档案数字化业务外包存在的问题与对策

葛 俊

（如东县档案局，江苏如东，226400）

业务外包是各国普遍采用的一种管理方式。我国的档案业务外包兴起于20 世纪90年代。尤其是在国家档案局2000年12月份出台的《全国档案事业发展“十五”计划》中提出“加快档案现代化进程，加快现有档案数字化进程”［1］之后，档案数字化业务外包得到不断地发展。本文通过介绍档案数字化业务外包的定义，着重分析目前外包在实践中存在的问题并提出相应的对策。笔者希望通过撰写此文为我国外包档案数字化业务提供参考。

一、档案数字化业务外包的概念界定

（一）档案数字化、外包的概念界定

档案数字化主要是指利用数据压缩与数据库技术、扫描技术等手段，将纸质档案等和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库的一种业务活动。它是一项系统性工作。经过数字化转换，生成的数字化的档案信息可以很方便地满足人们通过网络检索、利用这些档案信息的要 求。［2］所谓“外包”，即通过支付一定报酬，把数字化加工所包含的软件开发、档案整理、破损修裱、数据著录、数字化转换、存储备份等技术方面的任务，委托给一些专业公司来操作的一种工作方式。由于数字化需要专业人员、设备等各种条件，为了解决档案信息数字化难题、有效利用外部资源，提高效率，很多档案馆、档案室等越来越多地将部分数字化业务外包给一个或多个专门的公司去完成。

（二）档案数字化业务外包的概念界定

鉴于目前学界尚无对档案数字化业务外包的统一定义，笔者尝试将档案数字化业务外包界定为以各级各类的档案馆、档案室等为主体，为了获得专业高效的档案数字化服务，通过与外包承接公司订立服务合同并严格执行过程监管，将本机构非核心的档案数字化业务，有限度地委托给可以提供数字化专业服务的外包公司来完成的一种工作分工方式。外包作为能够提供专业和优质的服务，降低档案部门的人力投入和生产成本的工作模式，是未来发展的大趋势，有着其特有的积极作用，然而在实际的操作过程中，也存在着诸多的问题亟待解决。

二、档案数字化业务外包实践中的问题

（一）从社会政策层面来看

1.档案数字化外包服务机构缺乏统一的制度规范标准。由于档案数字化外包服务起步较晚，但发展迅速，在国家层面上还没有出台与其发展相适应的一套规章制度。如成立档案数字化专业服务机构需要什么样的准入标准，包括人员构成、软硬件指标等系列内容。服务过程中也没有制定统一的质量标准，容易导致在档案数字化业务外包过程中出现质量问题。

2.档案数字化外包服务机构缺乏管理协调机构进行统一管理。在档案数字化外包服务领域，尚没有一个可以从较高层面进行组织协调的管理协会，雨后春笋般的档案数字化服务机构基本处于分散状态，没有进行资源整合，也没有一整套行业操作及管理标准。

（二）从档案部门自身来看

如东县档案局（馆）数字化加工中心工作场景

1.对档案人员工作技能的提高产生一定影响。档案数字化业务外包之后，一方面，档案部门容易忽视档案人员在数字化方面专业技能的提高，在选人时忽略了对数字化方面专业人才的引进。另一方面，对于档案从业人员来说，数字化过程中实践的缺失导致其无法深入了解并学习档案数字化业务，助长了档案人员疏于业务，能少干就少干的惰性，影响档案工作的创新。从长远来看，阻碍了档案工作人员的进步和档案队伍的整体建设，不利于档案工作的有效进行和纵深发展。

2.对档案数字化业务外包范围难以准确划定。虽然全文数字化是未来档案馆（室）的发展趋势，但是由于经费、人员等多种因素的限制，在数字化过程中也需要划定先后次序，另外还要综合考虑档案密级程度、是否公开等系列问题。目前国内尚无有关档案数字化业务外包范围所制定的详细统一的标准，划定方面还存在着一定的随意性。

3. 档案数字化业务外包存在安全风险。

（1）档案实体安全风险。其一，档案数字化过程中，需要将档案实体移出库，这个过程如果没有履行交接手续或未及时对档案进行核对，容易导致档案交接不清、顺序混乱的风险，甚至造成档案丢失。其二，档案数字化扫描过程中需要对档案进行拆分、装订及其重新编页等工作，市场化运作后，外包公司人员一般以计件为获得报酬多寡的方式，且没有经过专业的培训，因此追求速度最大化，而非质量最好，在此过程中容易对档案实体形成一定的破坏，尤其是一些年代久远的珍贵档案。

