信息时代档案工作应对挑战的新思路——读《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》

信息时代档案工作应对挑战的新思路——读《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》

曲春梅

(山东大学历史文化学院, 济南 250100)

摘要：档案信息化建设是信息时代档案工作的重要课题，《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》一书对我国的档案信息化以及档案信息伦理建设过程中所面临的问题与挑战进行了有益的探索。文章针对书中提出的形成档案信息资源集中与自治相结合的新型管理机制、对档案开放期限和开放鉴定的重新认识和定位、对安徽省档案资源整合与管理模式改革的思考、实现档案信息伦理建设与档案信息立法同构等内容进行简要评述。

关键词：档案管理；档案信息化；档案信息伦理；国家档案资源；信息公开

中图分类号：G279.27 文献标识码：E

作者简介：曲春梅，女，副教授。

收稿日期：2014-12-10

How to embrace the challenges in the era of information

——ReviewingforTheITApplicationtoArchivalInformationandthe

ConstructionofArchivalInformationEthicsinSocialTransitionPeriod

QU Chun-mei

(Shandong University, Jinan250100, China)

Abstract：In the information era, the IT Application to archival information has become an important topic in the archival circle. The book The IT Application to Archival Information and the Construction of Archival Information Ethics in Social Transition Period has made a preferable probe into the new issues and challenges we are faced with in the process of the construction of archival information and archival information ethics. This essay makes a brief comment on the suggestions mentioned in the book, the creation of a new management system which combines centralization and autonomy of archival resources, the recognition and reposition of the time limits and appraisal of the declassification of archives so as to find out solutions to the integration of archival resources, and to advance some management models for further study. The realization of both archival legislation and the construction of archival information ethics is also briefly expounded in the article.

Key words： management of archives; IT Application to archival information; archival information ethics; national archive resources; information publication; declassification of archive

随着信息时代的到来，信息化已经渗透到社会生活的方方面面。档案信息资源作为国家信息资源的重要组成部分，其信息化正在成为档案界理论研究和实践工作日益关注并深入探索的重要领域。马仁杰等著的《社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究》[1](以下简称《档案信息化建设》)一书，从战略规划、法律法规、政策制定、管理策略、人才培养、伦理建设、技术开发等诸多层面，对我国社会转型时期档案信息化工作以及档案信息伦理建设过程中所面临的机遇与挑战进行了系统的研究和探讨，提出了很多有价值的对策建议。近读此书，受益颇多，仅撷其一二，与读者共享。

1创新档案管理模式，形成档案信息资源集中与自治相结合的新型管理机制

《档案信息化建设》一书开宗明义，首先界定了档案信息化的概念，并强调了它在国家信息化发展进程中的重要性。档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，充分利用信息技术，对档案信息资源进行数字化、网络化管理，实现深度开发与利用，促进档案信息交流与共享，使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化，进而服务和推动经济社会发展转型的历史进程，是国家信息化的重要组成部分[1]。为促进我国档案信息化的协调发展，《档案信息化建设》在分析了我国档案信息化建设现状与问题的基础上，提出了局馆分开、政事分离，强化属地管理、破除条块分割，加强法制化和规范化管理、创新档案管理模式等一系列措施，对于优化和完善我国档案事业管理体制具有现实指导意义。以创新档案管理模式为例，书中提出的形成档案信息资源集中与自治相结合的新型管理机制的对策建议，对于解决目前档案利用需求复杂化、多样化与馆藏档案信息资源分散化的矛盾颇有助益。

针对我国目前档案资源多载体、多类型、多元化的发展方向，《档案信息化建设》指出，各级国有综合档案馆应平衡物理上“拥有”馆藏与逻辑上“存取”馆外档案信息的关系，并应更加重视“存取”，而不是一味地强调“拥有”。为实现这一目标，档案馆可建立一站式的档案信息检索平台和档案信息远程共享机制，方便公众检索利用档案信息。在此基础上，《档案信息化建设》提出可以建立全国性的档案信息资源库，通过信息网络将物理上分散的档案信息资源库连接起来，达到逻辑上的统一，对全国各地、各专业部门的档案信息资源的内容和流向进行必要的控制，形成一种集中与自治相结合的新型档案信息资源管理机制，促进全国档案信息资源的有效整合和共建共享[2]。

