例谈Excel与Word、PowerPoint的协同办公

张习祥

【摘 要】Excel具有检索、分类、排序、筛选等强大的功能，充分利用Excel系统提供的函数可完成各种数据的分析和统计查询，在日常工作中，我们在Word或PowerPoint中处理文档，需要用到与Excel相关联的一些功能，然而不同软件设计初衷不一样，功能也有所差别。本文以2003版本中Excel与Word、PowerPoint的协同使用的一些操作为例，希望能够达到抛砖引玉的作用。

【关键词】Excel；Word；PowerPoint；协同办公

一、数据同步有新招

在实际工作中，有时候我们需要将Excel中的数据复制到Word或PowerPoint中，但如果Excel中的数据有修改，那么也需要修改Word或PowerPoint中的数据，在数据量大的情况下，这是一件很麻烦的事情，那么有没有简单的办法实现Word和Excel之间的数据同步呢？

（1）准备Excel数据。

（2）在excel中复制目标后到Word或PowerPoint中执行【编辑】-【选择性粘贴】-【粘贴链接-MicsoftOfficeExcel工作表对象】。或执行【插入】-【对象】-【由文件创建】。

拷贝到Word中的另一个方法是单击表格右下角的“智能标签”选择其中的【保留源格式并链接到Excel】（粘贴后格式为Excel源表格格式）或【匹配目标区域表格样式并链接到Excel】（粘贴后格式为Word目标文档格式）粘贴选项。（此方法PowerPoint不可用）

（3）当我们更改EXCEL表格中的数据的时候，Word或PowerPoint文档中的数据也自动更新。

二、排版计算两不误

很多人做带表格数据的文档时，由于不喜欢在Excel中排版，所以选择使用Word，但在Word中插入、删除、合并单元格没有Excel中方便；插入表格后要进行计算，要么抱着计算器，要么跑到Excel中算了再到Word中填写。其实在Word文档中插入、删除、合并单元格和利用函数公式计算完全可以跟Excel中一样的操作。

PowerPoint文档的做法与Word相似。

（1）插入-对象-MicrosoftExcel工作表。

（2）双击插入的工作表，就可以跟在Excel中一样执行单元格删除、合并，调整行宽列高，进行函数与公式的计算等操作。

（3）编辑完成后单击工作表外的任何区域，跟直接在Word一样。如果有需要修改的内容，双击又可以进去修改。

三、邮件合并显神通

学生证、学时证、教师工作证，准考证等大批量相似的数据处理时，就需要请出我们的“葵花宝典”——邮件合并。相信邮件合并有一部分老师会用了，这次我们的任务主要是完成带照片证件的合并，因为照片的合并与文字的合并方法不一样。

1.文字的合并

做好数据源和合并模板，也可合并时新建，但推荐先做好。

执行【工具】-【信函与邮件】-【邮件合并】-选择【“信函”】-【下一步正在启动文档】-选择【“当前模板”】（如果没有模板的就选“从现在文档开始”）-【下一步选取收件人】-选择【“使用有列表”】-【浏览】-【打开相应数据源】-【选择表格】-【选择收件人（也可新录入）】-【撰写信函】-【其他项目】-【插入合并域】（光标定位到要插入的地方，如果有多个合并域就多次插入，照片栏不插入，后面的步骤等待插入照片后再操作）-【预览信函】（不满意的地方根据情况调整）-【完成合并】-【选择“编辑个人信函”】-【合并到新文档】-【全部】。

2.照片的合并

照片用文字的方法不能合并，用Word中的图片域（IncludePicture）和编号域（MergeField）配合邮件合并功能使用才行。

文字合并域全部插入以后，把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入图片域，此时出现一对花括号，在花括号内输入“IncludePicture”f：＼＼tu＼＼”（不包含外侧双引号，“f：＼＼tu＼＼”为要插入的图片存放位置，绝对路径，目录间用双斜杠，中间不能有空格）；再按Ctrl+F9插入编号域，输入“MergeField”“照片”（制作数据源表格时存放图片名称编号数据列的标题。最后看到的结果应该是：{IncludePicture f：＼＼tu＼＼{MergeField“照片“}}。 保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，按F9刷新一下域就行了。调整好图片位置。

执行【预览信函】后面的操作，切换到生成的新文档里保存生成文件（不用关闭文件再打开），全选，再按F9，所有图片显示的都是第一个人的照片。 全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，按F9再刷新一次即可。

参考文献：

[1]王作鹏.Excel2003从入门到精通[G].北京：人民邮电出版社，2013.

[2]武兆辉.Word2003从入门到精通[G].北京：人民邮电出版社，2010.

[3]龙马工作室.Word/Excel/PowerPoint2003三合一办公应用实战从入门到精通[G].北京：人民邮电出版社，2014.