公共档案馆核心能力构建及培育

2015-06-14石艳霞

档案与建设 2015年4期

崔珍石艳霞

（山西大学经济与管理学院，山西太原，030006）

1 公共档案馆所处竞争环境

公共档案馆作为重要的公益性服务机构，其主要宗旨是为用户提供优质服务。在全球信息技术飞速发展的大背景下，我国已进入一个全新的知识经济时代，社会信息化和经济全球化成为当今时代的发展主流，这些主流特征也正从多个角度对公共档案馆所处动态环境的各个层面提出挑战。目前公共档案馆的竞争主要来自3个层面：①宏观层面：包括博物馆和图书馆等与档案馆具有相似职能的公共服务机构；②中观层面：即数字档案馆；③微观层面：主要指各种专业类型档案馆。这些竞争源使得档案用户的分流现象日益明显：一方面，普通用户可通过网络获取所需人文、科技及民生等档案信息；另一方面，具有更高层次需求的用户则更偏爱档案信息服务中介机构。

就公共档案馆目前所处竞争环境以及用户对档案资源的利用现状而言，公共档案馆在为用户提供高满意度服务方面仍存在缺陷。如何更好地适应社会大环境的变化，使档案馆主动融入到信息社会的变革中，在传统文字与信息化强烈碰撞的夹缝中发展，日益受到各档案人士的密切关注。如果仅依靠档案馆资源藏量和馆舍建筑等基础设施，很难为组织带来长久竞争优势；只有不断挖掘并培育档案馆自身的核心能力，才能确保其可持续发展［1］。此外，公共档案馆在信息服务领域边缘化趋势的演进也迫切要求其塑造核心能力，形成一种能够适应动态环境变化的持续竞争优势，真正实现公共档案馆事业的良性发展。这也正迎合了Prahalad 和Hamel（1990）的观点，即核心能力是组织未来制胜的保障。

2 公共档案馆核心能力内涵

早在1925年，Marsharll就意识到核心能力在企业中是存在的。随后Penrose（1959）在《厂商成长理论》中进一步分析了这些能力；Richardson（1972）在《产业组织》中用能力指代知识和技能的提法，使其成为企业核心能力概念的创始人；而1992年“基于能力竞争”的国际研讨会在欧洲的成功召开，则标志着企业核心能力理论的基本确立。

近年来，随着信息服务机构所处竞争环境的不断变化，为迎合时代及用户需求，国内不少档案学专家开始关注档案馆的核心能力，试图将这一产生于西方国家的先进理念运用到档案学领域的研究中，以期实现档案服务机构的可持续发展。虽然对公共档案馆核心能力概念至此还未有一个统一的界定，但有一点需要说明，即它的提法源于企业核心能力［2］，但又因自身性质的不同导致二者核心能力存在本质上的区别［3］。企业核心能力的实质是在激烈的市场竞争环境中，培育出比竞争对手更高的竞争优势，最终获取最大的市场利润。而公共档案馆是一种公益性机构，它以最大限度满足用户需求作为其服务宗旨，因此在给公共档案馆核心能力下定义时，要以其本质属性为依据进行。

古代、现代及当代公共档案馆的核心要素依次经历了保管者→技术→用户的转变。根据这一转变规律，借鉴逻辑学中“种差+临近的属=被定义概念”的原理［4］，并结合当代信息社会服务的特点，笔者认为公共档案馆核心能力的内涵表现在三个方面：首先，公共档案馆的“整体能力”即指其核心能力（种差）的“属”。换言之，核心能力是包含于一般能力之中的，而种差又决定了核心能力与一般能力的差异性，即核心能力不是某一单个要素，而是对公共档案馆多个要素进行有机整合的结果。其次，这种能力能为公共档案馆带来长期的竞争优势和价值，而非短期或暂时的效益。最后，这种能力是公共档案馆所特有的，更是其他组织和机构难以模仿和替代的［5］。

