论ERP系统管理与企业维修成本控制

王希军

（中国石油渤海钻探装备处 天津）

ERP（Enterprise Resource Planning）系统是基于先进的企业管理理念上高度集成化的信息系统，是一套将财务、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统，开发和利用好ERP系统，可以帮助油田企业更加科学的进行维修控制，降低运营成本。

一、应使ERP系统成为油田企业成本控制的工具

1.企业特征使ERP系统成为成本控制的工具

（1）成本控制是企业管理的重要组成部分。但不同性质的企业，由于不同经营活动在企业中所占的成本比率十分悬殊，因而对于成本控制的对象、方法和思路等均有所不同；对于资产密集型企业，提高维修管理水平，控制好维修成本是提高企业经营效益的关键所在。因此对于这类企业的管理思路是：通过维修管理带动企业低成本运营，实现公司的总体经营目标。这种管理思路也是由该类企业特征决定的。

（2）油田企业是资产高度密集的企业。主要体现在：一是设备资产数目庞大，二是种类繁多，三是主要生产设备单台价值较高。例如，一套进口三相分离器设备，价值超过1500万元人民币，一套进口APR测试工具价值超过500元人民币。高价值的设备资产，必然伴随大量的维修资金，运营成本中维修费用所占比例必然非常高。因此，抓好维修成本控制，就等于抓住了主要矛盾，抓住了主要矛盾也就抓住了解决问题的关键。换句话说，维修成本控制得好坏在一定程度上也反映了企业管理中成本控制的好坏，体现着企业的管理水平。

2.油田企业维修存在以下管理难点

（1）生产是第一位的。由于可靠性生产是企业的根本要求，所以为了保证设备维修的需要，有些关键设备或备件，就不能按照零库存的管理思想去管理，就可能出现需要一个领两个的情况，目的是不怕一万就怕万一，这是因油田企业追求的“生产无缝隙连接”所造成的必然结果，也是由于资产高度密集，生产等停费用居高所形成的必然选择。

（2）资产及设备数目庞大，到底哪些需要多储备，哪些可少储或不储备，这里面肯定有规律，但因为数目庞大，要想搞清楚这个规律不太容易。

（3）对于操作人员来说，是不是根据实际生产去领料呢，比如说真是因为设备需要这么多备件呢，还是因为个人使用方便等原因，往往是以领代耗，造成很多的账外物料，特别是由于油田单位的施工队伍多是在交通不便的野外，因此，以领代耗的现象经常存在。

（4）对于那些消耗的维修成本比其生产价值都大的设备，因为数量多，当需要确定是否属于该报废的设备时，比较难以确定。

（5）对于维修当中的维修方法难以去考究，是否因不科学的维修而造成故障频发，从而造成了设备维修成本的提高。概括起来讲，油田企业存在着设备多、对应的备件也多等特点，因此管理起来非常困难，不但数据信息量大，也因没有精确的管理等很难做到科学的成本分析。

3.通过ERP系统实现精细化管理

通过ERP系统能够将数目庞大的设备、备件、维修内容等都管理起来，既能够做到精细化管理，还解决了维修成本控制中的各种难题。

（1）计算机管理使非常多的对象都能做到信息清晰与共享，并能够方便的查询。

（2）通过单机定额消耗等统计工作，可以比较科学的确定合理的维修库存，解决很多生产单位与采购部门都摸不准的问题，同时更便于对单台设备的考核，可从众多的设备中选择出重点的控制对象。

（3）通过在使用部门对没有用完的物料进行及时退库，可以避免因以领代耗所引起的成本不实等问题。

（4）通过对设备备件消耗进行不断地分析，可以分析出该设备的适用价值，而不会出现因为有需要报废的设备而引起成本的增加。

（5）通过对比分析，可以选择更为科学的修理方法，确定更加合理的修理标准，并逐步形成相关的工作规范。做到维修方式的科学化管理，减少因维修不当而引起的成本消耗，使超保、漏保或过度维修等现象，都能得到更好地掌控。

