高校毕业学生档案国际化利用对策探究＊

洪拓夷

（湖州师范学院 档案馆，浙江 湖州313000）

高校毕业学生档案主要分两块：一是学生毕业时转换成为正式人事档案的学生学籍档案，它包主要包括高中档案、高校学籍档案及报到证等；二是学生毕业后被移交并留存高校档案馆保管的学生档案，它主要包括录取名册、在校成绩、在校奖惩、学籍异动材料、毕业生名册、学位名单等。高校学生档案材料来自多个部门或多个学校（如X＋Y 联合办学等），档案管理涉及二级院系、教务处、研究生院、档案馆等部门。高校学生在校期间有关成绩等材料由其所在二级学院保管，期间的国际化利用证明由二级学院开具［1］，学生毕业后须由档案馆代表学校出具相关证明。

目前，高校学生档案国际化利用范围不断扩大，如留学、移民、求职等，利用需求数量越来越大，但高校档案国际化利用服务尚存在不足［2］，如国内许多普通高校馆藏档案既不符合国际通用格式，又缺少中英文对照，缺少国际化利用的现代手段，服务内容单一，服务水平和效率有待提高，即便有些学校已经实现双语数字化档案，但因其外文翻译质量不高、格式不规范，标准不统一等［3］，难以满足各国用户个性化利用需求。因此，面对高校学生档案国际化利用需要和现状，高校档案馆应采取相应对策。

一、提高学生档案国际化利用理念

随着我国国际交往与合作的不断扩大，学生档案国际化利用需求也随之不断增长，如出国留学、国外工作、移民签证、交流访问、以及在国内外企就业等，都需要对申请人学历、成绩等进行审核，需要查证某学生的在校学籍档案，要求快速、准确提供中英文对照的相关档案及证明，这是高校学生档案国际化利用的重要内容之一，这也是近年来高校档案馆利用率最高的档案之一。

高校学生学籍档案是学生在校期间个人学习与表现的原始记录，具有法律凭证作用［4］，学籍档案是国外用人单位选聘他国优秀人才的重要参考依据之一，是对他国申请人进行审核的重要材料之一，是国外用人单位鉴定证书及有关信息等真伪的唯一来源。

只有关注学生档案国际化利用需求与增长趋势，从思想深处认识到国际化利用的价值与重要性，才能主动学习和吸收国外先进档案理论和档案工作经验，才能培养档案工作国际化发展思考习惯与研究意识，才能加快我国高校档案馆建设工作国际化发展。只有高校档案馆创新工作方式和工作体系，与国际接轨，才能确保我国高校学生档案顺利走出国门走向世界。要认识到，对学生档案国际化利用的好坏，将直接影响到学校形象和办学国际化发展。所以，以学生档案国际化利用为目标开展高校档案工作，是高校档案工作国际化的重要任务。

二、引进和培养涉外档案人才

在学生档案国际化利用与档案工作国际交流日益频繁的今天，具备档案工作国际交流及档案服务国际化能力的涉外档案人才至关重要，它是促进高校档案工作国际化的前提和保障［5］。所以，档案馆需配备至少一名涉外档案员，精通英语，熟悉涉外礼仪，同时具备档案知识和计算机网络应用能力，能整理来华留学生档案，能翻译利用学生档案，能口头和书面对国外咨询及求证函准确回复和出具［6］，还能够与国外同行进行档案研究的学术交流。

同时重视对现有馆员国际化能力的综合培训与提升。各个馆员素质培育需求既有共性又有明显差异，根据骨干馆员、普通馆员、新进馆员和临时馆员的各自需求，采用多层次、多途径、多元化的培训方式，进一步丰富馆员相关知识，提升相关工作能力，达到不同程度提升各层次馆员国际化工作与服务胜任力。同时，把馆员国际化综合素质培养作为促进档案馆工作的重要抓手，这样才能提高高校档案馆国际化综合素质，使其国际化工作质量和国际化服务水平逐步提升。

三、加强学生档案国际化利用基础建设工作

（一）深化传统归档工作

学生在校期间其学籍档案材料一直是动态变化的，档案馆要加强与有关部门的联系，主动收集毕业生学籍的后续补充材料，如学生的取消处分、转复学、补考及格、肄业等有关材料。尽管学生档案国际化利用以学生在校成绩等证明材料为主，但根据社会需求，有必要收集能反映学生品行状况和信用行为的情商和诚信等材料［7］。同时，强化数字校园的网络系统同步收集存储功能，加强电子文档的存储与备份工作。

（二）建立双语档案数据库

在高校档案馆国际化利用中，以出国学生成绩证明为最多，而往往同时需要中文成绩单和英文成绩单，还需要平均成绩GPA，所以有必要建立学生档案双语数据库系统，采用双语互联检索目录，可供选择使用或对照使用，所有档案内容都有英文对照模板及统一输出格式。同时增加国际化需求相关项目和内容，如在英文输出格式中增加GPA 项，并由系统根据转换公式自动算出，而对非常规评分体系无法参与GPA 换算的或其他情况的，则需在输出格式中增加说明项。一般情况下，档案工作人员可以直接利用计算机检索、输出、制作所需档案，这既满足了用户需要，又提高了工作效率和服务质量。

