胜利油田存货管理的问题及对策

张晓君

(胜利油田物资供应处,山东东营257000)

胜利油田存货管理的问题及对策

张晓君

(胜利油田物资供应处,山东东营257000)

存货是企业的重要资产,是企业管理中不可忽视的一部分。胜利油田作为大型国有企业,存货种类名目繁多,资金占用额度大,因而通过实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率等办法来提高胜利油田效益尤为重要。

存货管理;资金占用;需求计划;仓储成本;管理瓶颈

存货是企业的重要资产,对管理的好坏,直接关系到企业的资金占用水平、资产的运作方式,是企业管理中重要一环。随着“新常态”“低油价”的出现,存货管理问题越来越受到重视。存货作为胜利油田一项重要的流动资产,它的存在势必占用大量的流动资金,所以实施正确的存货管理方法,降低平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率来提高胜利油田的经济效益显得尤为重要。

一、胜利油田存货管理现状

目前,为胜利油田生产与发展提供后勤保障的物资供应部门,主要提供油田生产所需的各种物资,大到抽油泵、石油套管和钢管,小到钻井工具的一个螺丝钉、螺丝帽,存货种类名目繁多,资金占用额度大,因此,存货管理水平的高低关系到整个胜利油田的资金占用水平和资产运作状况。

1.胜利油田存货管理业务流程。胜利油田存货管理业务流程以沿袭传统采购业务和部分改造存货管理业务为主,改造工作业已开展了将近4年。存货管理主要采用以ERP系统存货管理为主,基本流程是油田二级单位上报物资需求计划之后,业务科室通过查看库存确定物资的有无,若有按流程发料,若没有,拟定新的物资采购计划,通过招标方式采购所需物资,上市公司在ERP线上通过移库直接完成发料,存续公司通过销售途径完成发料。特别是胜利油田分公司ERP系统的上线,使分公司的物资管理实现了从需求、采购、入库、发料到财务核算的全流程的集成共享,降低了存货成本。但在采购、招标、发料的具体实施过程中也出现了诸多问题,需要不断的改进与完善.从改进后的实际情况看,取得了一些成绩,但还存在一些不足。

2.胜利油田存货管理的主要问题。首先,经营管理层对存货本质的认识缺陷,使得油田企业的存货在一定程度上产生积压。积压的存货必然会占用一定的资金成本,从这个角度上讲,存货也是一项“负债”,任何企业都应尽可能地以较低的存货来满足生产和销售的需要。其次,各职能部门之间缺乏有效的沟通致使库存不能满足需求。供、产、销各部门往往片面追求各自部门的利益,彼此之间缺少有效的信息沟通,导致库存积压,增加其储存成本。第三,管理人员专业素质的缺乏使得企业难以确定科学的库存量。管理人员知识结构不合理,致使其在对库存进行管理的过程中,习惯于单纯凭借主观经验,而不是运用科学的管理方法对存货进行定性与定量控制。

存货管理水平的高低关系到整个胜利油田的资金占用水平和资产运作状况。从目前情况来看,与国际上经营比较成功的油气田公司相比,我们在存货管理意识、存货管理方法和存货管理创新等方面仍然存在较大差距。

二、胜利油田存货管理瓶颈产生的根源

在实际操作过程中出现的这些问题,成为存货管理的瓶颈。深化体制和机制建设,突破存货管理的局限性,逐步加强库存管理职能强,是当前胜利油田提高存货管理水平的根本途径。

1.存货管理意识淡薄造成了部分存货供求信息不准确,形成一定的管理漏洞。胜利油田部分二级单位需求计划提报不合理,经常晚提报,随意提报、随意变更提报,此类情况发生后,各部门之间也没有及时沟通,留给采购部门的运作时间有限,导致采购总是处于被动地位;胜利油田部分二级单位违规指定供应商,需求计划核销不及时;还有部分单位对需求计划提报及考核重视度不够,工作随意性大,审核不严,因此造成需求计划合理率指标偏低,常用物资计划当月提报当月领用,重点工程项目零星料较多等问题。此类问题究其原因,还是属于存货管理意识淡薄,未严格按照计划执行的结果。