（6）通过对修理厂家的事前控制，使维修质量进一步得到提高，减少因质量问题而抬高维修费用等。

总之，ERP通过用计算机系统，辅助企业管理有形资产(如生产设备、厂房设施、交通工具、仪器仪表、工具以及包括一些图纸、文档、经验)、危害因素识别、预防措施等，使油田企业与维修相关的所有因素得到了全覆盖，它是一种管理专业性很强的管理工具。

二、通过REP系统控制维修成本的基础工作

ERP基于先进的企业管理理念，以财务管理为核心，以设备管理、项目管理、采购管理、计划管理、销售管理、库存管理、人力资源管理为子系统构建的一个通信系统，也是一个大的操作管理平台。在这个操作管理平台中，各子系统在统一的数据环境下工作，各部门既可以实现资源共享，增进相互了解、相互配合，又可以避免因部门间的数据相互抄送造成的错误，同时，由于采用的是计算机管理，大大增加了数据采集量，使数据分析更加便捷，精细化管理更加容易实现。ERP系统虽然为油田企业控制维修成本提供了一个非常便捷的工具，若要充分发挥其强大功能，还需要做好以下工作。

1.基础数据要齐全完善

基础工作的好坏直接影响后续工作的质量，常言说“3分技术、7分管理、12分数据”，要充分利用好ERP系统，所有需要进入系统的数据都要按照统一要求，统一口径进行标准化录入。只有做到数据的标准化，才能为后续的统计分析提供全面、真实的基础资料。为了做好维修费用的控制和分析，首先要按照企业实际，建立健全功能位置，只有齐全的功能位置，才能将企业各类资产全数分配到功能位置之下。其次是将企业所有资产，按功能位置录入系统，资产录入要做到同类资产名称一致，一个资产建立一条记录，不能合建，也不能少建或漏建。只有这样，才能在编制维修工单时，做到修理内容与资产的一一对应，具体录入时可以参考A7系统要求的用名。

2.维修内容要真实

ERP系统要求凭单领料，也就是说有了维修需求或者有了维修任务才允许领料。不允许出现为了领料而领料的工单。如果做不到这点，就不能将物料消耗对应到相应的设备或维修对象，否则会造成因为工作方式的问题而影响到单机消耗统计的准确性。因此，按照系统的要求认真正确的填写维修信息是做好动态数据工作的基础，也是开展分析工作的前提。其实，ERP是一个基础工程，系统为资产管理或者成本分析工作提供了先进的管理理念、管理方法和管理思路，但是，计算机系统毕竟是由人来操作，所以需要操作人员必须按照要求认真地进行操作，因此，选用责任心强，工作细致的ERP操作员及建立明确的ERP操作员岗位职责就显的至关重要。同时，由于数据量较大和数据录入的规范化要求较为严格，手续较为繁杂，使用人员极易产生对系统的抵制思想，一旦管理力度跟不上，就会造成使用人员的敷衍行为，导致录入成本数据的不真实性，因此，在一定程度上讲，领导层的认真谋划和督导是ERP系统能否成功运作的关键。

3.正确处理采购与发料的关系

因为ERP系统是一个信息集成的系统，它把维修任务、库存采购、计划供应、人力资源等系统都集成为一个主体。这样就要求企业的各个业务部门必须协调一致，只有每个部门都能高效、快捷的完成自己的业务，才不会影响其他部门业务的顺利开展。成本核算工作与采购业务关系密切，如果所需物料没有及时采购，或者采购在途、已经到货但没及时入库等，都会影响到物料发放，就不能将库存物资和设备实际消耗等准确地对应起来，从而影响到系统的成本实时分析，造成成本分析的重大偏差。也就是说，财务核算、成本分析是一个整体，该工作不仅仅是财务部门和维修部门的事，供应仓储部门的工作也是精确进行成本分析的前提和基础。

