电子资源管理催生图书馆新架构

刘素清

摘要

当电子资源日益成为图书馆的主体资源时，在印本资源环境下建立的图书馆线性管理模式已经无法适应电子资源较复杂的管理要求，图书馆必须调整业务流程，进行机构重组，才能适应电子资源的发展。该文对国内外图书馆基于业务流程变化进行的机构重组情况进行了回顾，特别分析了国内图书馆电子资源管理以及组织结构问题，最后给出了基于业务流程变化进行机构重组的建议。

关键词

电子资源管理 业务流程 机构重组

上个世纪中期以后，随着Web的兴起和普及应用，基于Web的电子资源得以飞速发展。以外文电子期刊为例，1995年有电子期刊115种，1998年增长到1300种，到2004年达到约30000多种。电子资源的迅猛发展不但改变了图书馆的馆藏结构，也对图书馆的业务流程、管理和服务模式提出了挑战，现行的图书馆业务流程和架构是在印本资源为主体的环境下构建的，文献的管理是线性的，即从采购、分类编目到借阅服务和典藏维护，一般是由几个相对独立的部门分别完成的，而电子资源在采集、存储、访问、维护、保存等方面具有动态性和周期性，传统的线性管理模式无法适应电子资源较复杂的管理要求，当电子资源日益成为图书馆的主体资源时，这一问题就更加凸显出来。在电子资源繁荣发展的近20年里，国内外的图书馆一直孜孜以求，力图寻找一种科学高效的管理方式，从早期套用印本资源管理模式，到研发独立的电子资源管理系统（ERMS）、网络级发现系统，再到下一代图书馆系统，可谓模式百出，方法各异，但迄今为止电子资源的管理还很不成型，笔者认为，电子资源管理的关键不是系统问题，而是图书馆流程和架构的重组问题，图书馆必须调整业务流程，进行机构重组，才能适应电子资源的发展和管理要求。

1 基于业务流程变化的图书馆机构重组概况

电子资源在授权、获取、网络、定价、所有权和迅速变化的技术和标准方面引起诸多复杂的问题。对于电子资源，采选人员不能单独决定是否采集，而必须在馆内与其他部门进行密切协商以评估该资源的适用性才能决定，通常情况下需要与技术、采访、资源发现与组织、法务及服务部门协商，而且流程要比印本资源的采访复杂得多，除了内容选择，还包括谈判、许可、开通试用、数据库激活、使用统计、评估、续订和用户支持等。电子资源的复杂管理要求改变了图书馆的传统业务流程，使图书馆的技术业务与公共服务的界限日趋模糊。为了适应电子资源的发展要求，图书馆必须进行基于流程的机构重组。

1.1 国外图书馆业务流程变化以及机构重组概况

机构重组向来都不是一件容易的事情，尤其在图书馆界，有史以来，图书馆就是一个以人为中心的机构，以人安排工作的比例远远大于让员工适应工作。根据海逊（A.Hirshon）的研究，从1975年到1991年，图书馆自动化技术的发展使得图书馆的采编流程发生了很大变化，但是令人难以置信的是除了部分图书馆将采访和编目合并以外，从1975年到1991年间大部分图书馆的组织机构都未改变。美国研究图书馆学会（Association of Research Librar-ies，ARL）1987年和2007年的两次统计，也得出类似结论，这20年间，藏书建设实践发生了很大变化，但图书馆组织结构变化却很小。究其原因，主要是因为自动化技术及其相关工作并未改变图书馆的线性工作模式，但电子资源则不同，它具有周期性循环、螺旋式上升的特点，图书馆原有的单一线性组织结构不能适应其发展，必将引发机构变革，尽管这种变革还比较缓慢，但它已经在发生和演进。电子资源管理引发的图书馆机构重组历程可以分为三个阶段。