2.存货管理机制和制度方面不健全,形成了体制上的缺陷。一是库存容积减少,仓储难度增大。近年,由于油田加大力度解决职工住房问题,占用了库区,导致仓储面积缩减。仓储资源的紧张,使得钢材、化工等大宗物资不能及时入库,所以积极探索新的物资储备管理方式势在必行。二是存货积压现象严重,在导致仓储成本增高的同时,资金成本和成本费用也大幅度上升。一方面,由于设计变更、技术淘汰等原因使得大量库存物资使用机能下降,造成了物资积压,资金沉淀;另一方面,由于设备、材料的设计选型标准化程度低、改扩建变换标准等多种原因,造成设备材料选型差异大,导致备品备件通用性差,增加了储备规模和资金占用,也是造成物资积压的重要原因。存货的积压减少了流动资金,降低了盈利能力。

3.存货管理方法简单,监督检查制度形同虚设。

从存货管理的具体方法来看,主要存在着以下两个问题:其一,违规采购导致虚库存和账实不符的现象。一是使用单位领用的物资已耗用但是未及时核算,造成库存虚高、帐实不符,存在内控、审计风险。二是自行采购油田统购物资,扰乱油田市场;三是向无资质的供应商采购;四是施工方自行采购,提前施工无计划备料等。其二,实际工作中,有些业务人员由于缺乏对ERP操作流程的了解,不能熟练的操作,导致工作中出现了许多错误。

三、打破胜利油田存货管理瓶颈的对策

结合油田生产建设任务和物资工作的目标,针对存货管理现状,应不断理顺体制机制,推进库存管理创新,提高资源控制能力,着力构建安全高效的物资保障体系。从完善管理制度、加强内部控制、强化信息系统利用等方面提高企业的存货管理水平,以保障胜利油田生产发展的顺利进行,这也是坚决执行集团公司“经营一元钱,节约一分钱”的具体体现。

1.提高需求计划准确率,加大需求计划考核,建立需求计划会审制度,提升需求计划管理水平。一是加强与计划、设计、施工单位的对接,及时掌握计划投资情况,提前介入油田生产施工设计方案,指导各单位合理编制需求计划。二是加大需求计划考核,建立月度分析机制,这样需求计划准确率和及时率会明显提高。三是建立物资需求计划会审制度,利用信息化手段,分层分级强化需求计划节点控制。四是加强物资需求与领用对比分析,实施物资消耗跟踪和使用效果评价,摸清消耗规律,提升需求计划管理水平。

2.加大物资储备管理力度,完善物资储备管理机制,探索新的储备方式,建立高效的物资储备运行机制。一是完善物资储备指标体系,通过月度分析、季度通报等方式,加大监督控制力度。积极探索就厂代储、就近代储、直达现场和二级代储等新的储备方式,这样,库存容积减少、仓储困难的问题能得到有效缓解。二是制定管理体系和流程标准,加强代储库检查考核,这样既节省了仓储和管理费用,还能使存货风险转移,是解决仓储问题的优选方式。三是完善物资储备管理机制,充分利用ERP、物流管理系统等信息化技术对实物库存进行动态管理,实现油田储备资源共享和统一调度调剂,逐步建立多渠道、多形式,管理规范、运作高效的物资储备运行机制。