4.形成足够多的历史数据

ERP系统引进的是先进的管理思想，然而对管理水平的提升、对管理决策的有力支持等，则需要建立在翔实的数据积累之上，以及在日常维修工单高质量完成的基础之上，经过一定时间的积累，就能够分析管理对象的相关信息和数据，通过分析单台设备或关心对象的成本消耗趋势，提取有益的信息。历史数据形成的过程就是维修水平的记录过程，通过数据的挖掘、提取、分析和对比，将维修成本管理变成数字化的管理，寻找出更加科学的维修方式与方案。成本消耗数据积累越多，对成本分析的价值就越大。

三、成本核算的层次

ERP设备维修管理是以资产、设备台账为基础，以工单的提交、审批、执行为主线，按照保养、计划检修、预防性维修、预测性维修几种可能模式，以提高维修效率、降低总体维护成本等为目标，将修理内容、材料费、人工费都集成在一个数据充分共享的设备管理模块中的同时，通过企业编码的控制，使设备修理活动限定在合格供方内进行，实现了对服务方的控制。成本核算的实现应该根据具体情况按以下几个层次去完成。

（1）和以前系统的衔接，特别是对于那些停留在手工模式上的，就需要用ERP系统能够打印出成本核算的各种单据，诸如接收单、领料单、发票、物资核算单、入库金额汇总等。因为财务核算是以凭证为基础的，在没有新的或更为先进的核算体系或模式下，首先要能够满足财务对生成凭证的要求，这也是最基本的要求。

（2）在能够完成成本核算基本要求的基础上，就可以开发、定制模块并进行多层次、多对象的成本分析。对于企业当中的不同人员和不同部门来说，所关心的财务信息是不一样的。例如，对于生产部门来说，可能最关心的是否会发生赤字，而对于管理部门可能更多关注的是整体财务运营状况。通过维修任务所对应的不同级科目或其组合，或者再加上对维修任务相关的部门、时间段等条件的查询，能够得到具体部门所需要的有用的财务数据。

（3）当以上成本核算和分析目标达到后，就应当考虑成本核算集成化的功能。即将维修的财务信息，通过接口程序生成电子凭证，然后直接导入到财务系统，实现成本消耗和财务核算的一体化，满足财务管理成本核算的各种要求。

四、成本分析对维修工作的指导

对于资产密集性企业，成本控制的重点在于对维修成本的控制，所以需要成本控制手段既能够从维修中来，又能够返回到维修任务当中去，可对维修工作产生指导意义。通过ERP系统能够将维修的各种因素集成为一个整体，能将成本消耗和成本消耗的原因一一对应起来，找出维修当中对消耗成本影响重大的因素，保留合理的，剔除无关紧要的。

（1）故障分析和成本分析的关系。事实上，资产的维修策略、维修方法、维修环境、维修人员、维修工具等，都会对设备维修质量产生重大影响，最终影响到维修成本。通过维修成本的分析，能够让管理人员关联到这些因素。所以说，故障分析和成本分析，最终是彼此依赖和相互支撑。合理的成本分析可以指导维修资金的合理分配，而合理的分配又会带动维修设备的整体性能和可靠性的增加，从而减少事故，也就减少了维修频次，从而降低了维修成本。

（2）与实施方法、应用质量等密不可分。对于油田企业来说，管好了资产，也就是管好了企业发展的根基。然而，油田企业资产管理面临的是数量庞大、备品配件繁多，管理以及成本控制难度大等问题，ERP系统正是解决这些难题的一个有力工具，但系统能不能用好，与实施方法、应用质量、管理模式密不可分。实施好并应用好系统和不断提升维修管理水平是进行成本分析的前提条件，因此，只有基础工作做扎实，管理和分析效益才能得以体现。

公司自2011年正式使用ERP系统以来，通过进行科学的数据分析，与2010年同期相比，备件库存降低了7.6%；明确了三相分离器设备作为重点控制对象，新增报废设备10台，常用维修厂家由过去的334家缩减到270家。截止目前未发生过因维修质量不过关而返修的现象，综合维修费用降低了8.2%，收效非常明显。