1.1.1 第一阶段：电子资源适应印本资源为中心的架构（上世纪90年代中期到21世纪初）

在电子资源兴起早期，图书馆是不愿意变革的，只有少数图书馆敢于冲破传统，对机构进行调整。如美国内华达大学图书馆在上个世纪90年代中期就成立了一个新的部门“知识检索管理”（Knowl-edge Access Management），该部门包括编目、系统以及网络开发与维护，它将内部服务与公共服务合并在了一起。又如康奈尔大学图书馆于2002年对技术业务部进行重组，不但增加了元数据服务小组，而且将采访和书目控制合并，并在其下设立电子资源工作小组。但从总体上看，在电子资源出现的最初几年，大部分图书馆都没有发生机构重组，都是将电子资源的相关职责，如谈判许可、知识库管理、电子资源激活等添加到了现有的工作职责中。波兰的贝德纳雷克一米哈尔斯卡（Bozena Bednarek-Michalska）于2002年形象地描述了世界范围内图书馆员奋力应对电子资源的情况：图书馆的每个部门似乎都必须吸收一点与电子资源相关的工作。为电子资源设立专门的岗位势在必行，但到底设立在哪里？采访部、编目部、期刊部或参考咨询部都在讨论之中。另外一个焦点就是电子资源岗位到底包括什么职责？采访？资源管理？保护与藏书建设？认知的不同，导致了电子资源工作职责的差异。

1.1.2 第二阶段：机构重组适应电子资源的发展（21世纪前10年）

首先，作为印本资源管理流程“附加”模块的管理方式瓦解。随着电子资源经费和数量的快速增长，特别是大规模的全文数据库以及诸多大型出版社的电子期刊的引入，以及始于21世纪初的连续出版物e-only收藏政策的推行，导致了电子资源管理作为印本资源管理流程“附加”模块的工作模式开始瓦解。因为印本资源的处理过程，如订购、催缺、装订和编目不能完全应用到电子资源管理中；同时电子资源又有新的流程需要考虑，如开通试用、跟出版商直接进行价格谈判、许可、设置和维护检索。按照文献题名逐一选择、订购、记清单、签收和续订的线性流程逐步被按照内容包进行管理的多方位和周期性的流程所替代，而该流程是现存集成系统和工作流程所不能容纳的。

其次，新的流程催生图书馆的机构改革。这十几年中，大部分图书馆设立了电子资源部门或者新岗位，或者完成了从印本资源到电子资源转化的机构重组。机构重组的核心是将内部技术业务与公共服务融合。伯克和麦康奈尔（Burke & McConnell）很直接地描述了这种融合：“在公共服务和技术服务领域，‘我们与‘你们区分的时代已经过去，现在两者的角色交叉已经势不可挡”。图书馆重组的方式多种多样，有的设立跨部门的委员会去协作，如美国利哈伊大学（Lehigh University）成立由采访、藏书建设、连续出版物、咨询服务人员共同组成的委员会去推进协作；有的设立电子资源馆员岗位，馆员职责有的侧重在技术业务，有的侧重在公共服务；也有按照文献类型重组机构的，如：澳大利亚新南威尔士大学图书馆（University of New South Wales Li-brary）将原来的“图书期刊部”分成了电子资源、印本资源、数据库商以及财务处理服务三部分。最有争议的变革是美国西北大学图书馆于2007年将电子期刊和印本期刊完全分开，成立了专门的“电子资源与评估部”，原来的印本资源归到了重组后的采编部。endprint

其三，人力资源情况。无论形式如何，机构重组已经发生，图书馆用在电子资源的人力明显增多，根据华盛顿州立大学图书馆朱莉荭关于图书馆管理者对技术服务主任岗位职责要求的研究，1996-1998年，技术业务部主任岗位中关于电子资源管理的职责只占1.59%，而2006-2008年增加到了19.15%；加德纳（Susan Gardner）2001年对ARL成员机构做了一个调研，以期发现电子期刊向e-only转变对图书馆人力资源配置的影响，调查发现，73%的人认为电子期刊的工作员工增加了，97%的人认为员工花在电子资源上的时间增加了，88%的人认为电子期刊需要专业馆员参与。但总体上看，电子资源的馆员数量与电子资源的发展规模不成比例。巴恩斯（Matt Barnes）于2009年在一个会议报告中分析了这一问题，他指出在技术业务部门75%的员工负责印本资源的工作，25%的员工负责电子资源，但是60%的经费都花费在了电子资源上。他建议最起码应该有60%的员工负责电子资源工作。总之，这个时期，不管规模大小，大部分图书馆只雇佣1-3个专业馆员负责电子资源业务，再辅之以少量电子资源助理，有的甚至没有电子资源助理岗位。