3.针对违规采购造成账实不符的现象,加强企业内部控制,不断优化业务流程,建立不相容岗位的分离,强化物资收发存的过程控制。一是建立存货业务的岗位责任制和授权批准控制,明确相关部门和岗位的职责权限,确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。在计划、采购岗位分设的基础上,将过程控制和结算岗分设,实现供应商选择权、价格确定权与付款申请权分离。二是加强存货采购、验收与入库的控制。严格验收制度,重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行验收。根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划,合理确定库存存量的结构和数量。三是仓储与保管控制。根据销售计划、生产采购资金筹措等制定仓储计划,合理确定库存存量的结构和数量;建立健全存货的防火、防潮、防盗和防霉变措施。四是领用发出与处置控制。建立领用审批制度;发料应符合内部的有关规定;处置时应明确范围、标准、审批权限和责任;存货取得、验收、保管、领用发出、处置各环节凭证资料需妥善保管。五是监督与检查。定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况;定期检查存货业务授权批准制度的执行情况;定期检查存货收发、保管制度的执行情况;定期检查存货处置制度的执行情况。六是加强企业内部控制,不断优化业务流程,明确各业务节点的工作标准和时限,加大业务运行监督考核力度,提高工作效率,使专业化分工和流程化操作机制建设更加深入。七是定期清查、盘点各类物资。物资管理部门要定期组织各类物资的盘点、清查工作,包括盘盈、盘亏、毁损、报废的物资,真正的做到落实责任、对责任人进行奖惩考核。

4.针对积压的库存物资建立动态电子台账,推进责任主体界定,真正实现物尽其用。一是建立积压物资动态电子台账,准确记录积压物资数量、金额、产生原因、调剂等情况,定期开展改代利用,将积压物资处置纳入常态化管理。二是推进积压物资责任主体界定和落实工作,将积压物资减少比例作为考核指标纳入绩效考核中,并列入单位经济责任制考核,每月对新产生的积压物资督促各部门进行处置,并上挂到电子商务网站上进行调度调剂,通过各种管理办法控制积压物资的产生。三是要学习江苏油田建立库存物资分析预警机制,完善积压物资责任追究实施细则。各业务科室要充分调研,考虑二级单位采购均衡性,及时督促刷卡结算。四是可以和二级单位库与库之间互通有无,调剂库存,最大限度提高库存物资的利用率,这样能真正降低库存物资的积压,实现物尽其用、降低生产成本。

5.提高业务人员素质,熟悉掌握ERP系统操作流程,积极组织全方位开展系统培训工作。ERP系统对存货的收发存做出了精确、快速的响应,实现了对存货实时有效的动态监控管理,通过对存货运动全过程的有效跟踪反映,及时调整库存管理方法,适时加强进货和出货管理,从而加快存货周转的速度,降低库存资金占用水平。要想有效利用ERP系统就要靠提高职工的计算机应用水平,提高职工对整个业务流程和ERP操作系统流程的整体掌握,包括这个系统的各个流程节点,都要有所认知,而不是只熟悉自己负责的那部分业务的操作和应用。只有掌握了整个流程,才能在工作中找到存货管理存在的不足,进而找到解决的方法,从而进一步完善ERP系统在实际工作中的应用。

On The Inventory Management Problems and Its Solution in Shengli Oilfiled

ZHANG Xiaojun
(Material Supply Department,Shengli Oilfiled,Dongying 257000,China)

Being an important asset of an enterprise,inventory can't be ignored in enterprise management.As a large state -owned enterprise,Shengli Oilfield has many kinds of inventories,which occupy much fund.Therefore,it is especially important to improve the benefits of Shengli Oilfield by carrying out the correct inventory management,reducing the average level of fund occupation,speeding up the inventory flow and the turnover rate of total assets.Based on the actual work,the list of the problems on the inventory management and the proposal for solution has been put forward in this article,which is of some certain reference value for the inventory management in Shengli Oilfield.

inventory management;occupation of fund;demand planning;warehouse cost;management bottleneck

F275

A

1009-4326(2015)02-0099-03

(责任编辑 潘 京)

10.13600/j.cnki.jpsslof.issn.1009-4326.2015.02.023

2015-03-11

张晓君(1980-),女,山东安丘人,胜利油田物资供应处会计师。研究方向:企业物资管理。