清华大学科技查新系统的开发与实践

李凤侠　战玉华　赵军平　孟颖　周媛莎

摘要 为更好地开展科技查新服务，提高科技查新的规范化、信息化、网络化管理水平，清华大学图书馆自主开发了科技查新系统。该系统基于B/S结构进行灵活的人性化设计，囊括科技查新工作的所有业务流程和管理流程，并通过严格的权限管理加以保障。系统分为用户模块和工作模块，其中工作模块包括五个子模块：查新管理、系统管理、查新统计、查新助手、我的信息，具有自动生成报告号、自动生成查新报告、自动计费等全新功能。

关键词 科技查新 管理系统 规范化 信息化

1 科技查新系统开发的必要性

“科技查新”是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》操作，并做出结论。

“科技查新”出现20多年来，许多高校图书馆、情报所陆续取得查新资质，面向本单位或社会开展科技查新服务。其中，教育部已分6批共批准在84所高等学校设立教育部部级科技查新工作站，以充分发挥高校图书情报职能和科技信息咨询服务优势，为科学研究提供优质的情报服务。

随着科技查新工作的深入，一些查新机构相继开发了自己的科技查新系统。如中国科学院的科技查新检索服务平台、扬州大学图书馆的“科技查新Web服务系统”、浙江大学图书馆的科技查新工作平台、苏州大学的科技查新管理系统等，这些系统多侧重于网上接受查新课题申请、课题信息统计等功能。

清华大学图书馆原来也有一个查新系统，但功能比较简单，大量工作还需要手工操作，不能满足当前科技查新的需要。为提高科技查新工作的效率，提高查新的管理水平，亟需开发新的科技查新管理系统。

1.1 科技查新业务需求

科技查新服务广泛应用于科技立项、科研成果鉴定、科技奖励申报等过程中，查新需求量逐年增加，而且经常时间较为紧迫，为此，需要用新的技术和手段提高查新工作效率。

1.2 管理模式落后

原有的科技查新管理系统功能较少且简单，计算机化程度低。其功能主要有：用户通过网络填写查新合同；查新员网上取查新报告号，查新报告完成后，逐一填写查新项目登记表导入系统；系统可对查新工作进行简单的统计和检索。落后的管理手段和模式严重影响了科技查新业务的拓展。

1.3 缺乏有效的辅助手段

清华大学科技查新工作站严格遵照科技部颁发的《科技查新规范》和教育部发布的《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》进行科技查新工作，不但对查新报告质量有很高的要求，对查新报告及文献附件的格式要求也非常严格。但由于不同数据库的文献输出格式不统一，查新人员需要花费大量时间和精力对文献进行整理和去重。

基于以上因素，亟需开发新的科技查新系统，满足如下需求：

①用户，可很方便地提交查新申请及合同。

②查新人员，可借助计算机技术减轻工作量，尤其是一些低科技含量的繁琐工作，提高查新效率。

③管理者，可改革工作流程，全方位提高科技查新工作的管理水平。

2 设计思路

计算机网络技术的迅速发展使新系统的开发成为可能。本查新系统为基于网络（B/S）的业务开展和管理平台，采用微软公司ASP.NET动态服务器页面技术，结合SQL Server2005关系型数据库，在Windows 2003 Server操作系统平台上运行。其中：

①Web服务器为IIS，采用Microsoft VisualStudio.NET开发。采用动态服务器页面技术ASP.NET建立在公共语言运行库上的编程框架。

②系统后台采用c#语言，前台采用Jquery、Ajax技术编写在服务器上能生成强大功能的应用程序。

③ADO.NET提供平台互用性和可伸缩的数据访问，用户通过浏览器浏览动态网页。由于传送的数据均为XML格式，因此任何能够读取XML格式的应用程序都可以进行数据处理。事实上，接受数据的组件不一定是ADO.NET，可以是基于Mi-crosoft Visual Studio的解决方案或运行在其他平台上的任何应用程序。系统通过ADO.NET从数据库中获取相关信息，自动填充到查新报告Word模板中，自动生成查新报告。