其四，电子资源岗位职责和隶属部门分析。奥尔比茨（Rebecca Albitz）于2002年对1996-2001年间电子资源馆员的岗位进行了分析，分析集中在三个问题：电子资源岗位设在哪个部门、岗位对资历的要求和具体职责。研究发现42%的电子资源岗位设置在公共服务部门，33%设在技术业务部门，26%设在两个部门或者在岗位描述中不明确；职责要求中主要强调公共服务（咨询占58%，书目指导占53%），同时也包括技术业务的诸多方面，包括网页设计与支持、藏书建设、自动化与技术支持以及学科馆员、连续出版物、编目、采访、版权和数据收集，这些岗位职责对电子资源馆员的要求是“万能”的。克罗尼斯和亨德森（Croneis & Henderson）于2002年对美国《大学与研究图书馆新闻》（College & Re-search Libraries News）1990—2000年间电子馆员岗位的研究正好印证了奥尔比茨（Rebecca Albitz）的研究，他的研究发现电子资源岗位仍旧是强调公共服务职责，这不足为奇，因为早期的电子资源如光盘工作站等主要是在公共服务部门如咨询部等提供服务。费希尔（William Fisher）于2003年分析了1985-2001年在《美国图书馆》（American Li-braries）上发布的电子资源馆员岗位，大部分岗位设置仍聚焦在公共服务，尤其是参考咨询和书目指导。

当电子资源在规模和范围上增加时，其业务内容如谈判许可、认证机制、通过网页和联机目录提供服务等需要更多部门参与，电子资源馆员主要分布在公共服务部门的情况发生了变化，2007年，奥尔比茨和谢尔本（Rebecca Albitz，Wendy Alien Shel-burne）对电子资源岗位在管理体系、职责和职业经历等方面的变化进行了调研，发现了一个完全不同的结论，52%的电子资源馆员在技术业务部门工作，25%在公共服务部门，30%在藏书建设部门，只有19%的员工在咨询部，17%在培训部。职责主要是技术、公共服务或行政管理，具体为：购买、审核和协调占71%，许可、价格谈判占62%，管理和协调电子资源占57%；电子资源馆员的职责一直在动态变化，除传统角色外，还融入了网页设计、系统管理、合同律师、技术工程师等角色的任务，只有当这些角色在图书馆界成为共识，电子资源馆员的定义和职责才能标准化。

其五，形成了分布与集中两种模式。电子资源工作模式的多样性导致了图书馆技术业务部门组织结构的多样化。但总体上可以分为分布式和集中式两种。大部分图书馆将与电子资源相关的工作分布在不同部门，通过一个电子资源馆员协调各个部分。根据美国研究图书馆学会（ARL）对“电子资源管理”的调研，68位被访问者中有66位认为他们的机构组织和人力资源是分布式的。分布式是必需的，因为电子资源管理流程要求与技术业务和公共服务人员之间有深层次的协调、交流。但对于一些图书馆来说，他们倾向于将电子资源管理集中在一个部门，尤其是当大部分资源都转成电子资源时，这种集中式管理模式比较方便。如美国弗吉尼亚州的欧道明大学（Old Dominion University），2002—2005年印本期刊减少了25%，但电子期刊订购增加了300%，印本期刊的工作量减少，但电子期刊编目却出现积压，经过流程分析后，管理人员决定建立专门的电子资源和连续出版物部门来处理电子资源业务。又如印第安纳大学伯明顿图书馆把原来分散在三个部门的电子资源集中在“连续出版物和电子资源采访组”处理，职责包括所有印本和电子期刊管理。