图1 基本能力、亚核心能力、核心能力对公共档案馆的作用

3 公共档案馆核心能力判别

3.1 公共档案馆整体能力组成

本文以 Prahalad 和 Hamel（1990）提出的核心能力判别标准（即创造价值、可扩展性和难以模仿性）为依据，结合公共档案馆自身属性、职能及服务宗旨，认为公共档案馆整体能力是由基本能力、亚核心能力和核心能力三部分组成的。这三种能力对档案馆的作用各不相同（如图1所示）：

其中，基本能力能够为用户创造特定价值，是确保公共档案馆正常运营的基础；亚核心能力是在基本能力基础上，为迎合时代要求建立的一种动态发展能力，这种能力更能满足用户及社会对档案资源的多样化需求；核心能力是公共档案馆所有能力的精髓，它不仅具备价值性和动态发展性，还必须具有其他机构难以替代的独特性质。

3.2 公共档案馆核心能力判别标准

由公共档案馆核心能力内涵可知，要在整体能力中有效区别一般能力与核心能力，就要依据特定的判别标准，而公共档案馆的性质和宗旨又决定其核心能力必须具备以下特点：

第一，价值性。档案馆可以满足用户多种需求，如提供特色历史档案资源、经编纂的二次或三次文献、针对用户需求开发出的档案新资源。这就说明，档案馆核心能力能为用户创造更多的产品及价值。而档案馆除了要为用户提供价值外，还应通过对核心能力的不断优化来争取管理者与社会对档案价值的认可，以此获取更多的资金及政策支持，更好地体现公共档案馆的社会价值。

第二，动态发展性。公共档案馆核心能力并不是一成不变的，而是会随行业环境、用户及社会需求的变化而动态发展。公共档案馆应通过创新不断对组织资源和技能进行整合与重构，积极推出服务创新成果，动态发展自己所拥有的核心能力，从而保持持久竞争优势。

第三，难替代性。档案文献资源的历史性、稀缺性及档案馆独特的职能和服务理念，使得公共档案馆核心能力的独特性和唯一性尤为突出，这种难替代特性也是公共档案馆能够长期保持竞争优势的重要保障。

[2]American Journal of Bioethics依然是2016年SSCI社会科学1区的重要刊物，鉴于该刊物的学术影响力，本论文将其保留作为参照。

3.3 公平服务是公共档案馆最重要的核心能力

服务是公共档案馆的根本宗旨［6］，公共档案馆能否有效体现自身价值，直接取决于为用户提供服务的能力。公共档案馆的服务具有抽象性特点，这是其他信息服务行业无法比拟的，究其原因主要是公共档案馆服务模式是在其长期发展历程中逐步形成的，具有一定的历史性。而“档案人权宣言”的提出，又使得开放这一理念不断深入档案馆服务过程中，尤其是公共档案馆这一面向社会大众的服务机构，不仅应将档案资源在法律允许的范围内向公众开放，而且在利用权利上也应体现人人平等的原则。

目前公共档案馆面临的用户危机问题，致使公共档案馆不得不思考一个问题，即如何留住原有用户并不断开发新用户。由《曼彻斯特宣言》可知，解决此问题的关键就在于公平服务，通过公平服务来提高用户满意度［7］。正如程结晶所言，公共档案馆服务是“以人为本”的，一切服务都应以满足用户需求为宗旨［8］，这一宗旨也是确保知识信息自由传播的重要保障。公平获取档案信息是每个公民应有的权利，也是公共档案馆为用户提供公平服务应坚持的基本原则。因此，公共档案馆要想在竞争中长期处于优势地位，就必须构建基于公平服务的核心能力。这里的公平不仅指权利平等，同时也包括用户能力的平等，即公共档案馆通过为用户提供相关教育活动，提高用户获取信息的能力，体现公平服务。如上海市档案馆开展的“社会课堂”在提高市民素质教育方面就起到了积极的推动作用。