本系统于2011开始由图书馆科技查新馆员设计，经过近一年的开发、测试、修改及试运行，于2012年4月正式投入使用。使用一年多来，实现了规范化、信息化、高效化的科技查新处理和管理，取得了很好的效果，并在不久前召开的“2013中国高校图书馆发展论坛”上荣获优秀案例奖。3功能模块

本系统采用B/S结构，不需要安装客户端，通过Web浏览器（IE、Firefox等）即可方便使用。有两个主要的功能模块，分别为用户模块和工作模块。

其中：

用户模块：用户可直接在线提交查新申请和正式合同、跟踪查新处理进程，无需注册。

工作模块：查新人员的综合业务管理平台，包括五个子模块：查新管理、系统管理、查新统计、查新助手和我的信息。

3.1 用户模块

用户通过清华大学图书馆主页中的链接进入查新系统的用户界面（图1）后，可以在线提交查新申请、查看常见问题FAQ、跟踪查新处理进程，不需要注册。

在查新申请表中，用户需要：

①填写：项目的中英文名称，委托单位，委托人名字及其电话、Email，联系人名字及其电话、Email等；

②选择：委托单位来源（校内、校外）、查新目的（科技立项、科技成果鉴定、科技成果奖励、博士论文开题、参赛、其他等）、查新范围（国内外、国内、国外）、希望取报告时间（系统默认为正常日期）。

用户提交查新申请表后，查新申请自动转入后台管理界面的查新管理子模块中的“新查新申请”，如果还未批准通过，则状态显示为“未批准”，并飘红，提醒管理员进行处理。如果已经审核通过，则系统会自动发一封电子邮件到联系人邮箱，用户点击邮件里的链接就可以填写正式的查新合同。endprint

利用该模块，大大简化了用户的工作流程，工作人员可以及时查看、处理用户的查新申请。

3.2 工作模块

工作模块（即后台管理模块）是查新工作人员的综合业务服务管理平台（图2），包括五个子模块：查新管理、系统管理、查新统计、查新助手、我的信息。对于这五个子模块，管理员、审核员、查新员这三种角色分别有不同的操作权限，如只有管理员才能对“系统管理”子模块进行操作，审核员和查新员页面则没有该模块的显示。

3.2.1 查新管理模块

查新管理模块是查新系统的核心模块，包括新查新申请、已受理查新、处理中查新、待审核查新、已完成查新、拒绝的查新、撤题的查新等。通过查新管理模块可以实现：

①系统自动生成查新报告号，而且保证报告号的连续性。如果由于撤题等原因造成报告号空缺，系统会自动用新的查新课题补充。

②查新负责人可以受理查新申请，进行查新任务的分配或撤题。

③查新人员可以主动认领查新任务、下载查新合同、处理查新，包括自动生成查新报告、报告送审、电子签名、报告归档等。

④系统自动计费、查新员进行费用确认。

其中，“处理中查新”是查新员对查新任务的处理模块。点击“处理中查新”，查新员可以看到本人还未完成的查新申请的列表，包括报告号、项目名称等。对于每一个查新申请：

①点击“项目名称”，可以查看并下载具体的查新委托合同；

②在“报告处理”栏中，查新员如果点击“拒绝分题”，该申请自动回到“已受理申请”，等待管理员重新分配或者由其他查新员认领；如果查新用户要求“撤题”，则可以点击“撤题”删除该查新课题；

③查新员接受该课题后，点击“处理查新”进行后续处理操作。

“处理查新”流程（图3）包括：

①查新报告的撰写、修改和上传。系统自动依据查新合同及其后续操作流程、查新规范要求的模板生成报告框架，查新员可以下载、修改报告，然后点击“报告处理”将报告上传到系统中。

②查新报告的送审。点击“送审”，选择审核员，请审核员审核查新报告。

③查新费用的核对。系统可根据查新收费标准自动计算查新费用，既节约了时间，又不容易出错。

④查新报告、附件等信息的存档。在查新报告审核通过、报告及附件上传、用户已经缴纳费用后，点击“存档”，则该查新课题处理完毕，所有信息存档，供以后查询、统计。

3.2.2 系统管理模块

系统管理模块是查新系统的支撑模块，功能非常灵活。只有系统管理人员（超级用户）可以对系统的各种参数进行设置，包括机构信息维护、FAQ问题维护、邮件模板维护、查新目的维护、检索库名维护、价格参数维护和工作人员管理等。

