新形势下做好档案管理工作的思考

罗小玉

（烟台市工人疗养院，山东 烟台 264001）

随着国民经济的迅速发展和高科技产业化进程的逐步加快，档案管理模式及利用方式方法发生了巨大的变革。加强档案资源建设,实施现代化管理,不断提高档案的利用效益，更好地为社会经济发展服务，是档案工作者面临的新课题。

一、做好新形势下档案管理工作必须树立全新的观念和意识

新形势下，档案人员要迅速转变以往那种按部就班、年复一年、日复一日的工作作风，转变那种不求有功、但求无过的陈旧思想观念，转变“你来查，我来拿”的单一服务模式。档案工作人员要解放思想，通过转变旧的工作作风、思想工作观念和服务方式，不断提高档案管理工作的水平。

首先，要树立全新的服务观念。档案只有被开发和利用才能实现其价值。档案在国民经济和社会发展中具有重要的地位和作用，已被公认为国家的重要资源和无形资产。怎样保存和利用好前人留下的历史遗产，又为子孙后代留下真实的历史记载，是需要我们认识思考和解决的问题。档案人员在这座宝库中探索，他们的工作从本质上是一种开发国家资源的劳动。任何一种档案文献只有通过档案人员辛勤的劳动，才能转化为巨大的财富。保存和利用好档案，需要档案工作人员有全新服务的观念，要充分利用档案收藏丰富、全面、准确的优势，服务改革，服务社会。档案人员只有变被动为主动，树立全新的服务观念，对档案进行开发和利用，档案人员的工作成果才能够得到社会的承认和认可。

其二，要树立适应社会需求的意识。在新的形势下，信息量日益膨胀，如果对各种信息都进行收藏，必将会造成人力和财力上的浪费。如何才能解决好这个问题，这就要求档案工作者有“市场”的概念，必须考虑到社会各种需求，注意提供适销对路的精神产品，在开发和提供服务上做文章，主动适应市场需求的变化，做到市场需要什么就提供什么服务。只有这样，才能提高档案的利益价值，促进档案事业的发展。

二、做好档案管理的基础性工作，加强档案资源建设

一是要把好档案收集关。在当今服务型社会的大环境下，档案馆应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理。档案馆应向各级基层档案管理部门做出规定，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，让基层档案管理部门向社会各界广泛征集内容丰富、有特色、有价值的档案资料，及时修订和完善各种档案，做好归类、整理、保存工作，从而达到丰富馆藏档案、为档案使用者提供良好服务的目的。

二是要加强软硬件建设。加强档案管理工作的硬件建设，是实现档案管理现代化最基础的工作。档案部门既要考虑到平台系统建设技术的先进性与成熟性、可靠性与安全性，又要避免盲目地追求高新处理技术。要加快建设档案基础平台，包括档案网络建设和管理系统软件的开发，同时建立起各类规范化、标准化的目录数据和内容数据库，提高档案信息服务水平。同时还要加快建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享。

三、切实加强档案的现代化管理

1.提高档案资源信息化水平。一是充分认识档案资源信息化的重要性。随着社会信息化的发展,档案管理信息化建设也正逐渐成为社会发展的需求，只有提高档案管理的信息化水平，才能适应时代发展的需要,为社会主义经济建设提供更好的服务。二是加强电子档案的管理。电子档案管理主要是研究电子档案的接收、整理、保管、利用的技术方法，并制定相关的管理方法，使电子档案管理标准化、规范化、系统化、科学化，从而使信息资源能够发挥最大的效益。随着计算机和网络技术的迅速发展和电子商务的日趋普及，不同载体的档案信息无论在内容、形式、种类上也不断增加，如照片等纸质档案、录音录像等影像档案以及电子往来信息等。为适应新形势的发展需要，就必须对不同类型载体的档案进行数字化处理和转换，加强对电子文件的积累、鉴定、著录以及归档等一系列工作，对有保存价值的电子文件进行整理存档,并根据其不同特性进行妥善保管，保证其真实性、完整性和有效性，便于随时查阅和利用。三是充分运用现代手段，加快档案信息资源共享进程。现阶段，要实现档案管理的信息建设，就要从管理现代化手段上入手，加快转变传统的管理模式，充分利用计算机、网络技术，促进信息资源的合理有序配置，提高档案信息资源的有效开发利用率，实现档案信息资源的社会共享。

2.实现档案信息保护现代化。档案信息保护现代化主要是指档案库房、档案设施设备等现代化以及档案载体保管保护水平的现代化。当前，随着现代信息技术的不断发展和应用，出现了机读档案、声像档案、电子档案等许多新型载体的档案。与传统载体档案相比，新型载体档案在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。因此，必须适应档案信息保护现代化的要求，既要创新保护和保管档案载体的方式和方法，还要做到更好地保护档案信息内容的安全性、真实性与完整性。

3.实现档案管理手段现代化。档案管理手段现代化是档案管理现代化的具体体现，是档案管理现代化的基础之一，主要包括管理理论手段和技术手段。一是理论手段的应用。通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，解放思想，转变观念，开拓创新，加强理论与实践的结合，不断总结经验教训，找出一条有特色、行之有效的档案科学管理理论并加以利用，最终形成档案管理现代化的理论体系。二是技术手段的应用。要不断将现代的技术手段、技术设备引入档案管理中，实现档案管理的系统化、科学化、专业化和自动化。

4.实现档案管理标准化。档案管理必须有一个统一的标准和规范，否则信息时代，信息的共享与网络沟通会受阻，很难实现各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等等。这些都需要制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，保证档案管理现代化的顺利实施。

四、要努力提高档案人员的综合素质

做好档案管理工作，实现档案管理工作的现代化，离不开档案管理人员的辛勤和努力。当前，档案管理工作面临着新形势、新挑战和新任务，对档案管理人员的素质提出了更高的要求，必须采取有效措施，努力提高档案人员的综合素质。

1.要加强对档案人员的管理和教育，提高档案人员的思想认识。要通过各种形式对档案管理人员进行《档案法》、《保密法》以及国家有关档案工作法规的宣传教育，使他们充分认识做好档案工作的重要意义。同时，要切实加强对档案工作的领导、检查和考核，对涉及到保密的档案管理人员，更要加强教育和管理，不断增强他们的保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失(泄)密现象发生。

2.要建立健全继续教育管理制度和激励机制。要适应档案工作管理水平不断改善和提升的需要，教育、引导档案管理人员不断地提高自身的综合素质。通过加强制度建设，不断完善激励机制，大力加强档案专业知识继续教育，促使档案管理人员不断地更新业务知识，提高业务能力和管理水平。要按照不同岗位和层次制定不同的培训计划和方案，安排不同的培训内容，多渠道、多形式地对档案管理人员进行培训。要坚持“学用结合、按需施教、重视实效”的原则，为档案专业人员提供全面、系统的学习机会，全面提高档案管理人员的综合素质。

总之，新形势下档案工作在经济社会中的重要作用日益凸显，面临的任务更加繁重，这对档案管理工作提出了更高的要求。新时期档案管理工作是一项长期而又艰巨的工作，只有创新思想，改变观念，增强法制建设，充分利用现代化管理手段，才能做好档案管理工作，真正实现档案信息的合理配置和有效开发利用,为社会和本单位提供更多有价值的档案信息资源。