房地产企业工程档案管理之浅见

唐民芳

（江苏炜赋集团建设开发有限公司，江苏南通，226010）

档案管理是公司生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护公司经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作。由于房地产企业的工程档案来源广、时间跨度长、涉及内容繁杂，所以管理好公司的工程档案，为公司生产经营活动提供重要的查考依据，是我们每个档案管理工作者义不容辞的责任。笔者是房地产企业办公室的一名工程档案管理员，摸索整理工程档案10年有余，现就如何管理房地产企业工程档案作一初浅探讨。

一、房地产企业工程档案归档的范围

根据多年来档案管理的工作实践及《建设工程文件档案整理规范》的要求，笔者认为房地产企业工程类档案归档范围如下：

1.项目的前期资料。包括项目的建设用地规划许可证及其附图、立项批复、国有土地使用权证及其附图、建设工程规划许可证、施工许可证、初步设计、勘察报告、方案文本、环评报告及批复、施工图审查报告及意见回复、标底及工程量清单、招投标文件、中标通知等资料。

2. 施工过程中形成的各类资料。即投标单位在施工过程中形成的一系列资料，这部分资料需要作为甲方的房地产开发企业，督促承包单位专人专项负责资料的整理、归档工作，待工程结束时，按照单体组卷，移交房地产开发企业存档。施工过程中产生的资料有以下四个类别：一是土建、安装质量控制资料，如开工、竣工报告、单体验收记录、主体结构分部验收记录、水泥砂浆及砼配合比资料、电线电缆等各类进场材料试验报告、钢材等各类验收证明等资料。二是土建工程竣工文字材料，如图纸会审记录、工程定位测量、地基处理、材料出厂证明等资料。三是给排水、电气、消防、通风、空调、电梯、装饰等工程文字材料，包括开工、竣工报告、分部工程质量验收记录、事故处理记录等资料。四是竣工图，分为综合管线图和各专业竣工图。综合图包括照明、道路、雨污水、绿化等平面布置图，各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气、消防、通风、装饰等工程竣工图。

3.后期竣工备案的资料。包括面积测绘报告、测绘技术报告、规划验收、绿化验收、技防验收、消防验收、防雷检测、城市排水检测、围护结构传热阻检测、人防竣工备案证明、主体工程竣工备案证明等资料。

4.项目所有合同资料。如设计合同、标底编制合同、放样及竣工测量合同、勘察合同、主体施工合同、监理合同、桩基合同、基桩等各类测试合同、水电煤等各类管道合同、围墙等各类零星工程施工合同、道路和雨污水等各类配套合同、栏杆等各类建材安装合同等。

5.与项目有关的声像及电子文档资料。开发建设过程中形成的施工图设计光盘、照片等资料。

二、企业工程档案整理立卷的几点要求

作为房地产企业的一名工程档案管理人员，在整理资料时，应遵循工程文件形成的自然规律，保持卷内文件的有机联系。笔者按照以下要求整理组卷，并取得了一定的成效。

一是将工程前期资料、施工过程中形成的资料、工程竣工验收资料、合同资料分开立卷。如果前期资料具有独立性或内容单一，便单独立卷；零星工程施工合同与其造价审定单一起立卷，与小区其它合同分开组卷；标底及工程量清单、审标明细、标底汇总及主体施工合同等涉及工程决算类的资料，按项目分期、分批、分标段整理，在立卷封面上注明每一项目、每一期、每一批、每一标段的楼幢号及其施工单位名称，这样既有利于工程结束时利用资料进行审计，更有利于公司快捷、方便地查找资料。

二是立卷时将同一文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复统一立卷，决不分开。按照批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。所存图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前、图纸在后存放。

三是为了避免资料遗失，在收到各个部门移交过来的每一件资料时，及时将其分项目、分类、分组，然后将其插入有机联系的待办卷宗内并续编页码，在卷内目录上及时增添文件名，以便迅速查找，待项目结束审计后再进行装订。

