或就近几个月；其次，要及早制作ABC分析表，提前根据相关物料的单价和销量计算销售金额，其中要注明物料名称、数量、单价、金额和占比等信息。如表2所示，针对各部门需要的办公用品，可以采用采购需求表来进行登记，采购需求表可以清晰地看见需要采购什么，数量多少，什么时候采购。

4.2 与供应商建立可靠稳定的关系。关于供应商的选择，公司首先要了解供应商，并熟悉整个相关的资源和市场情况。公司要求采购部在选择供应商的时候，要对供应商的基本情况进行调查，主要了解供应商的名称、地址、生产能力、供应的产品、能提供多少、价格如何、质量如何、运输进货条件如何等。而且对相关资源市场中各个供应商都要有针对性地调查，从而掌握整个资源市场的基本状况。

在对供应初步调查的基础上，利用供应商管理记录表中的基本情况分析供应商的市场实力、产品规模和技术水平；供应商的信誉及管理水平；所生产的产品是竞争性的还是垄断性的；还有供应商相对于本公司的地理位置及交通状况等。通过对供应商们的比较，进行优胜劣汰，选择合适的供应商。同时与供应商建立互相信任的伙伴关系。长期的采购协议可以大大激发供应商的合作欲望，逐渐建立互相信任的伙伴关系，才会更加倾注全力与公司保持良好的合作关系，实现双赢的局面。

4.3 注重采購质量问题，建立采购质量保证体系。①明确采购质量目标。质量目标是采购部门遵守和依从的行动指南，因此，采购物料的质量水平直接影响到最终产品的质量，影响到消费者对产品的满意度。因此建立采购部门的质量目标是必须的，明确的采购质量目标是采购管理的一个重要环节，把握好质量这一关，有助于提高企业的核心竞争力。②建立健全采购质量管理制度。为了有效控制采购物资质量，必须制定相应的规章制度，规定仓管，要进行品种、规格、数量、质量等各方面的严格检验核实后，方可验收入库。对已入库的物料，要按科学、经济、合理的原则进行妥善的管理，保证物料质量的完好。对不符合质量要求的物料及时通知相关负责人联系供应商，认真做好各项记录工作。对采购部人员加强质量教育，强化质量意识，形成一种质量教育、强化质量意识的文化，在工作中把质量教育作为采购质量管理的“第一道工序”来抓，确保采购品质管理工作事事有人管、人人有专职、办事有依有据、考核有标准，使所有参与人员为保证和提高采购品质而认真工作。

4.4 合理采购，有效控制库存。在激烈的市场竞争环境中，企业只有给客户提供更高的服务水平，才能保持较强的竞争力。适当的采购，合理有效地控制库存，才能满足市场需求的变动，如果没适当的商品库存，就会发生脱销。合理控制库存，也有利于企业找到平衡点，平衡流动资金的使用。合理采购，有效控制库存是保证企业经营活动正常运作的需要。为此，可制定库存管理制度，采用ABC分类法对库存进行管理，进行各类产品保险库存管理，也就是安全库存，这样不仅可能获取现金折扣，而且还能降低运输成本，降低运输费率实际上也就是降低了采购成本。良好的库存控制制度，有助于对供需进行调节，以保证经营活动正常而有效地进行，提高企业资金的周转能力及企业的整体管理水平，并获得良好的经济效益，促进企业的稳定健康发展。

4.5 建立全面的绩效考核机制。绩效考核是指企业根据自身的经营特点制定系统的方法与要求，客观公正地测量和考评员工在过去一段时间内的工作行为与效果。现代企业广泛使用绩效考核的办法，企业管理者使用绩效考核可以使员工高效工作，使企业正常运作，因此绩效考核直接影响企业职工的工作效率，也同样影响采购人员。建立科学合理的绩效考核机制，促使部门人员既合作又负责，通过监督、检查、考核，使大家可以对达到良好指标的成绩给予肯定，没达到指标的思考问题所在，为下一阶段的工作绩效改进做好准备。

综上所述，随着经济环境的复杂和日益多变，采购成本控制已越显其重要，它是降低产品成本，增强企业市场竞争力的重要方面，是刻不容缓的事情。企业要适应经济发展的步伐，要面对日益激烈的市场环境，必须对采购成本控制给予足够的重视，这样才能帮助企业去生存、去发展、去获取最大的利益。

参考文献：

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