企业文秘与档案管理工作的有效结合

秦斐

摘 要：企业文秘与档案管理工作一体化已经成为一种趋势，如何将二者有效结合起来成为企业管理工作的重心之一。传统管理方法下，文秘工作主要负责企业、领导日常工作安排，帮助企业管理人员处理各个部门之间的文书、公文等，而这些文书和公文就构成企业档案管理的基础部分。在新时期下，随着企业管理理念的不断改革，效率成为企业管理追求的首要目标。将企业文秘与档案管理工作有效结合起来对于提高企业管理效率是很有好处的。

关键词：文秘；档案管理；结合；效率

1 企业文秘与档案管理工作概述

1.1 文秘工作

企业管理中，文书工作与秘书工作合称为文秘工作。文秘工作在企业整体运行的过程中起到一种承上启下的作用。文秘工作者的工作能力对于整个企业的运作会产生极大影响，通过文秘，将管理部门与职能部门紧密联系起来，对企业管理者来说起到一种辅助作用，帮助管理者提高工作效率。文秘在日常工作处最主要的职能就是协助管理者工作，帮助搭建管理者与各个只能部门之间的桥梁。管理者下发的命令指示需要通过文秘传达给各个部门，而各部门对生产管理状况等的反馈则需要通过文秘传达给领导。“它的基本任务是：正确地建立文书处理工作秩序，及时、准确、安全地处理来往文书；辅助机关领导者处理日常活动中的政务事项；密切机关之间、上下之间的联系。”[1]文秘工作最重要的产物就是各种公文、章程等等，而这些文件构成了档案的最基础部分。

文秘工作对于企业管理运作是十分重要的，构成了企业运作管理的最基础、核心部分，他们可以直接接触到管理者，帮助协调管理者与各部门以及各个部门之间的工作关系，有序的文秘工作可以提高企业工作效率，促进企业效益的增收。

1.2 档案管理工作

档案管理工作对于企业来说同样很重要，涉及到多方面的内容。档案是企业在运作过程中产生的所有数据、结果等的总和，包括人事档案、生产备案、销售结果等多方面内容，是企业制定方案、制作预算、人事变动等的主要数据来源。进入新时期后，为更好促进企业发展，提高企业工作效率和经济效益，国家相关部门制定并颁布了《企业档案管理办法》，将企业档案管理进一步规范化、科学化。

2 企业文秘与档案管理工作的联系与结合

2.1 二者联系

从企业整个行政管理机制来看，企业的文秘与档案管理工作都是基础性工作，为企业其他事项的运作起到铺垫和沟通作用。所以首先从总体上看，二者构成一种相辅相成的关系。文秘工作的最直接成果是公文，而各种公文的总和则构成档案的一部分，或者我们也可以人文公文就是档案的前身。只有在文秘工作的有序、有效进行之下，公文才会有秩序的成为档案的一部分。文秘工作者对于公文的撰写和制定在此环节中起到关键作用。在社会主义市场经济体制下，不同企业的所有制形式有所不同，所以对于公文拟制的相关规定也有所不同，这就对公文的质量有着很高的要求，从而对于从业人员的要求也会增加。

其次，从文秘工作者的从业要求以及企业管理需求来看，“档案管理是每个文秘工作者的职责范围，文秘工作避免不了要做一些档案管理，这既符合文秘的工作性质，也符合用人单位的工作分配规则。用人单位向来把档案管理工作分配给文秘来处理，因此，说档案管理是文秘工作者的一门必修课是符合理据的。”[2]

同时，从二者的工作范围来看，文秘工作与档案管理的工作有很多共通之处，联系是极其紧密的。文秘在日常工作时会记录企业运作的各种活动、实践过程，而档案管理也是需要将这些已经形成的文件记录和保存下来，所以很大程度上二者的工作目的是基本一致的。由此可以说明文秘工作者不仅需要记录档案，更需要将这些档案保存下来。

2.2 有效结合

从上文我们知道文秘工作与档案管理处于一种相辅相成的关系，并且在工作目的和工作职能上有许多共通之处。所以在新时期下，随着科学管理理念的引入，越来越多企业倾向于精简部门，文秘和档案管理工作在这时就会有效结合起来。“文件是文秘工作与档案工作衔接的主体，档案资料主要来源于文件，文件是档案的前身，文件质量的好坏直接影响档案的质量，没有高质量的文件就没有高质量的档案，而高水平的档案管理是建立在文书部门规范处理文件的基础之上的。”[3]

如何才能有效的将二者结合呢？随着信息化社会的发展，计算机技术不断更新，将现代信息技术引入企业档案管理之中成为有效的办法。除此之外，在将企业文秘与档案工作的结合过程中，我们还需要注意几个问题。首先在档案形成的初期，公文作为档案的前身，在其由文秘刚刚拟定形成并且在企业各部门之间流传工作的时候，这一时期还不能称作是档案。所以文秘从拟定之初就要把握好质量大关，遇到问题及时修改，将最终文件定档。其次，档案在经过一段时间的归纳整理后，文秘工作者要定期对档案进行审核检查，将重复累赘、没有意义的公文废弃，节省档案空间，增加工作效率，也为日后翻查档案减轻了工作量。但在此过程中文秘工作者在摒弃无价值档案时必须经过企业管理者的审核，不能完全凭借自己的主观意志来进行判断。并且现代文秘工作者应当学会应用计算机相关软件，将档案全部电子化录入电脑并做好相应备份，做到企业档案电子化。

3 结语

企业文秘与档案工作是紧紧联系在一起的，二者工作内容中有许多相似之处，如何将二者有机的结合起来成为新时期企业行政管理工作的重心之一。现代企业在招聘文秘工作人员时，往往要求他们除掌握常规性文秘工作技能外还需要掌握多方面的工作技巧，这实际上也为企业在工作中将文秘与档案管理工作的结合做好了前期准备。

对于现代企业管理来说，文秘工作时一种综合性、实践性较强的工作，需要文秘人员协调处理多方面问题，也是档案管理的基础性工作之一。随着社会经济的不断发展，信息化成为时代发展的趋势。信息化管理概念引入企业管理后，通过相关技术手段将企业文秘工作和档案管理工作有效结合以来，优化了企业内部的运作机制，对企业管理、生产都产生极大促进作用。

参考文献

[1]姚新颖.刍议文秘工作与档案管理的一体化[J].大众文艺.2014（20）

[2]马兰.浅谈企业文秘工作与档案管理工作的有机结合[J].甘肃科技纵横.2011年（02）

[3]惠芬 王永军.信息时代的文秘工作与档案管理工作[J].宝鸡文理学院学报.2006（12）endprint