巧用AO进行前台财务数据的采集转换

■潘锦峰

“现场审计实施系统”软件（以下简称“AO”）是审计署应对信息化环境的严峻挑战而设计建设的一款应用软件，涵盖了从审计项目准备、数据采集转换、审计数据分析、审计证据收集、审计底稿制作及审计报告撰写等全过程，是信息化条件下审计机关开展计算机审计的重要工具，它的出现对提高一线审计人员计算机审计能力和应用水平起到了重要作用。在这其中，数据采集转换是重要的一环，它是审计人员开展计算机审计的基础，而对财务数据进行采集转换则是基础的基础，它是审计人员查账中的最重要一环。如果审计人员不能获取和转换被审计单位的财务数据，将面临“进不了门，打不开账，无账可查”的被动局面。

在AO中，财务数据的采集转换包括了符合国家标准数据的采集转换、财务软件备份数据的采集转换和财务软件数据库数据的采集转换等三种方式。其中前两种导入方式由于受软件产商、版本接口及采集转换模板等因素影响，不可能对市面上所有的财务软件都可以进行采集转换。因而，按照常规思路，我们只有采取第三种方式，通过采集被审计单位财务后台数据库数据的方式进行转换，但这样又会碰到几个严峻的问题：一是后台数据库种类繁多，审计人员不可能对每一种数据库类型都很精通，即使被审计单位将后台数据库的备份文件导出，审计人员仍然会因为不了解备份数据而无法导入AO；二是可能会由于被审计单位的不配合或是软件厂商版权等因素的影响，无法取得被审计单位数据库系统的数据字典。在此情况下，想要在成百上千或者是成千上万张表中，找出凭证、科目余额、会计科目等三张表，并解读出三张表中以字母形式存在的字段名所表达的意思、剔除三张表中的冗余数据，又是对审计人员一番智慧和汗水的考验了。因此如何通过简便易行的方式，将被审计单位的财务数据快速准确地导入AO，成为摆在每一个审计组面前的迫切难题。下面，笔者以某国产财务软件中的×县2012年度预算外账套为例，详细介绍如何通过财务软件前台查询功能输出并还原被审计单位的基本财务数据。该方法简便易学，直观明了，无需数据字典，不用考虑冗余数据，只需审计人员掌握基本的数据导入方式即可。

1.在财务软件中查询并输出凭证、科目余额、会计科目（科目余额表与会计科目表可以合为一张表）等三张表。市面上财务软件都具备输出上述几张表的基本功能，或许输出的方式（有的财务软件只能按月查询输出凭证表，那么分月输出后再进行合并）、内容、格式不尽相同（一般输出到Excel中，如果文件太大，也可以输出为Access等其他文件），但只要输出的数据具备还原账套的基本格式都可以还原成功。

（1）科目余额表及会计科目表。在“科目余额表”中，应包含从一级到末级的所有明细科目，且每条记录至少应包含科目编码、期初借方余额及期初贷方余额（或期初借贷方向及余额）等字段，同时注意科目代码应该为文本格式（在Excel表现为单元格左上角有一个绿色小三角形），余额字段为数字格式。在“会计科目表”中同样也应包含从一级到末级的所有明细科目，且每条记录至少应包含科目编码，科目名称等字段，同时注意科目编码和科目名称都为文本格式（科目代码的文本格式在Excel表现为单元格左上角有一个绿色小三角形）。因在财务软件的查询中，往往科目编码和科目名称同时显示在一张表中，因此科目余额表与会计科目表可以为同一张表。如下图所示：

（2）凭证表。在导出的凭证表中，一个分录为一条记录，整个凭证表的借贷方发生额必须相等，且每条记录至少应包含凭证日期（可以合成一个字段，也可拆分成多个字段）、凭证类型、凭证号、摘要、科目代码、借方金额及贷方金额（也可以是科目方向及发生额）等字段。应注意凭证日期、凭证号和科目代码均应为文本格式（在Excel中表现为单元格左上角有一个绿色小三角形）。如下图所示：

