事业单位文书档案以件归档的优势及策略探讨

顾玉红

摘 要：随着信息技术的快速发展，传统以卷归档的文书档案整理方法的弊端日益凸显，对事业单位档案工作的效率造成严重影响，制约档案现代化管理的实现。实践证明，事业单位文书档案以件归档将克服传统以卷归档的弊端，更加符合事业单位档案工作的发展方向。本文探讨事业单位文书档案以件归档的优势，提出事业单位加强文书档案以件归档管理的策略。

关键词：事业单位；文书档案；以件归档；优势；策略

事业单位档案工作最重要的组成部分之一就是文书档案，它记载着事业单位发展的过程，客观反映出事业单位在处理问题、基本建设、领导决策及研究开发等各方面的过程、成果。随着社会的发展，如何提高文书档案管理水平是事业单位档案工作必须面对的新课题，而以件归档开启了事业单位文化档案管理的新篇章。

1 事业单位文书档案以件归档的优势

1.1 跟基本原则更契合，有利于检索

事业单位整理文书档案的基本原则是：必须遵循文书的自然形成规律，确保文件之间的有机联系不被破坏[1]。以件归档是客观标准，严格遵循了文书的自然形成规律，减少整理过程中的随意性。同时，以件归档按照年度、机构等进行分类，并按照时间及成套性进行排列，促使文件之间的有机联系完好无损。另外，以件归档的方法不仅加强了对事业单位文书档案的整理、归档，还加强了对档案信息的组织，通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系，对文书档案信息的检索更有利。

1.2 以件归档更简便易行，确定性更高

传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断，通常会使人产生难以掌握标准的无力感，导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理，不仅简化了文书档案的整理程序，还降低了工作难度，促使文书档案工作更加简便易行。同时，传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的，于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果，导致文书档案归类交叉，组卷很不合理，在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准，消除档案人员的主观臆断，即便整理文书档案的人员不同，整理的结果也是一致的，且不需要进行案卷标题的归纳、拟写，促使事业单位整理文书档案的确定性更高。

1.3 便于事业单位鉴定、开放及利用档案

不管是使用以卷归档的传统整理方法，还是使用以件归档的新方法，事业单位对于文书档案的鉴定单位都是“件”[2]。首先，在文件鉴定方面，如果事业单位使用传统的整理方法，当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时，就需要拆卷，重新分类整理后再装订，否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在，这样不仅会增加事业单位文件鉴定工作人员的劳动量，还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端，因为以件归档的方法不需要立卷装订，各个文件之间存在相对的独立性，当鉴定单一的文件时，不会对其他文件鉴定造成影响，也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次，在开放利用文书档案方面，以卷归档的方法把数份文件装订成一卷，严重影响了事业单位对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使事业单位在利用文书档案时针对性更强，单件文件可以独立开放，将有效避免文件阅读范围的扩大。同时，在事业单位办公自动化软件的支持下，单份文件可以充分开放，利用率被大大提高。

2 事业单位加强文书档案以件归档管理的策略

2.1 提高文书档案以件归档的标准化程度

当事业单位的文书档案被收集、入室之后，文书档案人员必须第一时间按照事业单位既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先，事业单位文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰，档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系，还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起，防止档案的价值被孤立划分；不仅要鉴定文书档案的实际内容，还要研究其作用，避免片面地看待档案价值。其次，档案人员在整理文书档案时，并不是每一份文件材料都需要以件归档，而应仔细分析、区别对待，掌握好文化档案以件归档的范围要求，不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现，还要避免发生有档不归的现象，确保在事业单位归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如，事业单位重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿，并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在事业单位归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限，之后按照规定进行销毁。例如，事业单位各部门办公室经办的介绍信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在事业单位的归档范围里，不需要以件归档。因此，档案人员在以件归档整理事业单位的文书档案时应充分掌握标准化程度，以提高事业单位文书档案管理水平。

2.2 提高事业单位档案人员的业务素质

虽然以件归档的方法大大简化了事业单位档案人员的文书档案整理工作，但以件归档并不是随意整理或取消整理，而应严格按照标准化的程序进行整理，减少出错，甚至可以避免出错，以使归档文件有序[3]。造成事业单位文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身：其一，客观原因。事业单位每一年都会招聘一些新的档案人员，他们不熟悉档案业务，对以件归档整理方法的掌握不够。其二，主观原因。事业单位一部分档案人员受到传统观念的影响，很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此，事业单位文书档案人员应努力提高自身业务素质，确保以件归档工作标准化、规范化。

首先，事业单位新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一，新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作，认真对待以件归档，认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。事业单位的文书档案工作是重点，怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二，新进人员应主动参与各种业务培训活动，不仅要掌握整理事业单位文书档案必要的理论知识，还要重点掌握事业单位文书档案的操作性、应用性等知识，如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等，确保将事业单位以件归档整理文书档案的标准吃透，以便在实践工作中熟练运用。其次，在事业单位从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识，自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是事业单位文书档案战线上的中坚力量，他们更应紧跟档案工作的发展步伐，主动接受继续教育，不断更新自身业务知识体系，熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定，不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中，档案人员应积极主动收集文书档案、材料，并严格执行标准，在提高自身业务水平的同时避免出现错误，强化对文书档案工作的责任心。

3 结语

以件归档的方法确实为事业单位档案人员带来方便，但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战，档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势，还要重视提高自身业务素质，不断改进文书档案工作，确保事业单位文书档案管理工作标准化，从而为事业单位的发展提供优质服务。

参考文献

[1] 韩晓平. 新时期如何做好供水企业文书档案管理工作[J]. 科技与企业，2013（01）：83.

[2] 秦蓉. 人事档案的档号与归档章[J]. 乐山师范学院学报，2012（05）：132-134.

[3] 霍奇道. 高校基建档案以“件”归档的尝试与实践——以无锡工艺职业技术学院为例[J]. 出国与就业（就业版），2011（22）：148.