随着我国档案信息化工作的进一步展开，各地各级各类档案部门都建立起了自己的数字化档案信息资源库，并在一定范围内实现了信息的共享。但从全国范围来看，还未形成档案信息资源的共享平台，信息资源的利用仍然局限在狭小的区域、层次和门类范围内，档案信息资源的价值得不到最大程度的发挥。该书提出的档案信息资源集中与自治相结合的新型管理机制，通过利用现代信息技术和网络技术，建立起对全国档案信息资源在逻辑上的集中统一管理和控制，同时又尊重各类档案机构对所拥有馆藏的物理上的“拥有”和自治管理，既方便了公众对档案信息资源在更大范围的利用，又能实现对全国档案信息资源的逻辑控制与实体管理，不失为一种切实可行的创新型档案信息资源管理策略。

2对档案开放期限和开放鉴定的重新认识和定位

信息公开是国家机关的一项基本义务，也是保障公民知情权的一项基本制度。公民对政府机关和公共部门所拥有的政府信息和公共信息的知情权，已经成为公民的一项基本权利。2005年,《中华人民共和国政府信息公开条例》(以下简称《政府信息公开条例》)的颁布实施，不仅标志着我国政府信息公开进入了“有法可依”的新时期，也为我国档案信息资源的开放利用提出了新的要求。据统计资料显示，80%的国家信息资源为政务信息资源，而政务信息资源的绝大部分都以或将以档案的形式集中保存在各级各类国家综合档案馆[3]。而长期以来，“法藏官府，秘而不宣”等传统观念在档案实践工作中仍存在一定影响，开放范围控制过严、档案利用门槛过高等问题，在一定程度上限制了档案信息资源的开放利用，不利于公民知情权的有效实现。

该书在探讨政府信息公开背景下档案开放利用工作所面临的挑战及应对策略时，提出了应当在实际工作中转变思想观念，对档案开放期限及开放鉴定等问题进行重新认识和定位，并进一步提出了缩短档案开放期限、拓宽“随时开放”的范围，超前做好开放鉴定，为“随时开放”创造条件等具体建议。目前我国对于档案开放期限的规定是：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档案行政管理部门制订，报国务院批准施行。”由于该条款对于档案开放期限的限定过于笼统，在实践中难以操作和把握，结果造成“一刀切”，可以提前开放的档案往往也要等期满30年后才有“资格”开放。鉴于此，《档案信息化建设》提出将档案开放的期限缩短为二十年[4]，同时将开放鉴定纳入归档环节，以“件”为单位进行开放鉴定，凡是承载的信息内容目前不再涉及党和国家秘密事项或受法律保护的其他秘密事项的，均应允许“随时开放”。[5]这一对策的提出，一方面可以有效地解决国家档案馆馆藏档案“随时开放”“适时开放”的问题，满足公民对档案信息在内容及时效方面的利用需求；另一方面也可以实现与《政府信息公开条例》的有效对接，凡是依照《政府信息公开条例》可以公开的政府信息，归档后就可以即时开放，避免了部分政府信息入馆前可以公开、入馆后反而限制利用的情形。值得思考的问题是，在文件数量急剧增长特别是电子文件所占比例日益增加的信息时代，以“件”为单位进行开放鉴定，即使将其前置于归档环节，它所带来的工作量仍然是非常巨大的，这必然会在一定程度上影响该对策的可操作性与可实现性。

在为档案的“随时开放”创造条件的同时，《档案信息化建设》也强调了应当依法及时准确地确定文件的密级和保密期限，以便在提供利用时能够区别对待，同时还要及时解密、解控[6]。这一观点与现代信息立法的先进理念与价值取向高度契合。开放与保密是信息利用这枚“硬币”的两面，二者相辅相成，共同构成了档案利用的基本框架。我国2010年新修订的《中华人民共和国保守国家秘密法》确立了“既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用”的基本原则，进一步完善了国家秘密的确定、变更和解除机制，明确规定了对不需要继续保密的文件应该进行主动审查、及时解密，充分体现了保守秘密与开放利用二者之间的利益权衡，为最大限度地保障公民信息知情权提供了法律依据。从档案信息利用的角度来看，依据相关法律规定及时为文件确定密级和保密期限，正是为了更好地提供利用。“以公开为原则，以不公开为例外”，凡是没有被确定为国家秘密或法律规定的其他秘密事项的档案文件，都应当依法向社会公众开放，从而最大限度地发挥档案信息资源应有的效用。