2.将上述整理后的几张表导入AO中。这里可以先将三张表导入SQL数据库中，然后再通过“AO－采集转换－财务数据－财务软件数据库数据－采集数据”，选择SQL Server进行采集。也可以直接将三张表依次通过“AO－采集转换－财务数据－财务软件数据库数据－采集数据”,选择Microsoft Of fice Excel进行采集。如下图所示：

点“下一步”－“采集”

3.采集后，通过选择“AO－采集转换－财务数据－财务软件数据库数据－生成财务数据临时表”后开始进行转换。

（1）因为只有一张凭证表，选择“源数据凭证表为一个表”。

（2）“会计期间定义”－点“辅助导入”。

点“保存”－“确定”－“关闭”

（3）选择“科目余额表”－“辅助导入”，在“选择源科目余额表”的下拉框中选择“×县2012年度科目余额表”。

点“下一步”，根据原始数据中科目余额的存储方式进行选择。在“×县2012年度科目余额表”中年初余额是分为借方金额和贷方金额的，因此，我们点“分别存储借方期初余额和贷方期初余额”。

点“下一步”，在“选择借方期初余额字段”、“选择贷方期初余额字段”中选择“×县2012年度科目余额表”中对应的“期初借方”、“期初贷方”字段。

点“下一步”，在“选择科目编码的存储方式”中选择“×县2012年度科目余额表”中对应的“科目编码”字段。

点“下一步”，因为“×县2012年度科目余额表”不是分月存储，因此直接点“导入”－“确定”。

（4）选择“会计科目表”－点“辅助导入”，由于我们的“会计科目表”和“科目余额表”在同一张表中，因此在“选择源会计科目表”中依然选择“×县2012年度科目余额表”。

点“下一步”，选择科目编码的存储方式还是在下拉框中选择“×县2012年度科目余额表”中对应的“科目编码”字段。

点“下一步”，选择科目名称字段在下拉框中选择“×县2012年度科目余额表”中对应的“科目名称”字段，在余额表中没有科目全称字段，因此“选择科目全称字段”不打勾。

点“下一步”，在余额表中没有科目方向字段，因此“导入科目借贷方向”字段不打勾，点“导入”－“确定”。

（5）选择“科目设置”－点“辅助导入”，在弹出的“科目设置”文本框中点“批量生成”。

点“生成”－“验证”－“确定”－“保存”－“确定”

（6）选择“凭证库”－点“辅助导入”，在“选择源凭证表”下拉框中选择“×县2012年度凭证表”。

点“下一步”，因为“×县2012年度凭证表”中的年月日是分成三个字段，因此点“多个字段”，分别在下拉框中选择年月日相对应的字段。

点“下一步”，在“凭证流水号字段”的下拉框中选择“×县2012年度凭证表”中相对应的凭证号，在“凭证类型字段”前打勾，在下拉框中选择凭证表中对应的凭证类型字段。

点“下一步”，根据凭证表中借贷方发生额的存储方式进行选择，我们这里点“分别存储借方发生额和贷方发生额”。

点“下一步”，在“借方发生额字段”、“贷方发生额字段”中选择“×县2012年度凭证表”中对应的“借方”、“贷方”字段。

点“下一步”，根据“×县2012年度凭证表”在下拉款框中选择相应的摘要及科目代码字段。

点“下一步”，由于“×县2012年度凭证表”没有对应的凭证分录序号，因此在“自动生成”打勾。

点“下一步”－“导入”－“确定”

由于没有凭证辅助科目等内容，因此在“生成财务数据临时表”界面点“关闭”，选择“是”。

在“是否进行会计科目调整？”中选择“是”，进行会计科目的调整。

接着在出现的界面中点“账表重建”。

当看到“账表重建完成”时，表明我们的财务数据已成功导入AO。

接着，我们就可以在“审计分析”模块中对所导入的财务数据进行分析了。