浅析如何做好档案利用中的保密工作

程虹

摘要：本文阐述了如何正确处理档案利用与保密的关系，从做好档案保管的保密措施、加强利用监督、增强档案人员的保密意识、加强保密技术防范和管理等四个方面进行了探讨。

关键词：档案利用 保密措施 监督力度 技术防范

保密工作是档案管理和利用的重中之重，同时也是保证档案安全的重要手段。所谓档案，就是指各机关单位在其社会活动中形成的，作为一种历史记录保存下来的文字、图片、声音、视频等文件，具有一定的历史价值和现实价值。在新时期，机关单位要想充分发挥档案的价值和效能，使其更好地为本机关建设服务，同时确保不发生失泄密问题，就必须正确认识和处理档案利用与保密之间的关系。一方面，档案部门可以加强档案管理，强化保密意识和管理意识，积极做好档案保密工作；另一方面，档案部门还可以充分运用各种有效手段进行档案管理，并逐步建立健全档案管理监督机制。

1 做好档案工作的保密措施

1.1 制定和完善档案保密制度，进一步加强涉密要害部门的管理

在进行档案管理时，本单位档案管理部门应该从实际出发，建立健全档案保密制度，制定一些切实可行的档案管理制度，如《档案保密工作制度》、《档案保密人员职责》、《档案资料查借阅制度》、《档案库房管理制度》等。要想保证档案保密工作的顺利开展，管理部门应该对档案的传阅、使用、归档、销毁等各个环节实行严格的管理，定期和不定期对档案保密工作进行检查，发现问题及时提出整改措施。同时加大对涉密要害部门，如档案室、资料室、机要室等的管理，避免档案泄密事件的出现，保证档案的安全与完整。

1.2 提高保密法制建设，为档案保密工作提供有力的法律依据

国家应该积极出台有关档案保密的法律法规，使档案管理部门在档案保密工作中有章可循，有据可依，实现档案保密的规范化、制度化、合理化。2014年3月1日，我国颁布了《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》。因此，新形势下，单位档案管理部门可以将此条例作为其档案保密工作的方针政策，并积极与本单位现有的保密制度结合起来，实现高效化管理。

1.3 加强档案的设施设备管理是保密工作的重点

设置档案库房、阅览室和档案员办公室，实行三室分开；用房相对集中，不宜设在楼房的高、低层，以利于档案安全管理和防潮、防漏；安装密集架的档案库房，地面活荷载不应小于12kN/m2（1kg相当于9.8N），并有铁门铁窗；应配备密集柜、铁皮柜、防磁柜，配备防火防盗报警系统、灭火器材、除湿机、空调机、温湿度记录仪，计算机和扫描仪等设施设备。因此，管理部门必须科学管理档案库房的软硬件设施，并定期进行设备维修与保养。

2 加强档案工作的利用监督

2.1 管理措施到位

要想保证档案保密工作落实到位，管理部门就必须在日常工作中狠抓管理和服务，以保证档案保密工作的顺利进行。一是对于涉密档案文件资料应该采取集中式管理，并单独立卷归档，不得将此类资料与一般的内部文件资料存放在一起。同时，档案管理人员必须强化其保密意识和责任意识，尽可能地减少档案泄密事件的发生；二是严格审批那些对外提供的档案文件资料，同时要做好外借资料登记工作，明确外借时间、数目、期限等。需注意的是，标注密级的案卷不得外借。此外，涉密档案的查阅必须在档案保密法律法规允许的范围内进行，不得随意扩大知悉范围，不得擅自借阅、复制、摘抄涉密档案资料；三是严格控制和管理定点复制国家秘密载体的单位。定点单位必须在上级领导的批准下进行涉密档案复印工作。同时，复印件视同原件管理，严禁各种违规行为。

2.2 把握和处理好制度与措施的关系

为规范档案保密工作，保证档案资料的安全，管理部门必须坚持从本单位实际出发，制定一套系统完善的档案保密管理制度，并将各项措施落到实处。制度与措施是相互影响、相互作用的关系。如果管理者只是制定了一系列管理措施，而没有相应的制度保障，则这些措施就无法顺利执行。同样地，如果只有制度，没有措施，则管理者在执行时无据可依，该制度又无法落到实处。因此，档案管理部门应该统一思想，认真处理好制度与措施之间的关系，建立健全档案借阅制度、档案外借制度、档案复印制度等，保证各项管理工作有序稳定进行。此外，为保证档案收发、分送、传递、借阅、销毁等环节的安全性，档案管理部门应该制定相应的针对性措施，并定期检查该制度的执行情况。

