对文书档案的科学化管理的对策探讨

周青

摘要：文书档案的管理随着社会的进步和时代的要求越发重要，然而传统的文书档案管理模式已经不能满足当前的发展。所以对文书档案进行科学化管理势在必行。本文从文书档案科学化管理的内涵入手，详细分析了当前文书档案管理中的问题，并有针对性地提出了对策。

关键词：文书档案；科学化管理；问题；对策

1 引言

文书档案是企事业单位行政管理或党务工作中产生的各类文件的总称。文书档案记录、反映着企事业单位日常从事的各类活动，并成为企事业单位日后工作中的历史资料及重要凭证。文书档案管理是一项复杂而系统的工作，目前面临着许多问题。为保证文书档案管理工作的顺利开展，进一步提高文书档案管理的工作效率，必须结合文书档案的特点，采取科学的、创新的管理方式，不断提升管理水平，使文书档案管理在企事业单位发展中真正地发挥出应有的作用。

2 文书档案科学化管理的内涵

传统的文书档案管理主要靠人工归档，档案收集、储存过程中很可能出现遗漏或者丢失，后期档案查阅时也十分不便。为方便文书档案储存、分类、查询等，在文书档案管理中引入高科技变得十分关键。计算机技术的不断进步为文书档案管理工作提供了一个新的发展契机。利用计算机进行文书档案分类存储，并建立互联互通的查询网络，极大地提高了文书档案管理工作的效率。计算机应用于文书档案管理，使得传统的纸版文书档案转化为电子资源，利用信息技术形成的文书档案管理系统，在文书档案的存储、检索、修改、打印、统计等环节中大大提高了效率和质量。

信息技术的发展，使得存储载体不仅限于计算器、移动硬盘、U盘等设备，其出现使得文件的存储、传递变得更加简便，而且移动存储设备受外部影响小，具有很高的稳定性。

3 当前文书档案管理中的问题

虽然文书档案管理在企事业单位的发展中起着举足轻重的作用，然而，由于对其重要性认识不够，目前许多单位的文书档案管理工作仍存在许多问题。其一，对文书档案管理工作的重视不够，没有专业的管理人员。因为并没有认识到文书档案管理工作的重要性，目前，许多单位缺乏文书档案管理的专业人员，多由其他工作人员兼任。管理人员本身专业性不高，对文书档案管理工作没有系统性的了解，加之，兼任其他工作，在文书档案管理中投入的时间、精力也大大缩减，在管理工作中很容易出现错误或者遗漏。如：文书档案归档不及时、分类不明晰、材料真伪难辨等；其二，实际工作中，许多单位将文书和档案进行分别管理，使得文书工作与档案工作脱节，致使出现公文格式的不规范，文件处理的不恰当等问题；其三，其他单位的不配合。实际工作中，许多部门出于种种原因，不愿将需要统一归档的文件交送管理人员统一处理，或者一些部门将需要归档的文件遗失，这些都给文书档案管理工作带来很多不便。

4 文书档案科学化管理的对策

4.1 加强管理制度建设

规范文书管理制度是保证文书管理工作正常有序开展的必要前提。文书档案管理制度的建立，不但要起到规范文书档案管理人员工作行为的作用，还应对整个单位起到一种宣传、规范、约束的作用，提高单位工作人员对文书档案管理工作的认识与支持，实现文书档案管理工作的标准化、规范化。

4.2 实现文书档案一体化

具体来说，文书是指企事业单位或社会团体在进行事务交流中产生的各种文字、图片、声音等的记录材料。档案则是指企事业单位或社会团体从事各项活动所形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。文书档案相互区别又相互联系。文书档案一体化是指从文书档案工作全局出发，实现从文件生成到档案归档的系统管理，确保从文书到档案的完整性、准确性。文书处理作为文书档案管理的第一步，其质量的高低直接影响着文书档案管理工作的整体质量。因而，文书档案一体化的科学实施，必须依赖于先期文书处理的规范化。文书档案的一体化改革了原先各自为政、重复劳动的现象，有效地减少了劳动成本，提高了劳动效率。

4.3 文书档案数字化

计算机技术的迅猛发展给文书档案管理工作带来了便利。利用计算机技术将纸版文件转化为电子档案，并对其进行归档、整理、存储。计算机文档管理系统或者OA办公系统的出现，轻松实现了信息文档的储存检索，大大节约了手工劳动，提高了工作效率。利用计算机技术整理、编制文件档案，将文件档案的形成时间、编号、题目、发文单位、存放位置进行整理，再次查询利用时，查阅者可根据这些内容进行检索，提高了检索的准确性。并且，计算机可以方便地记录文件档案的借阅者、借出时间、归还时间、移交信息、销信息毁等，实现了档案管理的系统化与一体化。

4.4 规范衔接文书档案工作

作为文书档案管理工作的第一步，文件质量的高低直接影响着文书档案管理工作。因而，文书处理的规范化就成为整个文书档案工作规范化的前提。这就要求文书人员提高职业素养，注重文书写作格式，保证文件材料的质量。对文书写作格式应制定一定的标准，例如，对纸张大小的规范、对字体、字号、行距等的要求，保证归档文书在格式上的一致性。并且要规范文书收发处理程序，收文、发文都应进行及时登记。文件遗失时应进行及时查找。对会议记录等要进行及时的整理，确保文书资料的完整性。

4.5 加强文书档案收集工作

各单位因其自身机构设置、运作状况的不同，在文书管理上的设置分工也不尽相同。在许多单位，文书管理人员只负责处理综合事务，各部门的文件由各部门自己管理，按期归档到文书管理人员处。在这一过程中，由于各部门缺乏专业的文书档案管理人员以及对此项工作的不重视，很可能造成档案收集不完整、归档混乱甚至遗失等现象。这就要求，文书档案管理人员应经常主动地联系各业务部门，及时获取信息，并协助业务部门处理好文书归档工作，确保资料的完整性与准确性。另外，由于企事业单位在运行中产生的文件量十分巨大，这就要求文书档案管理人员在工作时，要能够分清主次，有效归类，对关系到企业运行发展的重点文件进行特殊保管。

4.6 提高管理人员专业素质

档案管理工作人员的专业素养在很大程度上决定着文书档案管理工作的整体水平。文书档案工作者应当树立终身学习的理念，通过自学或申请外出培训等多种方式，不断接触先进的文书档案管理知识，提高自己的知识水平和专业素质。并且要学以致用，将学到的新知识、新内容与实际工作紧密结合，不断改善、提高文书管理工作。在提高专业知识水平的同时，文书档案管理人员还应注意加强计算机应用的系统培训，接受先进的信息技术并将其应用于文书管理工作中。

5 小结

总而言之，文书档案管理工作在企事业单位的发展运营过程中起着不可忽视的作用，必须得到各单位的重视。而对文书档案的科学化管理，成为提高文书档案管理工作效率，实现文书档案管理标准化、规范化的重点。对文书档案管理工作的制度化规范、对工作人员的职业化要求以及先进计算机技术的引入都是实现文书档案科学化管理的必要措施。只有采取这些措施，才能保证文书档案管理工作质量的不断提高，使之在企事业单位发展过程中真正发挥出应有作用，实现自身价值。

参考文献

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