4 公共档案馆核心能力构成因素

公共档案馆核心能力是在其实现开放性、服务性和公平性的基础上对资源要素和能力要素的有效整合。以公共档案馆市场环境为背景，结合邓修权等提出的31种核心能力构成要素［9］，本文认为，公共档案馆核心能力主要由资源、人才、技术和管理四个要素构成。这四个要素以档案资源为基础，通过对人才和技术的整合，以及管理过程中学习型组织的建立，逐步塑造公共档案馆核心能力，强化公平服务，力图为档案用户提供公平的服务机会、服务权利以及服务资源［10］。

4.1 资源因素

资源是组织实现竞争优势的前提，但并不是所有的资源都可以形成核心能力。根据Barney 的关键资源评判标准（即价值性、稀缺性和不可替代性）可知，公共档案馆所拥有的资源中，只有那些其他机构难以模仿的稀缺性关键资源才能给其带来竞争优势，具体包括档案文献馆藏资源和开发后的档案信息资源。

首先，馆藏资源是公共档案馆经过长期收集和积累形成的特色文献资源，也是体现档案馆价值的重要指标。它的特色主要表现为系统性和唯一性。系统性是指针对特定主题的档案资源，公共档案馆所表现出的丰富且全面的馆藏信息；而唯一性则是指档案资源的无复本性。其次，对开发后的档案资源的利用程度是体现公共档案馆核心能力的另一重要指标。运用先进技术对原本杂乱、无序的档案资源进行整理，并根据用户潜在需求对已有资源进行二次开发，力求在实现知识增值的同时提高档案馆信息服务水平。

4.2 人才因素

丰富的馆藏资源并不足以体现公共档案馆的核心能力，要让物质资源转化为知识服务，就必须依赖具有高业务水平的人才。这些人才不仅是核心能力的关键主体，更是进行创新服务的主要践行者。关于人在档案机构中的重要作用，我们可以借鉴美国图书馆领域相关理念来说明，即在服务贡献方面，房屋建筑只占5%，信息资源占20%，而馆员则占75%［11］。而75%的馆员也并非都是人才，只有一小部分具备高专业素养和高业务水平的馆员才可称之为人才，其他人员则被认为是一般馆员，但这一小部分人才所创造的价值要大于其他多数人的价值。此现象可以用经济学中“帕累托法则”（又称为二八定律）来解释，即组织中20%的“人才”可以创造出80%的成果，而80%的普通馆员仅创造出20%的成果。所以，就公共档案馆而言，首先应着重建立20%的人才队伍。这些人才除了具有档案基础能力（如计算机能力和专业知识能力）外，还应具有熟练的信息检索及组织、创新和服务等综合能力，只有这样才能保持公共档案馆竞争优势并形成核心能力。

4.3 技术因素

技术是促进档案资源有效利用的重要途径，同时也是当代档案馆进行服务创新的关键驱动力。公共档案馆的技术资源不仅包括自身的核心技术（诸如分类技术、著录技术和编纂技术等），还包括新型网络技术；档案馆也正是通过这些技术才得以对现有文献资源进行合理的开发与利用。①分类技术。分类技术的运用体现了不同类型馆藏信息资源的丰富内涵，根据知识地图有的放矢地为用户提供服务。它不仅适用于纸质文献资料，而且在网络信息资源服务中也发挥着重要作用，是现代档案馆揭示其海量知识资源的主要途径。②著录技术。档案著录是对传统检索工具的重大改进，通过分析档案内容和形式并加以记录，不仅可以减化档案资源的检索程序，同时也能够提高信息查全率和查准率。③编纂技术。档案馆通过编纂技术对特定文献资源按一定原则进行整理、加工、编排并最终制作成册（如档案年鉴、地方志等），可以让用户对历史发展有更深入全面的了解。 ④网络技术。网络技术的运用主要体现在档案网站的建立与维护方面。浏览国内已有档案网站（如国家档案馆、深圳档案馆和广州档案馆等）界面可看出，信息和网络技术给档案馆面貌带来的巨大改变，通过简洁的网页设计和及时的在线互动，能够使档案信息服务更加公开化和公平化。