2.3 档案在利用过程中严格监督力度

在档案利用过程中，管理部门同样不能放松警惕，应该根据利用对象的特点进行重点监护。一些有条件的档案馆室可以安装摄像监视器，以便随时了解和掌握档案室内情况。一旦发现随意涂改和撕毁档案资料者，应予以批评教育。在档案利用监督过程中，管理人员应坚持“三勤”原则，即嘴勤、眼勤、手勤。嘴勤就是指管理人员应该做好档案保密宣传工作，及时与档案利用者进行沟通与交流，以准确把握其利用动机。眼勤就是指档案管理者要具备敏锐的观察力，有效地控制和掌握整个档案利用环节。手勤即档案管理者要善于分析利用者的情况，并定期检查案卷利用和损坏情况，并做好档案利用登记工作，以便及时发现问题和解决问题。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

2.4 提高档案人员的职责和素养

首先，档案管理人员应该认真履行其管理职责，切实维护档案资料的完整性与安全性，这既是档案管理工作的必然要求，也是档案保密的重要举措。具体而言，档案保管工作的任务为档案不丢、不坏、不乱。

其次，档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德。作为档案工作者，要热爱档案工作，一方面要严格要求自我，淡泊名利，甘于奉献，认真做好细节管理，不断提高其管理水平和业务素质。另一方面，管理人员应该积极进行管理体制创新，及时改进工作方法和思路，推动档案保密管理领域取得新突破。

最后，档案人员应该具备扎实的档案管理理论知识基础，同时还应该拥有丰富的档案管理经验。只有如此，档案管理人员才能更好地担任这份工作，不断取得新成绩。档案作为一种特殊的历史记录，具有极高的价值。因此，管理者必须树立科学的档案管理观，及时了解和掌握外界相关信息，才能做好档案管理工作，防止档案泄密事件的发生。

3 加大保密法制宣传力度，增强档案人员的保密意识

机关单位应该进一步加强档案管理宣传工作，强化各级领导干部的保密法制意识， 保证各项管理工作的顺利开展。当前，档案管理部门必须要充分认识到保密工作的复杂性和艰巨性，以便有的放矢，有计划、有重点、有针对性地开展档案管理工作，提升其管理效率和质量。

一是强化档案工作人员的保密意识和安全意识，加强培训和教育力度，使其更好地适应新形势下的档案保密工作要求，提高其工作水平。

二是使工作人员从思想观念上充分认识到保密工作的重要性和必要性，积极开展档案保密法纪教育，提高其保密法纪观念。通过保密法制教育宣传，管理者不仅要懂得如何依法保守档案秘密，还要了解档案行为违纪违法处罚条例。

三是建立健全相关档案保密宣传机制，建立网络信息监督平台，方便内部工作人员进行沟通与交流。

4 加强保密技术防范和管理

随着现代科技水平的不断提升，各档案管理部门开始广泛应用网络技术开展档案保密工作，并建立起了相关网络信息安全保密管理机制。在具体实施过程中，管理者必须将那些涉密网络与互联网进行物理隔离，以防范档案泄密事件的发生。此外，档案管理部门还应该逐步完善相关涉密网络管理制度，强化内部监督与管理，做好基础防范设施建设，增强涉密网络的技术防范能力；抓好互联网上的防泄密工作，坚持“谁上网谁负责”的原则，严格责任制，定期进行网上信息检查，确保涉密信息不上网，上网信息不涉密。

档案人员肩负着档案管理与保密工作的重任，必须从思想上重视起来，尽可能地防止档案泄密。正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。档案只有被合理利用，才能体现档案的价值。因此，我们必须始终将档案安全工作放在档案工作的首位，时刻警惕所保管的档案资料信息不外传。确保档案齐全完整安全，这不仅是一项日常的基础工作，更是确保单位经济活动可持续发展的一项重要内容。

参考文献：

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