1.1.3 第三阶段：电子资源管理朝整体化管理模式发展（2010年—）

起初，电子资源馆员把时间和精力主要花在传统技术业务流程最相关的部分，如许可、谈判价格、购买内容等，经过一段时间，这些挑战已经被解决，电子资源管理从依赖于一个集成系统就能处理的采选、付费和著录等模式转变到由多个系统处理的数据管理模式。用户通过联机公共目录（OPAC）之外的诸多系统跟电子资源交互，包括开放链接（OpenURL）、数据库和电子期刊导航系统、元搜索/联邦检索、发现系统、搜索引擎、浏览器工具LibX等，电子资源管理因此变成了多个系统的数据管理，检索和发现问题占据了电子资源管理的大部分工作。

除了检索和发现以外，电子资源的管理还涉及到资源建设、系统和流通等部门的工作，需要从整体上考虑。从资源建设角度看，传统资源建设的数据通过图书馆自动化系统就可以收集到，而电子资源的统计和分析比印本资源复杂，需要了解新的文献计量标准，理解各个选项之间的关系，而且要对不同数据库商的数据进行装载、清理和质量审核。从系统角度看，当图书馆系统全部移到云端，不需要再做本地维护时，跟系统相关的工作就变成了确保互操作性、迁移数据、理解界面和用户的交互、与用户的联系，电子资源馆员与支持电子馆藏的系统打交道更多，其职责更像传统系统部所做的工作。从流通业务看，电子资源管理与流通部工作的交叉也非常明显，表面看，两个部门因为载体类型不同工作是完全分离的，但他们在给用户提供检索这点上是相同的，流通负责安排和管理书架上的图书，电子资源负责管理图书馆主页、目录和其他系统中的资源，流通人员帮助读者寻找找不到的书，电子资源管理人员帮助读者修复问题链接。电子资源和流通工作都与系统和用户打交道，需要一个整体的方法去帮助公共服务和技术业务的融合。比如成立一个数据部门对许可、获取、著录、数据集检索以及帮助用户掌握查找、整理、分析数据的整体化方法。另外，不同的电子资源载体如流媒体、电子书、电子期刊也需要统一考虑。如美国科罗拉多大学图书馆，把传统的采编和电子资源建设整合成：资源获取部（ResourceProcurement），负责印本资源和电子资源的用户请求和采购；资源处理和著录部（Resource Processingand Describing Unit），负责所有资源的接收、上架或提供检索；资源维护部（Resource Maintenance U-nit），负责对资源交付使用后所发生的变化进行处理。endprint

这个阶段电子资源的管理不再局限于电子资源的采集和使用，而是把系统、资源和检索服务融合在一起，将电子资源和印本资源进行整合管理，在机构组织上也体现了这样的特点。

2 国内图书馆电子资源的发展、管理与组织架构

国内图书馆的电子资源建设比国外稍晚，但发展很快，自1998年1月中国高等教育文献保障系统（China Academic Library Information System，CA-LIS）开通了全国第一个网络数据库Science Online后，电子期刊、文摘索引数据库、电子图书等纷纷购买和引进，到2005年左右，图书馆的学术性电子资源的主体建设框架已经完成，之后就是根据用户需求和学科发展等不断补充和完善。根据肖珑报告，2012年CALIS引进外文数据库129个，总费用约7亿人民币。国内电子资源管理具有如下特点。

2.1 缺乏适应电子资源的组织架构

国内图书馆电子资源管理的发展历程跟国外图书馆类似，早期也是作为印本资源管理流程的附加模块，随着电子资源的快速增长，一些图书馆逐步开始设立电子资源岗位，人员多设在公共服务部门，如咨询部、文献服务部等。2005年前后，有些图书馆开始人力资源调整，将电子资源馆员调整到了采编部门。笔者选择电子资源收藏比较丰富的一些图书馆，如北京大学、清华大学、复旦大学、中国科技大学等十几所图书馆进行了简单的网页调查，从它们的组织机构来看，基本没有图书馆为电子资源工作设立一个独立部门的，大都是在资源建设部或者信息资源部设立电子资源岗位。根据杨荣蕙介绍，香港中文大学为了将电子馆藏的管理及相关的工作整合起来，在2009年从现有的图书馆架构中，建立了一个新的部门“电子馆藏管理组”，隶属于“采编及馆藏发展部”领导，这是国内图书馆设立独立部门管理电子资源并做策略性规划的先期案例。