4.4 管理因素

温恒福等人认为，学习型组织是一种新的组织形态，是当今世界最前沿的管理模式［12］。在不断变化的社会环境中，学习型组织是培育核心能力的最佳模式，也是实现核心能力可持续发展的动力源［13］。因此，学习型组织是公共档案馆实施知识管理的重要载体，只有不断加强组织内部交流与学习，才能实现显性知识的有效转移及对员工隐性知识的挖掘与强化，确保档案馆的可持续发展。而对人的管理则主要强调管理者对员工的激励机制。我们可以根据马斯洛的需求层次论制定不同的激励方法，其中，最基本的莫过于物质激励，如奖金和福利等；当物质激励达到一定程度时，对员工心理上的激励才是促使其努力工作的主要动力，也是确保档案馆赢得竞争活力并将其转化为核心能力的重要环节和依据。

5 各构成因素与公共档案馆核心能力的关系

公共档案馆核心能力的四个构成因素并不是独立存在的，而是相互依赖、相互促进的，

这些因素在核心能力形成过程中缺一不可。资源是公共档案馆核心能力的载体，同时也是“人”和技术推行公平服务的前提；而“人”则是资源和技术得以有效运用的主体，没有“人”，资源和技术也就成了空壳子。此外，公共档案馆的资源、人才、技术、管理等能力再丰富，若脱离社会这个大环境，也就无法实现可持续发展。因此，公共档案馆核心能力的演进必须以环境（市场竞争环境+行业环境）为背景才能顺利进行。

公共档案馆可通过核心能力向外延伸，全面丰富馆藏、人才和技术的储备，优化管理程序并构建学习型组织。在行业制度和市场环境下，各要素通过相互协调与配置形成新的能力。这些要素和能力相互推动，不断强化公平服务效率，最终实现公共档案馆良性循环与发展（如图2所示）。

6 公共档案馆核心能力培育

公共档案馆核心能力培育是以战略规划为依据对核心能力进行深入识别与强化的过程。就目前情况而言，公共档案馆还未塑造出自身的核心能力。因此，在了解核心能力构成因素基础上对其进行合理化培育显得尤为重要。本文认为，对公共档案馆核心能力的培育可从以下几个方面进行。

第一，加强档案信息资源开发力度，形成公共档案馆特色资源。在保持档案原有价值基础上，根据竞争环境及用户需求变化适时对档案资源进行科学开发，为学科及行业发展提供信息支持，体现公共档案馆核心能力的动态性、可持续性等特点。

第二，重视馆员综合素质培育，提升专业素养。鼓励自主学习，激励馆员依自身喜好自发学习某些专业技能和知识，力求在个人能力和工作需求之间实现双赢。此外，还应积极组建学习型组织，通过内部交流与互动丰富馆员阅历，加快创新步伐，以此提升公共档案馆长久竞争力。

第三，强化技术操作业务，提高信息服务水平。在优化核心技术基础上，将网络新技术运用到公共档案馆网络信息资源的建设中，通过对技术资源的有效整合与利用，推动公共档案馆服务方式的有效转变。

第四，强调管理系统化，将知识管理视为整个管理链条上最为重要的一环。管理者应注重战略性思维的培养，并依信息服务市场环境的变化合理调整公共档案馆发展战略。对知识的管理应从显性知识和隐性知识两个角度来考虑，通过相关制度的建立实现对二者的科学化管理，促进信息有效流通并提高公共档案馆核心能力。

7 结语

通过以上分析可知，公共档案馆核心能力的实质就在于通过对资源、人才和技术等资源的合理化配置与管理，实现公共档案馆为民服务的宗旨，并将公平服务这一原则贯穿整个服务过程。此外，核心能力的培育具有长期性特点，公共档案馆应依市场环境的演变适时调整培育方向，在静态发展与动态变化中形成自身竞争优势，实现可持续发展。

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