企业档案社会化管理任重道远

陈昕燕

摘 要：随着改革开放进程的不断深入以及社会主义市场经济体制的不断完善，企业档案管理工作逐渐被引入社会化管理模式，虽然历经十几年的发展仍得不到普及、发展迟缓滞后，本文就其进展缓慢地原因进行分析并试图寻找使其飞跃发展的突破口，提出一些对策和建议。

关键词：企业档案；社会化；管理模式；档案管理

企业档案社会化管理早已不是一个新颖的课题，改革开放以来，民营企业如雨后春笋般成长，国有企业也随着市场经济快速发展，因此形成了种类多样的企业档案。而在效益优先的全球化大环境下，传统的企业档案管理模式管理滞后、缺乏自主性、运行机制单一等问题日益凸显。

国家档案局在《档案事业发展“十一五”规划》（修改稿）中提出“培育和发展档案中介机构，做好档案咨询服务工作”，这是国家开始从国家政策的高度关注档案中介和咨询服务事业发展的开始。2006年2月，国家档案局会同国家发改委以及全国工商联共同制定了《关于促进民营企业档案工作发展的意见》，期中有一条提到：“各地档案行政管理部门要加强统筹规划，拓宽服务渠道，突出服务主题；逐步建立适应民营企业档案工作特点的社会化服务体系，满足民营企业对档案工作的需求。”

然而从1993年上海成立上海档案咨询中心到1998年深圳成立了国家首个档案寄存中心作为档案社会化的起源，直到今天企业档案社会化管理已历经二十几个年头却仍得不到广泛地普及、发展迟缓，这其中的原因究竟何在？突破口又在哪里？

原因何在？

首先，理论优点缺乏实际论证。企业档案社会化管理之所以受到了业内外专家学者的热烈讨论，是因为在理论上该种管理模式采取集中资源的方式，将档案管理的经费投入降到最低，并且由专业的档案外包机构为企业提供有效档案信息和专业档案服务，是提高企业整体运行效率、创造更高效益、增强企业竞争力的有效管理方式。但是，多年以来这种成本计算还是只停留在理论层面，关于企业自己设立专门档案管理机构和企业档案外包的成本到底哪一种管理方式支出较少始终没有实际论证过，也没有具体数据去支撑这个理论在实际企业运行中的可行性。从而导致许多企业不敢轻易尝试这种方式，因为没有明确地政策保护条例很多中小型企业也没有能力去承担这种方式带来的风险，所以导致虽然想法已提出多年，但仍得不到推广的现象存在。

其次，企业档案社会化意识难以普及。从企业自身来讲，企业类型多样，中小型企业流动性较大，企业档案存在较多的不确定性，企业管理人员根本不存在社会化管理意识，在企业内部本身就难以推行这种档案管理模式。另一方面，大部分省市档案主管部门并没有着手成立此类外包机构，而社会人士也看不到档案外包机构未来良好的发展前景，所以档案外包服务即档案社会化管理迟迟得不到较大的发展。

再次，档案中介组织不成熟。目前只有北京、深圳、上海等国内一线城市出现了档案事务所、档案寄存服务中心和档案科技信息服务公司等档案中介机构，二三线城市数量较少、规模较小，有些二三线城市甚至根本没有。已存在的档案中介机构服务内容和项目单一、整体流程还有待完善和提高，相比于欧美发达国家可以提供各种形式的档案业务咨询服务和沟通联系等方面发挥着调节器和加速器功能的相当成熟的档案中介机构存在着很大的差距。也是导致我国企业档案社会化服务程度较低的重要原因之一。

最后，政府支持力度不明确。目前档案中介机构的发展现状是管理落后、服务水平差，档案协会数量不如，水平也不到位，行业自律更是纸上谈兵。我国目前只有深圳一家档案协会，地方档案中介机构更是跟不上时代的发展，企业档案的社会化管理远不成熟。实行档案社会化管理的过程中，如果政府能够明确界定档案管理的中介机构应该做什么、如何去做以及如何对其进行工作评价，真正建立起职责明确、程序分明、互相制约的工作运行机制，企业档案的社会化管理进程也会相应得到飞跃式的发展。

突破口何在？

企业档案管理社会化最早是欧美企业为节约公司经营管理成本而将其档案板块交给社会外包服务机构进行管理，并且已经取得了显著的成果。在世界全球化的今天，随着我国经济体制的不断发展、社会分工的日益细化，这种新型管理模式必将成为趋势，只要我们找准突破口各个击破也会在社会主义经济体制下取得成功。

政府主导，规范行业。要想让企业的社会化管理成为一种行业风气肯定离不开政府的主导。政府应营造一个政府为主企业参与的企业档案管理改革氛围，成立改革协调小组，制定符合实际的改革计划、政策法规等配套制度，必须保证档案社会化管理不能给企业增加负担，在前期可以采取利益补偿机制或奖励措施，以调动企业参与的积极性。同时引导成立行业协会并规范其发展，然后由协会指导企业进行计划有序的档案移交管理工作，也要适当放权给协会使其具备管理能力并成为规范社会化服务市场环境的主力军。

科学论证，打造试点。前文中提到，企业档案社会化管理可以给企业带来成本减少、效益提高等价值目前仅仅停留在理论层面，并未得到实际的论证，导致大部分企业不敢轻易尝试。这就要求我们真正用数据去论证企业档案外包服务可以给企业带来的社会效益和经济效益，用数字去量化这些效益以此给企业最直观、最具说服力的冲击。

健全法制，营造环境。法律作为企业档案社会化管理制度的基础不可或缺，良好的行业环境需要健全合理的法律去维护。在产权关系的基础上，要通过法律制度的形式明确档案社会化管理涉及到的各种关系，规定参与主体的权利、责任、义务，建立企业档案社会化管理的基础制度。只有建立了与社会主义市场经济匹配的法律环境，才能有效解决企业的后顾之忧，让社会化管理发挥出应有的效益，使社会化管理模式得以真正实现。

信用监管，保证安全。在现代企业制度下，企业作为市场的主体最关心自己的权益能否得到保障，这也是他们是否愿意将自己的档案工作推向社会化管理的决定性因素。因此，提高承包方的安全管理意识、严格出入制度、邀请企业参与保密审查，确保档案信息与实体安全亟待加强，加强信用建设、严格监管，保证每个参与者都能走在正确地轨道上显得至关重要，没有了信用平台任何关于企业档案社会化管理的设想都只是空中楼阁。

结语

企业档案是记录企业成长与发展的重要来源，是企业经营决策制定重要的依据和参考资料。在经济全球化和世界一体化的国际格局下，企业面临来自国际、国内的多重压力，要求企业有效地运用其核心竞争力，对提高档案管理工作的质量和效率提出了更高的要求，而传统的档案管理模式在社会化进程中必将被冲破而走向新的发展，亟需一种成熟且有效的社会化管理模式，为企业向社会贡献更多的社会财富发挥重要作用。

当前，社会化这一概念被广泛熟知，企业也被要求提供社会化分工和服务，社会化俨然成为现代社会的一个重要标志。社会化一词也被引入档案学界，人事档案社会化、档案服务的社会化都是常见的档案社会化方式。然而，我国档案社会化程度较低，特别是企业档案社会化还存在着诸多问题，例如档案社会化服务方式可否一刀切地推向市场；是否把社会资本引入市场；国有企业和民营企业能否采取一样的模式进行社会化等等问题都需要我们在今后的学习中加强研究，使档案工作不断适应全新的环境，不管提升档案管理部门的工作效率。（作者单位：山东大学历史文化学院）

参考文献：

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