四是在卷内目录上显示每一件资料的起始页，最后一件资料显示起止页，并在立卷封面上显示本卷案卷题名及所存资料的主要内容。同时，做好每个项目的档案总目录及卷内目录，分项目将档案总目录及分目录夹进不同的文件夹，并在档案橱上用标签贴上项目名称及所存案卷序号，遇到查询时，只要先打开文件夹中总目录查到有机联系的案卷，再打开分类目录夹，便能迅速找到所需文件存放处，对照目录，从档案室调出文件。

三、公司工程档案归档的质量要求

按照G/BT50328－2001《建设工程文件档案整理规范》的要求，所有归档的工程资料应为原件；所存内容必须符合国家有关勘察、设计、施工、管理等方面的技术规范和标准，且工程档案的内容必须真实、准确，与工程实际相符合；卷内资料整洁、签字盖章；文字材料的幅面尺寸为A4（297mm*210mm）；图纸应折叠成A4 纸大小。所有文字材料在工程结束审计后必须装订，图纸材料折叠后放进档案盒或予以装订。

四、公司工程档案的归档时间

房地产企业的工程档案归档时间与档案馆归档时间有所不同，档案馆一般只在工程竣工后，接受施工、建设单位立卷完整的档案。作为企业来说，因为人力等条件的限制，办公室只接收立卷的材料，每个部门在工程各个阶段形成的零碎资料，必须及时移交办公室进行整理，否则容易造成档案的遗失。笔者负责的工程项目资料，从立项开始到竣工备案，各部门在项目的各个阶段形成的资料，都是随时送办公室整理归档。

五、公司档案管理过程中需注意的问题

作为国有企业，我公司承担了南通经济技术开发区安置房建设的重任。安置房建设与普通商品房建设最大的区别，在于项目结束后需要进行项目审计，这就需要公司在工程档案管理过程中注意以下几个问题：

一是公司对外签订的所有合同，公司需要3 份原件，其中1 份交财务，作为工程付款的依据，1份交工程审计处，作为审计资料送审计公司，待项目审计结束后，送主管部门档案馆存档，公司办公室留1份原件存档。

二是公司对外签订编标合同时，应当在合同中注明工程造价方需提供标底及光盘的数量质量，1套标底及附件留工程审计处作为决算依据，另外1套标底及附件留办公室存档。光盘资料作为甲方代表报材料价格或进行现场管理使用。

三是公司与承包单位签订施工合同时，应当在合同上写明竣工资料完整移交的事项，所有土建、水电资料均要求施工方装订成册，由甲方代表现场签字确认无误后，按楼幢号移交办公室存档；土建、水电竣工图移交1 套给公司存档，另移交公司审计处1套，作为决算资料报审计部门。所有工程审计结束时，参与工程审计的资料由审计部门移交主管部门档案馆存档。

四是所有主体及零星工程施工结束后，必须及时向公司和相关档案馆移交工程竣工资料，需要甲方存档案馆的资料，均由办公室提供给工程部移交档案馆存档，并由档案馆签收建设工程档案接受证明，证明交办公室存档。所有施工单位必须持有公司档案管理人员签字的竣工资料移交清单，方可给付工程款。

六、公司工程档案的移交、借阅制度

对于企业来说，要保证档案的准确无误，防止资料遗失，就必须做好档案的移交、借阅工作。在工程档案的日常管理工作中，我们要求各部门移交资料时必须填写移交清单，移交清单经双方签字后各保留1份，作为以后资料是否移交的凭证，以此增强彼此的工作责任心，确保公司资料的完整性。

同时，公司凡需借阅档案者，均须填写档案借阅单，在“档案借阅申请表”上注明借阅档案的名称、日期、期限及借阅事由，经部门负责人签批后方可借用。借阅期限不得超过1个月，确需延长者，必须重新办理延长期限借阅手续，重新办理延长借阅手续必须经分管领导批准。一般不允许外单位借阅公司档案，如外单位确需借阅或复印，须公司相关人员填写借阅单并经分管领导签批后方能借用或复印。

我们公司年开发面积在100万平方米左右，且多个项目处于同时开发阶段，因此形成的资料多且复杂。尽管各部门在项目形成过程中移交的都是零散资料，需要我们耐心地分项目、分类整理归档，但是由于笔者摸索出了以上的资料整理方法，公司所存档案井然有序，即使笔者不在，只要同事打开项目总目录及卷内分目录，便能很迅速地找到所需资料。