（2）档案信息安全风险。在数字化业务外包过程中要做到绝对的档案信息安全很难，究其原因也是多方面的：第一，档案数字化业务外包范围难确定性可能导致不可开放档案流入外包公司，在数字化加工过程中泄密的风险。第二，在档案数字化转换过程中，涉及到档案鉴定、整理、著录、扫描、图像处理、数据挂接、校对、还原入库等各项环节，任何一个环节的疏漏都可能引发档案的安全保密风险。第三，大数据时代，电子档案的易复制性也容易造成重要档案信息泄漏。此外，外包服务完成后不及时清理掉已数字化的档案信息也会导致信息外泄。

4.信息技术的不对称性导致质量评估难题。档案信息数字化是一项专业性较强的业务，外包之后，数字化的质量由外包公司自我控制，档案部门目前主要集中在验收阶段对质量进行集中检查。但是在人员不足，技术不专，数据量又较大的情况下，不可能对已数字化的档案信息进行一一校对，只能抽检，这就很难对外包的质量进行详细、严格的验收。从另一个层面来讲，即使档案部门配备足够的人员进行验收，由于双方所处地位不同而带来的专业技能与信息的不对称，同样也有可能会造成数字化业务的质量打折扣。

5.后续的维护工作增加了数字化业务外包成本的不确定性。很多学者认为档案数字化业务外包是节约开支、提高工作效率的有效手段，但目前的研究中也没有详细的成本测算案例，或者有明确的数据表明外包确实达到这种成效。尤其是没有将后续的维护工作考虑在内。外包服务公司是以追求盈利最大化为目的，档案部门很难对外包公司的行为进行控制，加之信息的不对称导致有关工作在外包合同中未予说明以及难以预测的变更，可能会带来潜在成本的增加。此外，在档案数字化外包过程中，本机构的档案人员无法直接深入地接触到核心技术，所以很难独立开展维护与更新的工作，其潜在成本增加的可能性增大。

（三）从数字化外包服务公司来看

1.档案数字化服务公司发展不完善。一方面，档案数字化服务公司在我国起步比较晚，目前一般都是规模较小的公司来承接服务，与国外起步早的商业文件中心相比还有相当大的距离。在服务方面还没有形成配套的体系，很难系统地提供档案数据库系统的建立、档案管理软件开发、档案网站建设等各方面的服务，服务领域比较局限，衔接度不够。如提供档案数字化业务的公司可能没有能力提供档案数据库系统建设方面的服务，这就容易导致在数字化过程中出现与档案数据库系统的不匹配，挂接档案数据时出现各种漏洞和问题。另一方面，档案数字化服务公司的内部管理松散，没有一套完备的管理制度和完善的过程管理。

2.档案数字化服务公司的员工综合素质不高，人员流动性大。档案数字化过程中对服务人员的需求量大，外包公司为了节约开支，一般倾向于招聘综合素质不高、薪资待遇需求较低的工作人员，且又没有统一规范的培训，这就容易造成档案数字化工作人员流动较大，不利于保护档案信息内容安全。

三、应对档案数字化业务外包实践问题的对策建议

（一）宏观层面

1.从国家层面建立配套的法律法规，规范档案数字化业务外包领域。制定制度的过程中既要严格把控准入制度和监管制度，又要保证其提供高质量的服务。制度中要涉及到档案数字化专业服务机构需要什么样的准入标准，包括人员构成、软硬件指标、质量标准等系列内容。此外，还要有外包业务完成后的维护等内容。

2.建立档案数字化外包服务协会。成立协会的目的是要整合各地分散的资源，较高层次地统筹并完善行业操作及管理标准，形成一整套服务体系。

（二）中观层面

1.设置单位内部档案信息化科室。虽然目前我国要求各地档案馆（室）成立信息化科室，但是一些县域档案馆（室）由于人员与经费等问题，导致没有信息科，在数字化过程中对外包服务公司的依赖性很强，且忽视了对数字化技术的重视，对外包服务过程监管缺失。要明确成立信息科，信息科人员要积极地学习掌握数字化技术，同时制定严格的监管制度，实现全程管理，以减少由于信息不对称所形成的风险。

2.优选外包服务公司。档案部门需要通过公开招标的方式，比如通过网络来发布自己准备将档案数字化业务外包的信息，内容应明确、具体，如案卷的数量、类别，还要把外包方所需条件、资质、经验等写清楚［3］。同时也要明确投标单位的资质，包括公司资源、技术实力、人员配备、业务经验、业务能力、服务口碑等，从而选出综合实力雄厚，拥有专业加工背景的外包公司。