总体上，国内高校图书馆一般在资源建设部配置1—3个电子资源馆员专门从事电子资源工作，以北京大学图书馆为例，在资源建设部有两个电子资源馆员，一个负责中文，一个负责外文，在信息咨询部有一个电子资源馆员负责后期的发布、使用统计分析和处理。2013年，北京大学图书馆电子资源采购经费占图书馆所有采购经费的35.5%，但电子资源馆员在整个资源建设队伍中的占比只达到5%。随着电子资源日益成为主导资源，这样的人员结构比例将不能适应新的工作流程。

2.2 尚未形成以电子资源为主体的工作流程

目前国内电子资源的管理沿袭的还是印本资源的线性流程，电子资源馆员的职责主要是负责订购资源，很少参与知识库管理、用户服务、使用统计分析等，用户服务和需求由公共服务部门负责，电子资源管理系统应用不普及，电子资源的揭示主要通过导航，有的还停留在手工阶段，电子资源跟其他资源的整合程度不足。近两年，一些研究型图书馆开始使用发现系统来提供电子资源的整合，但在稳定性和中文本地化方面还任重道远。

3 电子资源管理呼唤新的组织机构

电子资源管理的核心不是系统问题，而是流程和组织结构重组问题。新的组织结构可以有多种方式，主要取决于电子资源以及相关服务跟传统部门之间的联系，在新的电子资源环境下，图书馆的传统功能还是需要的，因为书还是需要人购买，经费还是需要管理，但电子资源人员的比例以及放在什么部门——技术服务部门还是流通部门取决于图书馆对及时（just in time）服务以及用户直接购买模式的支持程度。类似地，图书馆将仍旧需要人做元数据编目，但传统编目职责与知识库管理以及数据处理的职责之间的平衡将会决定编目工作是偏向技术服务还是偏向系统服务。电子资源管理不仅仅是与印本资源管理不同的工作流程，更重要的是它在检索服务方面迈出了一大步，传统印本书的整架可以使资源容易找到，电子资源的数据管理使用户更容易发现在线资源。划定印本资源工作与电子资源工作的比重是图书馆组织架构未来完全转变的基础。

图书馆如果要构建适应所有资源类型的组织机构，图书馆的员工必须熟悉电子资源管理的概念。建议如下：

（1）将电子资源管理系统扩展到图书馆所有相关部门：技术业务、馆际互借、藏书建设。尽管电子资源系统只是传统图书馆集成系统和网络级图书馆系统之间的过度，但它毕竟反映了电子资源周期性工作流程和知识库工作环境。

（2）用户利用电子资源过程中的问题、解决途径以及评估方法也要与其他部门，尤其是流通阅览部的人员分享，使得他们对电子资源更加熟悉。图书馆对用户的问题应该寻求一个统一的解决办法，而不是把用户的问题分散在咨询部、流通部和电子资源部分别解决。其实，最具有变革潜力的应该是流通部，当印本资源被移走或者摒弃，图书馆需要思考通过什么方式给用户提供清晰稳定的图书馆资源检索。目前，大部分图书馆对电子资源只提供工作时间的帮助，没有像印本资源那样有专门的人力发现并修理故障（如传统流通业务提供整架服务），如果传统服务是书架维护和借阅，那么电子资源服务应该是技术保障和支持、主页维护和使用测试等。为用户提供可持续性服务是图书馆电子资源检索服务的关键。

图书馆的未来在于深层次的评估和数据分析，紧跟商业技术的发展创新图书馆的服务，根据用户需求建立真正智能化的业务流程，积极对员工进行培训，构建新的图书馆架构，让他们在资源和服务的整体化管理新模式中重新找到自己的位置，才能保证图书馆在信息多元环境中不被淘汰。endprint