论气象系统档案管理的重要性、存在问题及对策

王艳玲　刘建东

摘 要：档案管理工作作为国家档案工作的重要组成部分，在党与国家干部的工作中占据了突出地位。档案在解决历史遗留问题、调整工资、干部培养和选人用人等多方面发挥着重要作用，是组织人才工作的关键信息。提升档案管理水平、充分发挥档案的作用，是目前相关部门较为关注的热点问题。通过分析目前人事档案对人才选拔的作用、档案管理的现状，提出了相应的改进措施。

关键词：档案管理；人力资源；履历表；服务方式

中图分类号：G275 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.05.062

1 档案的意义

1.1 有利于最大限度地发掘、利用人才

选拔使用干部的关键是“知人善任”。档案是个人历史的真实记录和个人本来面目的客观反映，利用档案能对相关单位工作人员的综合状况进行动态分析，进而预测其发展潜力。此外，还应敢于发现新人、使用新人，以防出现埋没或压制人才的现象，从而使各类人才的人才效力得到最大程度的发挥。

1.2 有利于人力资源的合理配置

在气象系统内对人力资源进行合理配置，将人才合理地分配到合适的工作岗位，争取使人才效力得到最大程度的发挥。这样能促进各系统、部门和组织之间人才有序、合理的流动，避免出现所学不能得到应用或人才积压的现象，进而为气象事业的快速、健康发展提供充足、合理的人力资源。

1.3 有利于资源预测的科学化和规范化

档案管理具有的有效性在判断局内人力资源是否与气象事业发展、变革的要求相适应，是否能制订合理的人才资源计划等方面起着重要的作用。与档案管理相分离的人力资源预测和需求具有片面性，不够规范和科学。

2 档案中存在的主要问题

2.1 观念陈旧

长期以来，在一些单位中存在不同程度的对档案管理既重视又忽视的现象。在档案管理的过程中，存在设备老化，且长时间无法得到改善，电子化、信息化速度缓慢，投入经费不足等问题；缺乏必要的培训机制，导致人员素质地下，特别是专业素质无法得到提高；相关单位的领导不够重视，很少亲自检查工作；档案管理的工作人员和相关档案管理部门缺乏应有的动力和活力。

2.2 档案材料内容不完整，手续不完备

在干部档案中，缺少中组部1988版和1999版的干部履历表、“三龄一历”表；1997年后的年度考核表不齐全；专业技术人员的职称聘任材料、干部职务晋升材料和工资审批材料缺失；极少档案中不具备党员的入党志愿书；干部任职手续不完备，缺少干部任前考察材料、干部任免审批表。

2.3 信息化程度低，管理水平有待提高

目前，档案管理中存在计算机技术无法得到广泛应用、软件落后、硬件不足、缺少必要的档案管理、人员培训不足、无法熟练掌握电子化管理和应用等问题。

2.4 急需加强档案管理队伍建设

多数情况下，领导关注的重点是如何确保档案资料的完整性和安全性，而没有对信息资源进行充分的考虑和运用；存在较多的兼职工作人员，他们通常会被该部门的其他工作牵扯，导致从事档案工作的时间大大缩短，无法高度集中地投入档案管理工作中。因此，目前的档案管理工作只注重档案的安全性，忽略了统计、分析，而分类整理的工作量较大，在收集、整理方面消耗的时间也比较长。此外，档案人员业务培训机制不健全，且缺乏规范性、计划性和针对性。

3 新时期气象档案工作的改进建议

3.1 档案管理工作要做到“藏用并举”

做好干部档案开发利用工作的前提条件是改变工作理念。档案管理相关人员必须认清形势、端正态度，将自身的位置摆正，并进一步增强服务意识，彻底改变长时间“坐等上门”的被动服务方式。档案管理人员可主动深入至各个科室中了解详细情况，收集档案资料，并要求工作人员如实对干部履历表进行填写，准确、客观地鉴定个人业绩材料和撰写自传等，积极、主动地为人力资源管理提供科学、合理的信息服务。

3.2 加强领导，认识档案管理的重要性

做好档案工作的基本保证是得到领导的重视。气象系统的相关领导干部要高度重视档案管理工作，具体可从以下4方面入手：①在人员的配置上，争取实现专职专用，并落实管理人员的经济、政治待遇；②保证足够的资金投入；③定期或不定期地审核档案工作，从而及时解决档案管理工作中存在的问题；④上级部门应采取“以会代训”等形式，切实提高气象系统干部档案工作人员的专业素质、政治素质和实际操作能力，争取组建业务能力强、作风硬的工作队伍。

3.3 注重管理，完善各项制度

要想开展高效的档案管理工作，不仅要依靠高素质的管理人员，还要依靠合理的制度。在档案管理的过程中，必须要对与新形势、新任务和新情况不适应的规章制度进行改革，并及时建立合理、科学的档案管理制度，从而使该项工作更加规范。

3.4 加快档案工作的信息化建设

目前，随着信息化建设的快速发展，人们对档案管理工作提出了更为严格的要求。因此，应尽可能地使用先进的管理手段和科技成果，以大幅提高档案管理的效率，从而实现信息化管理。具体可从以下2个方面做起：①开发电子档案，建立相应的数据库系统，并实施动态管理，使档案实现信息化、数据化；②开发档案管理软件，建立多媒体和数字档案并联网，建立高效的信息收集、跟踪和反馈系统，从而大大提高工作效率。

3.5 提高档案管理人员的综合素质

人才是事业发展的基础，因此，要抓好队伍建设。具体可从以下3方面入手：①坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度和现代科技知识的培训，从而不断提高档案人员的业务水平和工作能力。②严格挑选档案管理人员。③加强培训和教育。定期开展业务知识培训，使工作人员能充分认识到档案管理的重要性，从而提高档案专业人员的业务素质。

4 结束语

综上所述，只有不断总结经验、汲取教训、完善机制，才能保证档案可切实反映干部的实际情况，进而为选拔干部等工作提供有效支持。

参考文献

[1]李莉，郭红艳，郭锐.气象系统人事档案管理问题浅析[J].人力资源管理，2013（12）.

[2]解卫民，刘莎.浅析如何做好气象系统人事档案管理工作[J].人力资源管理，2010（08）.

〔编辑：张思楠〕

Abstract： The work of archives management as an important part of the national archives， occupy a prominent position in the party and national cadre work. The files in the solution plays an important role in the problems left over by history， to adjust wages， cadres training and selecting and employing people and other aspects， is the key of information organization personnel. To enhance the level of file management， give full play to the role of archives， is currently a hot issue in related departments more concerned. Through the analysis of the present situation of archives management role， personnel files of talent selection， put forward the corresponding improvement measures.

Key words： file management； human resources； resume； service mode