人员与干部档案的创新管理

王炜

摘 要：基于创新企事业人员与干部档案统计管理的目的，本文从基础设施的建设、材料的收集、统计内容、考核评估、队伍建设、信息系统来展开论述，涉及人员与干部档案统计管理的具体工作，也关注组织体系的构建，只有这样才能全面完善人员与干部档案统计管理，充分发挥认识档案的作用。

关键词：人员与干部;档案;创新管理

人員与干部档案是单位求才、个人求职的最原始资料，直接反映了个人的专业特点、工作能力和品德情操等，借助于这些材料，个人能尽快找到适合的工作，单位能尽快求得所需的人才。所以说，我们必要做好人员与干部档案统计管理，以确保档案资料的完全性、准确性和权威性，为人力资源的开发提供数据支撑。

1 加强基础建设

基础设施是人员与干部档案管理的物质保证，其建设应严格遵守档案统计规定：一是完善专用档案库房性能，确保其坚固耐用够用，确保每千卷占有20～25m2，档案柜是铁质的。二是增设灭火、去湿、空调等设备，做到防潮、防盗、防高温、防火、防光和防蛀，做到办公室、阅档室、库房分开。

2 完善材料的收集

随着社会的多样化发展，培训、考察、学历、考核、技术特点、聘任、职称晋升等需要入档的材料不断增多，我们应加强这些基础材料的收集。管档人员因在严格遵循归档制度的基础上及时收集并归档职工的学历、职称、考核成绩。当有查档需要时，调用的材料要按时、按固定流程放回原位，以备下次再用。对档案的整理装订应严格遵循全国统一标准。

3 完善统计内容

统计内容应进一步完善，以便能更加真实、全面地反映一个人的真实情况。基于提升人员与干部档案统计信息利用价值和方便人力资源管理的目的，还可以增设个人工作态度、业绩变化的统计，让个人的工作表现一目了然。

4 对人员与干部档案工作进行考核评估

为了确保人力市场能公开、透明、公平、公正地发展，应基于市场化、人员与干部档案统计规范化的目标加强统计工作的考核评估，在完善企业人员与干部档案统计工作的同时带来更大的社会效益和经济效益。一是定期对企事业的人员与干部档案统计工作进行考核，人事组织部门、各级档案局等主管人员与干部档案的政府部门，应推行更加高效实用的考核制度，通过定期和不定期相结合的考核方式来监督、评估企事业人员与干部档案统计工作。二是建立完善的测评体系，政府应把相关的评级权利下放给以人员与干部档案管理领域的学者、研究人员、从业人员组成非盈利性机构或组织，对企事业的人力资源统计管理水平进行评级，为资源统计管理发展建立统一的专业性更强的标准。三是注重异议的审核和鉴定，如果档案人对档案材料有异议，应本着对档案材料发布的机构和档案人负责的态度加强异议部分的审核和鉴定。

5 加强人员与干部档案统计人员队伍的建设

选择档案管理专业出身人才作为人员与干部档案管理员，并根据相关的规定和要求对其展开相应的培训工作，使他们工作上认真负责、热情好学，政治上觉悟高、能保守秘密。为了进一步提升他们的积极性和创造性，应加强团队建设，并关心每个成员的工作和生活，增强团队的凝聚力。对于老员工，每2年培训1次，并进行考核，考核合格后方可继续工作;对于新进员工，开展入职前培训，使他们熟练工作流程、内容和制度，确保工作的有序开展。

6 制定合理科学档案管理标准与规程

常规档案管理的标准与规程的管理是工作开展的依据。通常所有的行业都有一个具有法律约束的执行标准，但由于我国人员与干部档案管理发展的时间有限，档案管理还没有一个完善完整的官方准则，给企业的档案管理工作带来了一定的消极影响。档案管理标准与规程管理主要是以国外有关标准为依据，并参照国内铁道、公交等相近行业的档案管理标准与规程管理。但对企业自身而言，在参照的同时，也应该有所创新和修订，以符合企业的要求。同时，标准与规程管理应逐级细化，并由企业内部主管部门负责，专业人员主导标准与规程的制定并参与管理，将会收到意想不到的效果。常规档案管理的标准与规程主要包括技术、安全、行政等方面，由企业自身制定，主要涉及技术和安全规程。

7 严格执行管理计划

管理计划不仅影响着档案管理的效率，还关系到档案管理的生产成本。一般情况下，为做好管理计划工作，企业会设定专门管理部门来制定近期和远期的工作计划，然后工作计划再根据企业每年制定的目标进行细化，计划要有可操作性。安装计划和成本控制计划是管理计划的两个主要内容。对于不同的领域，基层技术部门和企业总部的专门管理部门要分工明确，统筹合作，继而进行管理计划工作。例如，工作内容、安装进度及资金分配是基层技术部门工作的重点，同时也要做好本专业本部门关于新的项目的可行性调研、技术方案、资金要求的准备工作;而制定总体工作目标、统筹汇总各专业部门的初步工作计划、明确各部门可使用资金的额度、协调各部门之间工作计划的衔接是企业总部专业管理部门的主要工作内容，有时还会分管计划大型的企业活动。

8 建立人员与干部档案统计的信息系统

信息化建设是时代的主题，我们的人员与干部档案管理也应有意识有计划地引入信息技术、设备，并运用相应的理念构建人员与干部档案统计的信息系统，以更好地统计浩瀚的档案资料，减低工作强度，提高工作的效率。企事业可根据自己需要，引入或建立档案统计信息系统，录入电子档案，实现电子档案的在线检索和浏览，减少纸质档案的磨损。建立人员与干部档案统计的信息系统的必要性主要体现在人员与干部档案信息是在不断的变化和改动的，这是社会多样化发展的结果之一，传统人员与干部档案统计耗时耗力又不讨好。经常变化的档案信息有：专业技术、学历、聘用岗位、党政职务、学位、任职时间等，为了确保人员与干部档案的真实性，我们应定期对其进行更新，首先是要做好这些变化信息的收集、鉴定工作，然后创建电子表格，并把这些信息录入。

9 结束语

现代管理理念认为，人员与干部档案统计是企业管理中的重要组成部分，是企业人力资源管理的出发点，与人力市场的正规化发展也密切相关。与国外相比，我国现代人员与干部档案管理才刚刚起步，存在亟待完善的地方，只有对当前人员与干部档案管理存有的问题有一个清晰、明确的认识，我们才能有针对性通过创新工作方法和手段来解决。