当前，根据查新流程，系统可以自动生成并发送的邮件有9种，大大提高了工作的自动化水平，有利保障了查新任务及时进入下一环节，及时提醒用户。

用户提交查新合同时，查新目的填写经常不规范。为了规范管理，便于统计，系统允许管理人员新增、修改、删除、启用、禁用“查新目的”选项，如科研立项、博士点基金、新教师基金、科研成果鉴定、科研成果奖励等，用户通过勾选就可完成查新目的填写。

检索库名维护主要是根据《科技查新规范》要求新增、修改、删除需要进行检索的中文文献数据库，为自动生成查新报告提供后台数据。

工作人员管理由管理员完成，不但可以增加、修改查新工作人员，更重要的是赋予工作人员不同的系统使用权限，及时启用或禁用查新人员使用系统的权利，大大提升系统的使用安全。

3.2.3 查新统计模块

统计模块是系统中非常重要、不可或缺的模块，也是管理系统功能完备的重要标识。利用本查新系统，可对某段时间内的查新工作分别按照查新员、委托单位、查新目的、查新范围、查新状态、查新点、查新费用进行统计，全面掌握查新课题的分布概况。此外，还可以统计未受理的查新申请量，用以考察机构整体查新能力和实际需求之间的差距，统计结果可以输出Excel文档。

3.2.4 查新助手模块

顾名思义，查新助手是查新人员的帮手。系统提供“检索数据去重”、“近义检索词库”、“国外库列表”等查新助手，帮助查新人员提高查新效率。

（1）检索数据去重

通常，中文查新数据库至少有十几个，包括中国知网和万方数据的期刊论文、学位论文、会议论文、科技成果等数据库，以及中国科技期刊数据库、国家知识产权局专利数据库等。不同数据库的文献输出字段名称和格式各不相同，“检索数据去重”功能将不同数据库的文献按类型集中、剔除相同文献、计算文献总数并统一编号，可分别按照附件中要求的详细记录格式、查新报告中要求的《文后参考文献著录规则》（GB/T 7714 2005）格式导出，大大节约了查新人员整理附件和撰写查新报告的时间。

“检索数据去重”（图4）的原理：（1）将不同数据库的字段名称进行标准化处理；（2）将某个或某些字段设为“去重字段”，根据“去重字段”对文献进行重复性检测，找到重复文献并予以剔除；（3）每种文献类型的字段名称、去重字段等可以根据需要设置和维护更新。以期刊文献为例，不同数据库中的“篇名”字段分别有“篇名”、“【题名】”、“题名”、“Title-题名”、“Title"等多种形式，通过“检索词维护”功能将其标准化为“篇名”字段，并作为“去重字段”，这样篇名相同的两篇论文可以去重、作为一篇文献导出。通过对不同文献类型及其相应字段的设置和维护，实现了检索结果的统一格式导出，且没有重复。

（2）近义检索词库

“近义检索词库”是可以自行维护的功能之一，将常见的、不容易表达全面的某一主题概念的同义词、近义词及不同书写形式归纳总结，建立一条记录并命名。利用该功能，可方便、有效地提醒查新人员选择检索用词，避免因用词不全造成漏检，是查新人员的得力帮手。此外，近义检索词库还嵌入了中国知网的“翻译助手”，实现查新系统内外数据库检索词的联合检索。endprint

（3）国外库列表

“国外库列表”具有整理国外数据库输出格式的功能，导入Dialog联机时的外文数据库记录后，系统可以按照查新报告要求的格式自动输出数据库列表，代替了原来的逐项录入。