3对安徽省档案资源整合与管理模式改革的思考

对典型个案进行全面系统的分析研究，是该书的一大亮点。档案学是一门应用性强的实践学科，在档案学术研究中运用案例研究，可以使我们的学术研究更“接地气”，既可以在实例中验证理论对实践工作的指导性和前瞻性，又能够在案例研究中总结经验教训，为理论研究提供肥沃的现实土壤。《档案信息化建设》作者因地利之便，对安徽省档案管理模式改革的起始、进程、内容、效果、影响有着全面的了解和深刻的体会。经过几年的探索与实践，安徽档案管理模式改革取得了哪些成绩？面临着哪些问题？这一区域性改革对全国档案事业的发展具有哪些实践意义？作者以严谨的学术态度对此进行了总结和分析，提出了独到的见解和有益的思考。

2004年5月，安徽省档案局在和县进行了档案管理模式改革试点，2005年7月，改革试点成功，初步建立起了与我国社会主义市场经济体制相适应的档案管理新模式。这一新模式具有由分散到集约、由封闭到开放、由服务功能单一到“一站式”服务的“三大特征”，实现了档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化等“五化”目标，真正实现了档案信息资源国家所有、社会共享[7]。安徽档案管理模式改革是一次“破冰之举”，是“档案工作者的一次改革创新”。改革取得了丰硕的成果，档案信息资源服务经济社会的功能得到了极大的增强，在政府决策、服务民生、维护合法权益等方面发挥出更积极的作用；与此同时,在档案资源整合过程中遇到的新问题也带给档案工作者更多的思考。

《档案信息化建设》针对目前我国档案所有权多元化的新情况，对“国家档案全宗”和“国家档案资源”的概念进行了辨析，指出过去我们所说的“国家档案全宗”强调“一切档案归国家所有”，现在我们所说的“国家档案资源”则强调“过去与现在国家机构、社会组织及个人产生的具有国家和社会保存价值的档案”，两相比较，显然后者的概念更加明晰、更加符合国情、更加有利于档案事业的发展[8]。

我国《物权法》的颁布实施从法律角度规定了私有企业、民间组织以及个人对其在生产、经营、社会生活等各项活动中所形成档案的所有权，档案所有权呈现出多元化的特点。以企业档案为例，按照企业所有制形式划分，企业档案可以分为国有企业档案、民营企业档案和外商投资企业档案等，其中国有企业档案属于国有资产，其所有权归国家所有；而其他类型的企业档案则按照相关规定，其所有权各自归属于不同的企业产权所有者。档案的所有权发生了明显变化，原有的“国家档案全宗”理论就必须得到修正与创新，从而更好地指导档案工作实践。“国家档案资源”概念的提出，更好地顺应了档案所有权多元化的新情况，凡是对国家和社会具有保存价值的档案都属于国家档案资源的范畴，无论其所有权归属，其所有者都应当承担妥善保管的义务，保护具有国家和社会意义的档案财富的完整与安全。

为实现这一目标，《档案信息化建设》提出在研讨国家档案资源整合法规建设时，应当特别注意以下几点：强调社会成员有保护国家档案资源的义务；既要体现对个体的约束，也要体现对个体利益的维护；非国有单位与个人所有的、对国家和社会具有保存价值的或者是应当保密的档案，所有者自当妥善保管。无条件保管者，可向国家档案馆寄存。为充分体现所有者的利益，档案所有者可以自行决定是否向国家档案馆出卖或捐赠。但国家档案馆可以对其中有价值的资源进行复制；社会组织(包括非国有单位与个人)的不当行为，造成国家档案资源流失或损毁后果的，应当给予警告、罚款等行政处罚，构成犯罪的，应当依法追究刑事责任[9]。以上几点建议既体现了对私有档案所有者权益的保护，也从法律角度规范了档案所有者的行为，从而有效地保护和维护国家档案信息资源的完整与安全。在此基础上，档案部门和档案工作者还应当积极发挥指导、监督和服务职能，引导、鼓励和促进私有企业和个人对有价值档案的安全保管，从多个层面、不同角度实现对国家档案资源的保护。

