浅析新时期事业单位人事档案信息化建设

覃珏

摘 要：对于事业单位而言，加强人事档案管理信息化建设是档案现代化管理的客观需要，也是社会发展和时代要求所必须的选择。本文从人事档案管理信息化建设的优越性入手，提出了事业单位如何加强人事档案管理信息化建设的相关对策，以期促进新时期事业单位人事档案管理信息化建设的新发展。

关键词：新时期；事业单位；人事档案；信息化建设

在当今信息社会，计算机网络技术的应用为事业单位档案信息化管理提供了保证。为了充分发挥档案工作在信息社会中的作用，事业单位应积极将信息技术与档案管理工作紧密结合，促进档案信息化工作快速发展。

档案管理信息化是指档案管理的模式由以面向档案实体保管作为重点，向以档案实体的数字化信息形式向社会提供服务作为重心的转变过程。与传统的档

案资料进行相比较的话，电子档案的最大好处在于便于保管、保管时间长和方便查询，并且能够通过网络实时进行，快速处理、及时传递，从而大大提升档案管理效率，降低档案管理成本。而且就目前看来，一些事业单位在进行人事档案管理时，依然仅仅局限于传统的手工操作方式，有的单位即便已经安装了“人力资源管理系统”或者“人事档案管理系统”，也往往由于系统功能方面的限制，只将一些个人档案以及信息输入计算机，而在调阅档案和检索资料时，仍然习惯于手工操作，“无纸化阅档”在实际工作中并没有得到实施。因此，新时期下的事业单位档案管理要适应时代发展需要，改变传统模式，进行信息化建设，从而更好地为社会服务。

1 人事档案信息化工作的优越性

一是信息化的动态管理功能高效。人事档案材料不是一次完成的，它是随着个人的社会实践活动增加而不断增加，一直处于不断变化之中。它是动态的而不是静止的。正是因为人事档案是动态性的，实行信息化管理以后，一旦有了人事上的变动的话，工作人员就可以在人事信息模型板快中轻松而又快速地登录变动人事信息，确保人事档案的动态性以及连续性，从而使得人事信息记载更为及时迅速、更加地全面准确。

二是信息化的搜索功能强大。人事档案信息化的查询功能，可以为领导拟定员工培训计划、实施绩效管理、合理组合人才等方面提供详实的依据。为提拔、选用干部和人员考核提供信息和决策依据。

三是信息化的提醒功能全面。信息化的提醒功能，可以及时提醒员工退养、退休等事宜，可以有效避免工作的疏忽，影响档案记载的准确性、时效性。

2 新时期事业单位人事档案信息化建设的建议

2.1 提高档案管理现代化意识

信息时代，强化档案管理的现代化意识，在加快档案由手工管理向计算机管理的转变工作中是至关重要的。过去的人事档案工作封闭性较强，与外界社会联系较少，因此在新时期下，要不断更新观念、勇于进取，关注改革开放的新形势、新问题，把人事档案工作与社会活动结合起来，使档案工作由封闭型向开放型转变。这当中，增加档案人员计算机管理技能内容十分必要。档案管理中应用计算机技术时，要摒弃之前重管理、轻利用的传统模式，从“封闭型”向“开放型”转变，主动面向经济社会发展的主战场，将档案工作的重心转移到为经济社会发展提供优质服务的轨道上来。

2.2 增强安全保密意识

信息化管理技术为人事档案的管理利用提供了更为高效、更为快捷的手段，但也使得人事档案管理出现了较为严重的安全隐患。一些事业单位在档案信息资源提供利用过程中，时常发生丢失数据以及泄密的现象，所以，在人事档案管理工作中，要采取切实有效的安全保障措施，杜绝数据丢失以及泄密现象的发生。一是要不断完善知识、加强专业知识的学习，要对信息资料进行必要的密集分类，运用好信息技术分层加密功能。二是及时有效的备份是保证档案数据安全的最佳策略，因此管理人员要及时做好对档案数据的备份工作。要对部门使用权限进行划分，档案信息不能越权使用，同时要科学管理，严格执行保密制度，以保证人事档案信息的安全无隐患。除此之外，电子档案对保存环境以及保存方式手段都提出了比较高的要求，管理人员要做好防潮、防高温、防辐射、防病毒等重要工作，不断加强档案资料的安全性研究，要结合电子档案以及纸质档案的特征，正确处理好两者之间的关系，以保证相关档案资料的安全性、完整性。

2.3 加强人事档案信息数据库建设

事业单位在进行人事档案管理信息化建设之前，应结合本单位档案工作的实际情形，对单位全体职工的人事档案信息进行认真地审查甄别，以保证数据录入的准确性、完整性。通过数字化人事档案信息的输入和电子档案的形成，建立完备的个人基本情况库、干部职历库、工资情况库、专业技术人员科研成果库、人事任免工作库等等。同时注意对人事档案信息进行不断地丰富以及更新，以确保人事档案信息的时效性、真实性以及准确性，并对信息库进行适当分类，在设权条件下检索，以促进档案信息系统科学有序运转。

2.4 加强管理人员专业知识培训学习努力提高专业素质

新时期下信息时代的发展，对每位档案工作者提出了更高的要求，在业务素质知识水平方面，包括业务学习，电脑学习。尽管科学技术对信息环境起着非常重要的推动作用，但是档案管理最终由具备高素质的管理人才来完成：

第一，人事档案工作人员在档案建设和管理中承担着十分重要的责任，因此要不断加强档案管理人员思想素质和职业道德教育，使他们具有较高的思想觉悟以及坚定的政治责任感、良好的政治敏锐性和政治鉴别力。第二，档案管理人员要加强专业知识学习，充分掌握档案管理软件，会运用管理软件来进行档案整理，分类归档，不断拓宽自己的知识面，提高文字能力、综合分析能力，及时掌握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又懂得计算机管理技术的具有双重知识结构的复合型人才。

目前我国事业单位的改革步伐明显加快，对人事档案管理带来了新的挑战。事业单位人员的流动也不断增加，人事档案数量以及复杂度逐渐在增大，对人事档案管理工作提出了更高的要求，利用现代科技和信息技术，加强人事档案管理的信息化建设，已成为事业单位人事档案管理改革发展的趋势。

参考文献

[1]吴建萍.新背景下档案信息化管理工作探索[J].管理观察.2013（18）

[2]杨洁.新时期人事档案信息化管理问题初探[J].现代商业.2014（12）

[3]任丽静.试论档案信息化管理[J].北方经贸.2014（05）