3.根据外包范围动态选择外包模式。档案信息数字化业务外包模式按照不同的划分方法可以划分为不同的模式。按管理方式分为直接管理模式和间接管理模式；按档案机构参与外包工作的方式分为独立式模式和合作式模式；按加工地点分为到馆加工模式和外送加工模式。在管理方式上，笔者建议动态选择管理模式。首先需要将档案数字化外包范围进行划分，区分好保密文件与公开文件、珍贵档案与一般性档案，涉及到重要的文件、本单位的内部文件、不公开文件、珍贵档案等，要采用直接管理模式，全程参与管理，倾向于合作式模式。涉及到一般性的可公开的文件档案则可以采用间接管理模式，倾向于独立式模式。在加工地点的选择上，笔者则毫无疑问地建议采用到馆加工模式，这也是目前的主流模式。到馆加工模式一是有利于档案信息的保密，有效保障档案信息的安全；二是档案部门可以方便地对外包过程进行指导与管理。

4.订立完善严谨的业务合同，确立验收评估体系。与外包公司签订完善的业务合同，包括外包模式、工作内容、质量要求、人员培训、服务报酬、责任划定、知识产权归属、违约后果、验收标准、保密协定、后续服务等。当出现问题时，外包公司需提供联系方式、技术支持服务，全方位响应需求；服务完成后提供一定时期的免费维护，免费期满后的收费标准等服务事项，由此加强对后续过程中的风险控制。同时在质量验收时要确立完善的评估体系。由于服务完工后一并验收存在人员不足、时间紧、信息不对称、工作量大等诸多因素，因此在验收环节可以分阶段进行。如扫描完一个全宗或者一个年度就安排专人进行检查，包括档案扫描质量与数量。质量验收主要有图像处理、档案著录、数据挂接、数据校对、光盘刻录、档案还原等。数量验收上要注意是否存在遗漏或是重复。［4］验收过程中出现问题及时反馈给外包公司调整纠正，待外包工作全部收工后再进行统一的全方位复检。

（三）微观层面

1.加强人员培训。这种培训是双向的：一方面，档案馆（室）相关工作人员要积极学习档案数字化的相关内容、操作流程、所需的技术等，这个可以通过参加数字化方面的培训班以及外包公司对其内部员工的培训与指导来实现，从而更加有效地对档案外包进行管理和风险控制；另一方面，档案馆（室）要在外包工作未正式开始前，组织外包公司员工学习《中华人民共和国档案法》《纸质档案数字化技术规范》《档案著录规则》《归档文件整理规则》《文书档案案卷格式》等法律法规和标准，对操作人员进行上岗前培训，并在工作中严格执行，确保制定数字化工作方案、档案出库、整理分件、档案扫描、图像处理、数据质检、档案还原入库、数据备份、成果验收移交等整个数字化加工流程的实施，都有章可循，规范操作。同时，针对工作中出现的新问题、存在的不足之处，要定期协商交流和培训，努力使外包方工作人员的技能水平与外包方工作人员的档案安全保护意识得以不断提高，从而保证数字化业务外包的顺利进行以及档案实体和数据的安全。

2.建立完善的过程管理。在2012年全国数字档案馆建设推进会上，国家档案局局长杨冬权指出：档案实体安全，要以严格清点、全程录像监控、轻拿轻放、严禁把档案带出工作场所等手段，确保数字化过程中档案一件不丢、一件不坏、一件不乱。所以要建立完善的过程管理，强化对数字化加工现场的管理，安装视频监控系统及防火、防水设备；配备门禁系统，禁止无关人员进入加工场所；配备专业的档案柜，用于档案的临时存放；采用技术手段，对USB 等外接接口实施禁用；操作人员的手机、相机、U 盘等设备不准带入加工场所；涉及档案交接的环节均由专人负责办理交接手续；对档案数字化成果交接过程进行严格监督。

3.签订保密协议。根据《保密法》《档案法》的有关要求，与外包公司及参与服务的所有人员分别签订保密协议，外包服务完成后，有信息留存的设备和存储器都要清除信息并作安全技术处理，不得私自保留，使档案安全和外包工程质量受到法律保护。

总而言之，档案业务数字化外包是一项系统性工程，对于提高档案数字化效率具有促进作用。但是在选择外包手段的过程中，应当做好充分的准备，加强过程管理和风险控制，有效规避外包过程潜在问题，实现社会资源的有效配置，推动档案事业发展。

［1］史江.历史档案数字化进程中的业务外包问题探索［J］.档案学通讯，2010（1）.

［2］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京:中国人民大学出版社，2006:126 一127

［3］赵延杰.档案信息数字化业务外包研究［D］.石家庄:河北大学，2011.

［4］苏甦.高校档案数字化业务外包可行性探析［J］. 兰台世界，2013（12）.