4实现档案信息伦理建设与档案信息立法同构

随着信息技术和网络技术等各种新技术手段的快速发展，社会信息化的程度日益加深，信息化在给我们的工作生活带来便利的同时，信息污染、信息泛滥、数字鸿沟、公民隐私权和知识产权受到侵犯、信息犯罪等各种与信息化相关的新的社会问题也接踵而至，给信息化建设的进一步深入发展带来极大困扰。作为国家信息化建设的组成部分，档案信息化工作也概莫能外。如何调整和解决档案信息化活动过程中出现的新矛盾和新问题，成为档案工作领域亟待完成的新任务。单方面强调档案信息伦理建设不能够有效遏制档案信息犯罪问题，同时，单方面依靠档案信息立法亦不足以有效解决档案信息伦理失范问题，而目前的档案信息立法与伦理建设又都呈现出明显滞后的缺陷。基于此，《档案信息化建设》独辟蹊径，提出了档案信息伦理建设与档案信息立法同构的思路，将“档案信息伦理法律化、档案信息法律伦理化”，伦理与立法二者相互渗透，互为依托，共同构建起调整档案信息化活动的整体规范框架。所谓档案信息伦理与档案信息立法同构，包括两个方面的含义：一方面，在国家的政策导向上，应努力促成档案信息立法与档案信息伦理建设的沟通和协调，制定出符合社会群体本意、伦理意愿的档案信息法律规范；另一方面，要坚持法礼并举，德法结合的原则，力求通过档案信息法律的支撑和规范来促进档案信息伦理建设，从而强化档案信息法律与档案信息伦理的互补功能，最终实现信息伦理建设与档案信息立法的同构[10]。

档案信息伦理与档案信息立法具有共同的理念与价值指向，其目的都是为了调整和规范档案信息的产生者、传播者、使用者和社会公众在档案信息获取、整合、使用和传输等档案信息活动过程中所发生的各种社会关系，实现公正、公平、公开的伦理目标和法治价值。与此同时，档案信息伦理与档案信息立法又具有自身特点，在调整和解决信息伦理失范及信息犯罪等问题方面有着各自的优势与劣势。构建完善的档案信息伦理准则与规范，可以有效推动和促进档案信息活动主体自律、慎独等精神的养成，规范信息主体的信息行为和自觉意识，对档案信息活动能够起到很好的引导和规范作用；但是，信息伦理准则和道德规范对档案信息行为的约束力不具有强制性，将其内化为信息主体自觉自愿的权利意识和责任感需要一个长期的过程，显效慢。档案信息立法对档案信息行为的规范具有强制约束力，是推进档案信息化建设健康发展的重要法律保障；但是由于技术、环境、政策等因素影响，我国的档案信息立法具有“滞后性”特点，在档案信息活动中存在着档案信息法律无法监管和规范的“空白区”和“盲点区”，导致档案信息法律的部分失效。而档案信息伦理与档案信息立法同构，不仅可以很好地实现二者在功能上的兼容互补，还能通过二者的互动更好地强化和保障其对社会共同的规范调控作用。

为实现档案信息伦理建设与档案信息立法二者的互补和互动，《档案信息化建设》建议，立法者在制定档案信息法律时，应当考虑档案信息伦理的要求，把档案信息伦理规范渗透到档案信息法律规范中，以法规形式明确规定档案信息活动主体的责任、权利和义务；通过在档案信息活动中建立和培养良好的道德风尚，为档案信息法律的制定奠定广泛而坚实的社会舆论和道德基础；通过法律的强制和制裁功能，惩处不道德的档案信息行为，促使档案信息活动主体遵守相应的档案信息伦理规范，确保档案信息立法与档案信息伦理互补功能的极大发挥[11]。档案信息伦理与档案信息立法在同构过程中，各取所长，互补所缺，不仅从法律和伦理两方面共同规范档案信息主体的信息行为，又在同构过程中促进了档案信息立法的日臻完善和档案信息伦理的健康发展。

档案信息化与档案信息伦理建设是我国社会转型时期档案事业发展所面临的重大课题，《档案信息化建设》在这方面做了有益的探索。正如书中所说，无论是档案工作本身还是档案学术研究，都要有探索精神，要以“严肃的态度去探求科学的真谛”。作者正是以严肃求真的科学态度，对我国转型时期档案信息化与档案信息伦理建设所遇到的问题进行了有益的探索，提出了许多可行性的建议对策，从实践上为档案信息化建设工作提供了新的发展思路，从理论上进一步丰富了我国档案学的研究内容。随着社会信息化程度的继续深化，我国的档案信息化建设还会面临更多新的问题和挑战，档案工作者应当主动承担起时代赋予我们的责任，从实践工作中总结经验，从理论研究中汲取养分，积极应对信息时代的挑战。

参考文献：

[1]-[11] 马仁杰,张浩,马伏秋.社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设研究[M].上海:世界图书出版公司.2014.

(责任编辑：王靖雯)