3.2.5 我的信息模块

个人信息的维护模块，包括基本信息和密码维护。使用权限只能由管理员修改。

4 系统优点

4.1 严格的权限管理

为了保障安全运行，系统实行严格的权限划分和管理，使查新人员各司其职，达到系统化和规范化管理的目标。根据查新人员的业务划分，有管理员、查新员、审核员三种权限。

4.1.1 管理员权限

管理员拥有使用系统的最高权限，包括：

①查新人员的增加、修改。

②查新人员的启用、禁用。所有查新人员的信息均不删除，但如果某查新人员不再需要或不允许使用该系统，可以采用禁用功能，禁止其使用系统的权利。

③管理模块的操作和维护。

4.1.2 查新员权限

查新员权限包括：

①查看所有新查新申请、已受理查新，以了解新查新申请以及已受理但还未分配或认领的查新申请。

②查看、处理自己名下的处理中查新和已完成查新。

③统计自己的查新量。

④使用查新助手。

⑤查看、维护自己的信息。

4.1.3 审核员权限

审核员权限：除了可以使用查新助手和查看、维护自己的信息外，只有处理待审核查新的权限。

4.2 规范的流程管理

根据科技查新业务的实际需求，清华大学科技查新工作有一套严格的流程（图5）。查新系统严格按照此流程开发设计和实现，旨在提高工作效率和管理水平。工作流程体现委托人和查新机构之间的密切联系，也充分体现科技查新的质量保障。

4.3 快捷生成查新报告

依据教育部发布的《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》，查新报告的撰写必须符合规范要求。

利用本查新管理系统，可以自动生成符合规范的查新报告的全部框架内容，有效地减少了部分工作量。其中：

①报告封面的全部内容以及正文中的查新项目名称、查新目的、科学技术要点、查新点与查新要求，系统可以依据查新合同自动生成；

②查新机构、查新员及审核员声明、附件清单、备注等，系统自动生成，多数内容固定不变，仅有个别需要查新员修改；

③文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论这3项，除部分共性内容自动生成外，其余部分则需要由查新员依据检索过程和文献分析结果撰写，这是查新报告的核心内容。

目前，系统包含的查新范围分别为国内、国外或国内外，查新点为单个或多个的6种查新报告模板，系统依据查新合同中的要求自动生成相应的查新报告（图6）。

4.4 灵活的系统设计

从科技查新业务的长远发展考虑，为保证及时适应科技查新业务的变化，科技查新系统的设计非常灵活。主要体现在：

①查新任务可以由管理员分配，也允许查新员主动认领、拒绝查新任务。

②查新员可以选择审核员。审核员也可以拒绝审核。

③已受理查新、处理中查新仍然可以撤题。

④系统管理模块中的7大功能都可以自行维护。

⑤业务统计可以选择输出字段。

⑥“检索数据去重”模块中可以维护文献类型。更为重要的是，当某一数据库的输出字段、名称、格式发生变化时，可以维护字段的别名，以保证输出功能正常，格式统一。

⑦近义检索词库的自行维护。

⑧管理员可以在管理员、查新员、审核员之间转换角色。

4.5 全面的业务统计

如前所述，系统提供了多种统计入口，实现按受理时间、完成时间、查新目的、查新范围、查新点、查新状态、查新费用、委托人、委托单位、未受理申请进行统计，统计结果可以导出，生成Excel文档。管理员既可以统计全部，也可以统计个人业务量。查新员和审核员则只能统计自己完成的查新任务。

4.6 方便的查新助手

系统设计了多个查新助手，其中检索数据去重省去了附件中中文文献的整理过程，近义检索词库则在检索过程中对检索词的选取起到辅助作用。

5 待加强之处

科技查新系统正式使用一年多来，大大方便了查新用户和查新人员，提高了查新效率和查新质量，效果非常明显，达到了预期目标。

随着科技查新工作的不断发展，会不断产生新的问题，系统也相应地需要开发新的功能，以促进查新工作的规范化和效率化。

科技查新过程中涉及Dialog联机系统以及部分馆购资源，而不同数据库的文献输出格式不统一，并且检索结果会有重复，需要花费大量时间对其进行去重和整理。针对国内十几个数据库的中文文献，系统已通过“检索数据去重”功能实现了文献的去重和统一格式输出。但针对外文数据库及Dialog系统中的外文文献，现阶段，系统还无法实现外文文献的去重和统一格式整理。这是近期系统开发设计的重点，虽然有一定难度，但如果开发成功，可以进一步提高工作效率。endprint