浅议施工企业总部管理费用的管理及控制

2015-04-23张金荣

科技视界 2015年10期

张金荣

（中国二冶集团有限公司，内蒙古包头 014030）

0 前言

施工企业管理费用是施工企业行政管理人员为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用，包括行政管理人员的工资、奖金、险金、办公费、招待费、差旅费交通费、会议费、折旧费、诉讼费、工程承揽费等。随着施工企业市场拓展的增加，施工规模的扩大，企业总部发生的管理费用不断增加难以控制，对企业经济效益产生了很大影响。因此，企业管理者必须加强对总部管理费用的管控，才能实现企业利润最大化。

1 施工企业总部管理费用管控中存在的问题

1.1 企业管理层对管理费用的管控意识不强

总部机构设置不科学，人员超员配备，促使工资、险金、办公费、差旅费等费用项目逐项增加；企业总部职能部门较多，费用发生频繁但金额较小，常被领导层忽视，造成某些部门和人员花钱随意性大，增加了管理费的支出；费用报销审批制度不严，部门负责人“好人”现象严重，只要本部人员找签字，不问事由、不看金额，提笔就签，对管理费用的控制意识淡薄。

1.2 可控费用的控制不合理

施工企业的可控费用主要包括电话费、办公费、差旅费交通费、招待费、会议费等。可控费用没有制定控制标准或制定的标准较高，致使管理费用居高不下。办公人员无论公事、私事随意接打电话，电话费发生过高；办公用品购买无控制，价格大多超过市场定价标准，没有监管，办公用品使用无节约意识，耗材浪费严重；差旅费控制不严，出差没有计划，乘机费用较高，公务用车没有控制，小车油耗、修理费逐年增加；招待费无专项审批，招待客户随意性大。

1.3 费用预算不健全

由于管理费用内容复杂，管理层对管理费用预算不重视，预算编制不科学，脱离企业实际；预算执行过程不严格、实际费用超预算现象严重；预算分析没起到督导作用，缺乏相应的奖惩措施。

2 对施工企业总部管理费用的管控措施

2.1 提高管理层对管理费用的高度重视

2.1.1 建立精简、高效的职能机构

企业管理层应统一认识，了解管理费的降低也是提高企业效益的途径。依据企业实际情况设置科学合理的职能机构，明确各职能机构的业务内容及流程。对各部门机构人员实行定编、定岗、定责，因事设岗，因岗设人。有效降低机构重叠、业务重复给企业带来的管理费用较高的问题。

2.1.2 完善财务报销审批制度

制定严格的报销审批流程。总部费用报销采用分级负责，层层把关的审批程序，由部门负责人负责本部门人员费用报销的真实性、规范性、合理性；由财务人员对报销票据的合法性、合规性进行审查；由总经理、总会计师进行最后的审查批准。公司机关的所有费用必须按先申请、后办理的原则进行。所有管理人员必须认真学习报销制度的内容，坚决按制度流程办事，使各项管理费用的发生都必须符合财务报销制度。

2.1.3 推进精细化管理工作

施工企业要改变传统的经验管理模式，提倡企业精细化管理，让精细化管理理念渗透到企业管理的每个方面，每位员工。让所有管理人员都了解费用管控的重要性，从点滴做起，从一分钱做起，树立全体管理人员的主人翁意识，大力提倡勤俭节约、艰苦奋斗的良好风尚，领导层要起带头作用。

2.2 加强对可控费用的控制

企业应根据本企业的业务特点，制定本企业可控费用的控制措施，严格可控费用的报销标准，禁止超标准报销，加大对可控费用支出的控制力度。

2.2.1 电话费的控制

移动电话费应按部门人员的业务特点及职别制定相应的报销标准，按月据实报销，超过标准的不予报销；固定电话的报销应按部门业务特点制定限额控制标准，并与部门负责人的薪金挂钩，超标准的部分直接从部门负责人的当月工资中扣回。充分利用互联网资源，通过QQ、SMN 等网络工具加强与客户及业务部门之间的沟通，节约电话费的发生。

2.2.2 办公用品的控制

企业应严格控制办公用品的购买、使用。购买办公用品应采用招标采购方式，货比三家，价钱合理、保证质量。各部门按月上报购买办公用品计划，由办公室进行审核，统一购买，统一发放，建立严格的入库、领用手续。充分发挥办公自动化作用，利用OA 办公系统，在电脑上传阅文件，在保证资料安全的前提下，提倡纸张双面使用。提高电脑、打印机的使用效率，定期对电脑进行维护，减少电脑、打印机的维修费用。

2.2.3 差旅交通费的控制

各职能部门应根据工作需要，合理安排本部人员出差次数，能一人办理的事情，不安排多人出差，对出差使用的交通工具按职别划分档次，经理助理及以下人员不允许乘坐飞机、软卧。分地区制定住宿费、市内交通费、伙食费的限额标准，出差人员必须按限额标准凭票报销，超标准部分自己负担。市内办事人员尽量办理公交卡，坐公交车办事。加强公务用车管理，严格公务用车的审批手续，到异地办事超过300 公里不允许申请公务用车。公务用车费用实行单车核算，建立台帐，按行车公里数控制油耗，加强小车修理审批制度，减少修理费支出。

2.2.4 招待费的控制

总部业务招待必须坚持热情周到、适度从俭、厉行节约的原则，企业应根据工作需要确定招待范围，制定招待费及工作餐的限额标准。确需招待的应事先上报主管领导审批，由办公室统一安排，定点招待，严格控制陪同人数、招待档次。上级部门检查工作，采用工作餐接待，严禁超标准接待。

2.2.5 会议费的控制

总部要加强和规范会议费管理，严控会议数量，可开可不开的就不开，能合并开的就合并开，严控会议规模和费用支出，尽量减少外出开会，参加外部的会议要有会议文件，经主管领导同意、人力资源部备案后方可参会，会议费的报销严格按会议文件的标准执行，超支部分不予报销。

3 完善管理费用预算控制工作

3.1 预算编制控制

施工企业管理费用年度预算应按部门编制，依据以前年度实际发生费用的情况，结合市场调研结果，逐项确定编制标准，各职能部门和财务部门必须协调配合，采取先上后下、上下结合的方式进行编制，最后由预算委员会讨论、审批后下达。

3.2 预算过程控制

各职能部门按照公司下达的全年预算，按月编报月度计划，促使各部门每月发生的费用支出都有计划性。财务部门对月度计划严格审核，费用项目不可窜项，严禁超计划付款，对临时发生而没有计划的费用由经办人编制专项报告，经主管领导审批后支付，在下月计划表中列支上月计划外支出，严格控制部门累计计划超全年预算，实际费用超累计计划。按月编制预算执行分析表，通报各部室实际费用的发生情况，使各职能部门明白本部已经发生的各项费用情况，从而有计划地安排费用支出，避免费用发生的盲目性和超计划。