浅谈高校文件管理现状及其发展

李文文　张晓静

【摘 要】高校记录及公布文件由电子文件和纸质文件两种类型，高校电子文件的使用与管理推动了纸质文件的变革，纸质文件储存与管理及查阅的相对繁琐促进了电子文件孕育的完善。高校电子文件与纸质文件相互促进、相互制约、共同发展的局面将长期存在，未来高校文件将以批量化管理、查阅简便、低碳环保发展为方向的高校文件管理信息化，纸质文件功能将会逐渐减弱。

【关键词】高校；文件管理；电子化；发展

当今科学信息技术的快速发展，科技化、信息化进程的不断加强，各高校在工作中已形成了积累大量文件及其电子文件，也在从传统办公室办公过程形成的纸质文件逐渐被电子办公所替代，行政辅助教学中大量的电子储存文件的产生，使管理和合理利用科技化、信息化、电子化成为高校文件管理工作中的重要内容，由于高校电子文件对原有高校纸质文件管理方式的影响，完善管理电子文件已成为当前信息化、电子化建设的一个重要课题。高校文件管理一直以纸质文件管理为主，由于纸质文件存储面积大、查阅繁琐，所以随着电子科技技术及信息技术的迅猛发展，文件管理的电子化发展迅速崛起，无纸化办公成为全世界办公室的共同追求，高校办公也追寻世界电子文件发展方向同步发展。在高校文件管理电子化的同时，高校传统的纸质文件管理方式受到很大挑战，面临创新和调整。我们认为文件科技化、信息化、电子化将是高校文件存储查阅发展的大趋势，但电子文件和纸质文件相互影响、相互促进及共存的局面也将长期存在。

高校电子文件可以以电脑里的文本文件、表格文件、图形文件、多媒体文件、影像文件等形式存在和传输及查阅。此外，数量众多的电脑数据以及某些重要的Email邮件也属于电子文件的范畴。高校学院所属机构在主要职能活动中产生的大量电子文件，凡有查阅、记录及查考价值的均定期制作文件储存备份，并要及时拷贝到相关备份硬盘或刻录到光盘上脱机保持。各院部、系部及各管理处室应派出专人负责各部门电子文件归档工作，将高校电子文件的收集、整理、归档、保管纳入院部及系部管理处室的程序内并赋予相关人员保管。

随着社会逐步进入科技时代，高校也随之进入信息时代，高校电子文件大量产生并得到广泛运用。高校电子文件查阅及管理工作除了采用必要的技术和管理措施外，还应制定相应的保护策略，以使部分涉及隐私的电子文件管理工作符合保密要求。在与电子文件管理有关的问题中，版权和隐私权的保护是高校电子文件管理机构又面临的一个新的课题。因此，如何根据国家相关法规制定相应的保护方式及策略，以及如何针对高校电子文件管理中遇到的新问题对修订提出相应建议，就成为高校电子文件管理的努力方向。涉及高校电子文件版权和隐私权的问题，第一主要是高校电子文件管理中的版权保护问题。首先高校文件管理专员应了解什么是版权以及电子文件管理过程中实用的版权保护方法。然后高校文件管理专员需学习电子文件查阅及应用过程中的版权保护方法及问题。其中主要是电子作品的合理使用问题，视频类作品、多媒体类作品的版权保护问题。高校电子数据库的版权保护问题以及在现今复杂的网络环境下电子文件管理所涉及的版权问题。最后高校电子文件管理专员长期存取、查阅过程中的版权保护问题。其中主要是高校文件管理专员存取中作品复制权的合理使用以及版权技术保护措施的限制的这两个问题。第二主要高校文件管理专员在管理电子文件中的隐私权保护措施。首先是高校文件管理专员个人学习对于隐私权以及个人资料进行保护的总体情况，及复杂的社会网络环境，并对本高校尽快制定专门的个人资料保护方式方法提出建议。然后是高校文件管理专员对电子文件管理中侵犯隐私权的行为，并就电子文件管理中如何进行隐私权保护提出了具体措施。最后高校电子文件管理专员了解复杂网络环境下的垃圾邮件对于社会及高校隐私权的侵害，并就高校反垃圾邮件立法提出了相应建议。第三主要是电子文件管理中版权保护与隐私权保护的冲突及解决问题的方式与方法，在复杂的网络环境下并不冲突的版权和隐私权之所以在数字世界发生了冲突及解决方法。

在现今社会里推进高校办公科技化、自动化、网络化、电子化和信息资源共享已是大势所趋。全国高校的信息化水平都越来越高，信息化程度的高低已成为衡量高校办公综合实力的重要标志，全面实现信息共享已成为各高校的共识。运用现在发达的网络技术构建电子网络高校，以电子化、信息化手段提高高校行政效能和高校行政管理水平，科学化信息化有效的为高校各职能部门全面服务，已成为当今高校越来越紧迫的一项工作。我国高校建设虽然起步较晚，但其发展进程令世界瞩目。在全国各高校建设的迅速发展中，高校电子文件的查阅及管理问题已无法回避，电子文件是高校各部门建设活动的主要实施工具和真实记录，是高校最重要的信息资源积累及储备。高校电子文件管理的疏漏或不当，就当前而言是高校电子建设系统的一种功能缺失，就长久而言可能造成高校和社会记忆的某些空白，因此，对电子文件的管理是高校文件建设的重要组成部分。对高校电子文件的管理既要服务于当前高校专业活动或记录的电子化，也应确保重要信息的长久真实可靠和历史说明能力。近年来，各高校逐渐重视对高校电子文件管理的研究，制订了部分规章制度和标准，通过各地相关高校和高校档案机构的共同努力，取得了显著的成效。但是由于我国高校建设起步较晚，对电子文件管理的研究还处于初级阶段，电子文件的管理多院部、系部单位，分别针对高校各部门建设发展现状采取不同的管理方式，但在全面建设上还缺乏统一的规划，全国各高校目前管理模式管理观念也比较落后，同时由于相关标准、规范的不完善及安全管理措施不到位等原因，阻碍了全国高校之间的电子信息传递和利用，同时还造成部分高校信息资源的损失和历史记录的缺失，严重影响了全国各高校建设的健康发展。首先应对高校各部门文件管理专员进行“电子高校”、“电子文件”和“电子文件管理”等概念的学习与普及，然后就是全面深入学习高校电子文件的特点，加强对高校电子文件管理的重要意义和现阶段国内外对高校电子文件管理的现状的了解，还应对现阶段全国各高校电子文件的管理现状及存在的问题，重点针对高校全面电子文件管理、具体管理模式及管理过程的安全问题及电子文件管理专员的培养中存在的问题进行分析、研究和学习，综合现阶段多方的问题及解决方法，提出适合各高校电子文件管理的对策及建议。

参考文献：

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