浅谈医院文书档案管理工作问题和对策

张炎敏

摘 要：医院的文书档案管理是医院提供良好医疗服务的前提，因此，加强医院文书档案的管理对于医院的发展十分重要。本文从医院文书档案管理工作中分析，指出当前医院在文书档案管理方面所存在的问题，并提出相应的对策。

关键词：医院；文书档案管理；问题；对策

文书档案，是记录政务活动（包括党务、行政管理等）的档案，它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动，如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等，因此，文书档案通常也被称作管理性档案[1]。

医院作为一个公益性质的事业单位，随着医疗体制改革的不断深化，医疗市场的竞争日益激烈，医院建设和医疗卫生事业发展也离不开文书档案的管理，我们要高度重视文书档案的管理重要性，医院文书档案担负这各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料收集工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭证，具有严格的规范性、标准性、保密性和服务性，为医院的建设和发展提供有利的保证。

1 目前医院在文书档案管理方面存在的问题

1.1 文书档案管理意识薄弱

由于对于文书档案的重要性宣传不到位，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。

1.2 没有建立切实可行的管理制度

医院文书档案的管理一般都存放在行政办公室的综合档案室。但是因为医院在管理上存在的不足，所以综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案则由病案室管理，而各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不仅不利于综合的开发利用，也造成使用效率的低下，并且这种不科学、混乱的管理模式会造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失。

1.3 文书档案管理人员专业素养有待提高

因档案的归属部门多，管理人员的调动、未经档案管理培训、档案管理知识面窄等原因，使文书档案的保管、利用率大大降低。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了医院档案管理水平的落后。

1.4 文书档案的管理未能向现代信息化的管理方式转变

因档案只记载盒编目录，无室编目录，查阅档案费时，无形中增加了工作人员很大的工作量。因没有运用计算机管理档案，人工收集、检索信息不仅效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。

2 加强医院文书档案管理工作的对策

2.1 强化档案管理意识

医院要加强对于档案法规学习和宣传的力度，提高管理人员对于档案管理重要作用的认识，尤其是医院领导对于档案管理的认识。对于档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合档案管理工作。

2.2 紧抓文书档案的收集整理工作

医院档案收集整理工作，是医院资料、信息保存的重要环节，使之在使用之时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。同时为医院各级领导干部的任免升迁、职工的晋职晋升等提供准确详细的个人资料和依据，能够大大提高工作的效率，保证工作的如期完成。

2.3 紧抓档案文书工作人员的培训

医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等手段提高其管理水平，推动档案管理水平的提升，同时提高档案管文书人员自身文化素质的修养。

2.4 设立专职档案文书工作人员

文书档案管理工作是份十分细致复杂的工作，一份档案从文件资料的收集、鉴别、分类、管理、组卷、到卷宗编制目录、入库摆放等要经过十多道工序。设立专职档案文书工作人员，招聘相关专业人员从事档案工作，力求做到专业化、规范化、科学化的进行文书档案管理。

2.5 以公文处理为主，建立健全文书档案保存制度

医院文书档案主要由公文转化而来的，可见公文管理是做好文书档案的基础，为此，文书档案以公文为核心，以公文质量规范性为保障，探索档案工作的新方法，进一步完善和规范了文书档案工作制度。

2.6 建立档案文书工作绩效考评制度

对照工作目标或绩效标准，采用一定的考评方法，评定文书档案管理人员的工作任务完成情况和工作职责履行程度，并将上述评定结果反馈给档案管理员，以提高档案管理人员的工作积极性。

2.7 加强档案现代化管理进程，实现文书档案电子一体化

加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文书档案管理工作的成效。利用电子计算机管理档案信息的收集、传递和开发利用是目前最重要、最根本的现代化管理手段之一。无纸化办公及电子技术的普及对档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案的管理必须由传统的管理方式向现代信息化的管理方式转变[2]。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率。

参考文献

[1]李彩香 胡可征.《文书档案管理》[M].北京：中国档案出版社，2010. 1-2

[2]李江 刘卓.《浅谈医院文书档案管理对策》[N].《环球市场信息导报》杂志总第418期2011.07.