（三）做好学生档案翻译利用工作

做好学生档案翻译利用工作可以采用手工翻译与机器翻译相结合。手工翻译要求标准统一，要多参考国外课程，保证原意、精炼、准确、地道，以确保翻译后的学生档案的严谨性和可信度。机器翻译可以建立档案翻译利用子系统，系统包括各种模块和模板，如构建各国专用的套录格式模块，地道的各国课程等专用词汇库模块，学籍材料导入与翻译模块，成绩数据自动进行相关数据计算与分析模块等。在各模块子系统内建立各种翻译模板库，如成绩翻译模板、有关证明翻译模板等［8］。

在翻译过程中若遇到我国个性或特色化的东西，如中外差异巨大课程名称等，很难翻译出内涵的，要做一些必要的翻译解释说明［9］，这样才能体现出我国高校档案馆服务的高质量和高水平。

（四）加快学生档案网络化建设

结合高校数字化校园建设发展，构建数字化学生档案网络检索利用平台。老档案数字化，新档案电子归档，尽快实现学生档案归档的全数字化［10］，以便档案馆能实时或及时获取学生档案材料，并提供网络化服务。本校毕业生可以通过网络远程校验方式直接使用自己的数字档案，相关用户可以在临时授权下查看有关学生档案。可见，纸质学生档案数字化上网利用，既能保护纸质学生档案，又能接受更多人同时利用。

四、改进学生档案的管理与利用

（一）加强制度建设

根据《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学校档案馆实际，建章立制，建立健全学生档案管理与利用工作体系。既要健全学生档案管理办法，具体规定岗位职责和工作流程等；又要考虑人的主观能动因素，建立必要的激励机制、竞争机制和综合评价指标等，明确奖惩，定期检查，加强监督，以调动和增强馆员的责任心和事业心。由学校牵头建立各部门间的长期协作机制，加强与各相关部门之间的协调、交流与合作，避免学生档案材料上交不及时、档案材料不当修改、甚至造假等问题的出现。同时，对学生从入学到毕业整个过程所产生的档案材料的收集，进行必要的质量督查与考核。

（二）规范国际化利用程序

高校档案馆要公开本学校档案管理与利用办法、学生档案利用流程、查证输出内容格式样例、以及档案启封印规范等，确保用户思路清晰，手续符合规定，利用顺畅。在提供利用时要遵守规章，工作过程规范，专人专岗，一档多人经手，互相制约，互相监督，层层把关，如调卷、制证、审核、签字、盖章、送出，均需经过三人之手，确保档案真实性，杜绝不当利用。证明体例规范，证明材料格式统一，翻译内容准确无误，纸张信封专用（印有校名校徽等），印章标准有效，启封口章严格规范等，以维护高校档案的权威性和利用的严肃性。

（三）提高档案利用效率

可用计算机管理系统替代传统手工登记，登记项目可包括证件扫描、指纹读取、头像拍照等。这种登记方式项目多，选择性大，速度快。可以把纸质档案和电子档案联合使用，用途互为补充。尽量采用电子档案提供利用，尽量使用传真和网络等完成远程档案利用。需要红章纸质档案材料的，要参照人事档案转递方式，选用机要转递方式送出，避免丢失或延误。

（四）完备相关补充说明

尽管学生档案原始记录是不可改变的，但国内外情况的差异性和学校发展的变化性是不可避免的，如中国特色课程和评价体系、学校合并或更名造成学籍标题与档案所属现行高校校名不一致等。所以，有时有必要再出具一份补充说明，用于解释证明，以减少或避免因此而给利用者带来的不必要的麻烦。

注重用户对档案利用服务的评价，建立用户反馈机制和沟通渠道，如采用网络互动、实地调查和电话回访等方式收集相关信息［11］，在分析和总结的基础上，据此了解用户潜在需求，旨在不断开拓思路，创新方法，改进工作，提供更好的国际化利用服务，不断提高用户满意度，以保持或提高高校档案馆良好的社会形象和信誉。

五、结语

在档案国际化利用不断增长的新的发展趋势下，为了适应高校学生档案国际化利用工作的需要，高校档案馆应与时俱进，不断更新理念，积极探索学生档案开发与利用的新方法，主动调整或建立与国际接轨的新的档案工作规划，做好档案馆基础建设工作，不断规范高校档案管理工作，不断创新学生档案国际化利用策略，不断推进高校档案工作与研究国际化发展。

［1］李清，严建南.高校出国学生成绩档案利用的思考［J］.档案与建设，2009（9）.

［2］陈飞.近十年高校档案利用研究综述［J］.兰台世界，2011（5）.

［3］王茜，邓建.学籍类档案的翻译研究［J］.成都理工大学学报（社会科学版），2007（3）.

［4］张静.高校学籍档案的收集和利用［J］.中国档案，2004（1）.

［5］彭清清.信息化背景下我国档案工作与国际接轨的思考［J］.兰台世界，2012（7）.

［6］刘映红.新时期高校档案利用工作定位的一点思考［J］.兰台世界，2010（11）.

［7］李萍.小议高校学生档案管理存在的问题及解决措施［J］.青春岁月，2012（16）.

［8］刘焰，张珍辉，林其钰.高校学生成绩档案翻译工作对策探讨［J］.云南档案，2013（3）.

［9］王超.对高校学生成绩档案翻译利用工作的几点思考［J］.档案与建设，2006（10）.

［10］赵奎安.高校学生学籍档案的利用研究［J］.青春岁月，2013（14）.

［11］孙大东.我国高校档案利用问题研究综述［J］.档案管理，2011（3）.