信息时代档案管理工作几点建议

□文/王 霞刘 剑（.河北联合大学；.河北联合大学附属医院 河北·唐山）

信息时代档案管理工作几点建议

□文/王 霞1刘 剑2
（1.河北联合大学；2.河北联合大学附属医院 河北·唐山）

安全性、标准化、开放性随着信息时代的到来，传统的档案管理工作已经越来越不能适应时代的要求，因此必须对档案管理工作进行改革创新，以继承和发展的创新思想，在继承传统档案管理工作精华的基础上，应用信息技术发展传统档案管理工作。

一、安全性

由于计算机的广泛使用，网络时代的到来，产生了大量电子文件。可以预料，不用几年时间，我国各种组织机构的文件都将主要由电子方式制作和传送，现在以保管为基础的实态档案馆将成为虚拟档案馆。虚拟档案是通过计算机来完成档案功能，和纸质载体的实体档案不同，这些虚拟档案虽然不一定存在档案馆，但却是在档案馆管理控制之下的文件，而虚拟档案的传递、检索、利用都是通过网络实现的。

二、标准化

在知识经济时代和信息革命到来之际，伴随着信息高速公路的建设，档案信息的全面数字化从技术上将不成问题。然而在传统档案信息化的过程中，还是借用传统档案的著录和标引来揭示其信息的特征，效率低、准确性差，远远赶不上档案数字化进程，档案无法在网上交流。为此，信息时代档案管理工作必须进行著录标引革命。

三、开放性

在信息化浪潮下，国家对信息资源开发重视程度在不断提高。随着以信息技术为依托的档案生成和管理电子平台的设计、实施和推广，档案开放利用自然而然地扩及到了数字化档案信息利用领域，使得“数字化档案信息开放利用原则”具备了与传统“档案开放原则”在思想上、理论上、政策法规上的一致性。目前主要通过网站建设、网络发布、数据库在线检索、Email传递等方式提供服务，数字化档案信息的利用越来越受到注重，利用过程坚持“以人为本”，无论是网站设计的信息构建和信息发布内容的选择，都在技术人性化的趋势中开始考虑人本精神的体现，“数字化档案信息开放利用原则”在精神内涵上继承了“档案开放原则”的人本理念和人权思想，以保证社会所有公民对数字化形式档案信息的方便获取和自由利用权利。

四、信息时代档案管理工作的创新

在信息时代，档案管理工作思想、内容和服务方式发生了重大变化，作为档案管理工作者不得不打破常规的运作方式，进一步探索和掌握一套适应信息技术的新工作程序和方法。档案管理思想观念创新——由管理向服务转变。因此，档案管理工作由“管理”向“服务”转变是时代的要求。

拓展服务领域——信息服务的社会化、多主体。档案部门既要面对各级机关、各个单位等在一切社会活动中会利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

创新服务手段——主动地个性化服务。（1）建立档案馆（室）网页，开展网上利用服务。随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门应充分利用网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索，为各个单位提供更好的服务；（2）电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题；（3）开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，人们希望不出门就能够获得上述服务，而有了信息技术的帮助，通过开展网上服务，这一切都完全可以实现。

档案管理工作环节的创新——实现信息化。档案工作主要包括八个环节：收集、整理、分类、检索、利用、统计、编研。档案管理工作信息化，就是要把信息技术应用到档案工作的八个环节中去，以提高档案管理效率和服务水平。

收集——多种载体档案。现代科技的发展，使档案的种类、数量越来越多，档案的载体形式和记录方式发生了较大的变化。计算机和多媒体技术的发展，改变了传统的纸质档案一统天下的局面，使纸质档案与非纸质档案的比重和转换逐步发生变化。无纸化办公将使新概念文件、新形态载体和新积存方式的档案信息应运而生；加工（整理、分类）——建立与各种档案发展相适应的加工标准多种载体档案的出现，与传统档案管理的保管方法、分类方式和传输方式截然不同。目前，针对这些新型档案，我们的档案管理理论、标准和方法虽然不断改进，但仍无法完全满足时代变革的需要，已经滞后于档案管理的实践；利用（检索、利用、统计、编研）——档案服务网络化。实现档案信息资源服务网络化，是档案信息化的重要标志，也是档案数字化的最终目标。档案信息在网络上被传输、检索和利用，众多的档案信息不再是散布于各个档案馆的孤立个体，而是由相互连接的馆藏构成的、海量丰富的、交互共享的、便捷迅速的、安全屏保的档案信息网络中的一个环节。档案服务网络化将实现档案领域的各种资源信息的人类共享。实现方式包括：网上阅览——通过内部主页查阅文档；电子阅览室——根据办公区域分布和服务半径，设立若干电子阅览室，用户通过电子阅览专用计算机可以得到所有相关领域的最新的电子文件，但须防止用户将电子文件下载转出和打印，从而确保档案的安全性；内部主页——通过本单位的内部主页，方便地得到全文信息，并可订阅信息以实现自动跟踪其更新情况，从而实现将各项工作所需要的文件、档案（涵盖图书、情报、资料）统一从内部主页上提供利用。信息时代已经到来，档案作为一种重要的社会信息资源越来越受到社会各界的重视，但与时代发展相匹配的信息时代档案管理工作体系还在建设之中。要坚持继承和发展的思想，以安全性、标准化和开放性为原则，不断创新信息时代档案管理工作。■