档案信息安全问题探究

胡艳桃

摘 要：档案信息是各种社会实践活动的历史记录，需要内容系统、载体完好地保存下来。新型档案载体的不断涌现，赋予了档案信息安全以新的内涵和更高的要求，我们档案工作者必须牢固树立安全第一的意识，要贯彻“以防为主，防治结合”的工作思路，积极地防范一切不利于档案信息安全的因素，运用先进的档案安全管理措施，切实保障档案信息安全，使之更好地服务于全社会的各个领域。

关键词：档案信息；安全；防治

随着现代信息技术的迅猛发展，我国档案信息化建设步伐正不断加快。在此过程中，档案信息安全管理工作是档案信息化建设中极为重要的组成部分。档案信息安全是有效利用档案文件、实现档案工作目标的前提，是实现档案信息资源共享，提高工作效率，加快档案事业发展的基础和重要手段。因此，档案信息安全管理工作质量的高低，对提高整个档案管理的工作水平具有决定性的影响。档案信息管理的好，就能使档案的整理、鉴定、统计和利用等工作得以顺利展开，对提供利用和编研创造便利条件，发挥其更长远的作用，产生更大的社会效益和经济效益。反之 ，如果档案信息得不到安全的保护，残缺损毁，失密泄密或管理杂乱无章，则前面的收集整理等工作就会前功尽弃，更谈不上检索利用，使档案信息的保存和利用价值大打折扣，其他环节也都会受到影响而不能正常开展，严重的甚至会给相关方面造成不可估量的损失。

新型档案载体不断涌现，更赋予了档案信息安全以新的内涵和更高的要求，如何最大限度地防止和减少档案信息的损毁，延长档案信息的使用寿命，维护各种档案信息的系统性和完整性，更好地保证档案信息的安全成为当前迫在眉婕的重要命题。笔者总体分析来看，影响档案信息安全的要素有主要有环境因素，管理因素，人为的因素和技术因素四个方面。

1 防止环境因素对档案信息的不法侵害，加强档案管理基础设施建设

这里的环境因素不仅仅是指档案库房的温度，湿度、防光、防虫、防火、防盗，还包括各种自然灾害，如火灾、水灾、地震等都会给档案信息资源的安全造成不可弥补的缺失。高温高湿库房环境可促使纸张发生水解—氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象；灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌，污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；还有霉菌、驻虫、鼠类的破坏作用也是不可忽视的，不仅能造成纸质载体的机械强度下降，字迹褪色等，还能危害照片、磁带等新型载体；此外就是要防止地震、水灾、火灾等突发性自然灾害对档案信息的破坏。在档案馆新建、改建和扩建阶段严格按照《档案馆库建设标准》和《档案馆建筑设计规范》的要求，在档案馆的选址、防水、防火设施等方面，从安全第一的角度出发进行建设配置，如远离地震带和易燃易爆的场所，安装自动报警、自动灭火设施或配备灭火器材、防火门，装具采用不燃烧材料或难燃烧材料等。

2 防止管理因素给档案信息安全带来的危害，切实做好安全防范管理措施

即使是在最佳的保存环境中，档案载体本身总会随着时间流逝发生某种物理或化学作用，难以永久承载档案信息。大量具有永久或长期保存价值的档案信息被保存在寿命相对短暂的档案载体中，一旦超越这些载体寿命的极限，档案信息就有全部消失的危险，这将是巨大的、无法挽回的损失，因此我们必须认真面对这个严峻的问题并加紧采取安全防范管理措施。熟练掌握各种档案实体对保存环境的不同要求，采用最佳的保存方案进行保存，要定期检查各类储存载体的安全性，目的是及时发现安全隐患并及时解决。对纸质档案而言，主要检查纸质档案是否存在破损、驻虫、霉变、字迹褪色等情况，存在问题的马上采取措施进行修复、加固、除霉、去污等；对电子档案而言，主要是检验磁盘或光盘等是否存在物理性损害，如载体有无划痕，是否清洁等，一旦发现问题马上采取修复抢救措施。对具有高价值、高利用的档案信息采取异质、异地备份的手段进行信息迁移，即将短寿命介质中的档案信息迁移至长寿命的档案介质中，如纸质载体或缩微胶卷，这两种介质在历史的长河中经受住了时间的考验，是目前具备长期保存能力的有效载体。对具有长期保存价值的缩微品或光盘等应进行有计划、分步骤的异地备份。

3 防止人为因素对档案信息的不法侵害，增强对档案信息安全的防范意识

档案管理人员是安全管理措施的执行者，在工作中，档案管理者的安全意识淡薄，档案信息化管理的观念落后，不接触新技术、新知识，缺少信息化意识，对档案信息化管理的重要性和必要性认识不够，管理措施不到位，人员文化素质低、技术水平低、专业知识与技能薄弱，对计算机和网络信息系统的保密安全措施不熟悉，都会导致档案信息泄漏，造成工作的失误。档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全，做到不丢失、不损坏、不散、不乱，这就要求档案管理人员必须有较强事业心，从思想上高度重视，深入开展保密宣传教育，加强相关法律、法规的学习，增强安全防范意识，认清档案丢失、泄密和非法活动对国家安全利益构成的严重危害。在相关制度的监督下，档案工作人员要规范自己的管理行为，严格按照规章制度办事，执行有力、到位，形成严谨、认真的工作作风。防止档案秘密的外泄，把保守国家秘密作为自己的职责和义务。档案管理部门要加强对档案管理人员的业务培训，同时，要定期进行保密安全教育，让档案管理者了解最新的计算机系统、网络、数据和数据库系统的安全保密措施，增强档案管理人员的保密安全防范意识，结合自身工作实际，发现、排除日常档案工作中可能存在的安全隐患。

4 防止技术因素对档案信息的影响，及时预防和应对各种信息化风险

信息化应用系统的专业技术性和知识综合性，以及海量电子文件的存储与保管，是引发档案信息安全问题的风险基地。档案工作者应及时参与继续教育，更新知识结构，了解和研究电子文件及其工作机理。保证档案信息的不流失、不泄密，关键是要确保档案信息网络的安全，如进行入网访问控制，设置信息防火墙，对进出网络的数据进行实行监控，禁止不法访问者访问网络，并对入侵网络的恶意行为进行识别和响应处理。同时还应采取身份鉴别和权限控制的措施，防止不法访问者绕过防火墙对数字档案信息进行不法侵害，杜绝随意拷贝、复制档案信息的可能。档案信息的迁移、临时备份等工作统一采用安全系数高的专用U盘、移动硬盘等。此外，特别不能忽视的是计算机的隐形“杀手”----电脑病毒，作为一种具有破坏、复制性和传染性的程序代码，它不仅能破坏计算机操作系统、篡改或删除信息数据，还能窃取用户信息和机密文件，对档案信息安全形成其大的威胁。因此档案管理人员一定要对电脑病毒提高警惕，使用安全性较高的防毒、杀毒软件并及时更新，做到无漏洞运行，发现病毒立即识别并做出相应处理，实现对计算机病毒实时全方位监控。对计算机数据库进行定期备份，确保系统出现灾难性后果后能迅速恢复运行，实现档案信息的安全。

参考文献

[1]薛四新. 文件档案信息安全管理对策研究 ，档案管理，2011（1）

[2]吴广平、向阳. 档案保管工作，档案工作实务，2011.6

[3]郭莉珠. 档案保护技术学教程，2000.8endprint