基于电子注册制度的高职院校学籍管理研究

【摘要】高等教育的质量保障和高校学籍学历管理的深远发展得益于电子注册制度的实行。文章从实施电子注册制度的实践作为出发点，探讨学籍学历管理工作的新问题、新方向以及进一步改进信息化工作的新思路。

【doi:10.3969/j.issn.2095-7661.2015.03.020】

【文献标识码】A

【文章编号】2095-7661（2015）03-0072-03

[收稿日期]2015-05-25

[作者简介]府榕（1987-），女，湖南长沙人，湖南邮电职业技术学院成教处教师，研究方向：成人高等教育、普通高校网络教育。

Research on development trend of student status management in higher vocational colleges based on electronic registration system

FURong

(Hunan Post and Telecommunication College, Changsha, Hunan, China 410015)

Abstract：The qualityassurance ofhigher education and the profound development ofthe student status management ofcolleges and universities are ofbenefit fromthe practice ofelectronic registration system. This paper discusses the newproblems and newdirections of the student status management and the newideas offurther improvingthe informatization ofthe management.

Keywords：higher vocational colleges; electronic registration; student status management; development trend

随着高等教育的改革和发展，学籍管理工作已经由传统的人工管理阶段进入了网络信息化的电子注册阶段。高校教育电子注册制度的实行，是保证高等教育质量，维护国家大学生合法权益，打击社会不法分子“徇私舞弊”、“从中作梗”的需要。对于高等教育的改革和高等教育健康有序的发展起到至关重要的作用。

1　高职院校学籍信息化管理工作的现状

18位(但当年有部分高校仍使用17位)。2007年3月13日，中华人民共和国教育部以教学〔2007〕3号印发《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》，新生学籍电子注册制度从2007级新生开始实施。2008年教育部要求各高职院校开展学年电子注册，确保学信网学籍学历平台中在校生人数与实际情况一致，确保平台中学籍信息与实际情况一致。学信网的开通解决了多年来高校自主管理在校生学籍信息的局面。

教育部2001年2月5日发布的《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，提出建立高等教育学历证书电子注册制度，针对普通高校、成人高等教育毕（结）业证书以及通过高等教育自学考试和高等教育学历文凭考试取得的毕业证书实行电子注册，由证书颁发单位向所在省（自治区、直辖市）教育行政部门注册,中国高等教育学生信息网（简称“学信网”）可供所有毕业生进行学历在线查询。2002年普通和成人高等教育毕业生的身份证号和图像信息也被纳入学历证书电子注册内容;2004年学历证书编号扩充至

2　高职院校学籍管理制度存在的问题

2.1　招生数据不准确，导致学籍电子注册数据不规范

学籍电子注册数据来源于招生数据，招生数据如果把关不严格，会导致各高校学籍注册数据的混乱和不准确性。由于各省教育厅对地方招生数据把关不严，从而造成每年各高校接收到的新生录取数据有误、遗漏和不规范的现象时有发生，具体表现在：1）身份证的出生日期与该数据出生日期不一致，身份证号码长度不符合要求；2）学生姓名中含有非汉字字符等。这些工作上的疏忽大大加重了各高校学籍管理人员的工作量，迫使管理员花费大量时间和精力来查找、审核不规范数据来完成学籍电子注册这一繁重工作。

2.2　学籍管理信息化建设缺乏复合型人才

大部分高职院校学籍学历管理人员对于学籍管理业务版块相对熟悉，但是计算机技术的应用能力较弱，针对学信网学籍学历信息平台相关模块的具体操作出现不适应性和不熟悉性。学籍管理工作复杂、繁琐，学籍管理人员需要极大的责任心，同时要具备相关的专业技术和管理知识。但是学籍管理工作往往被认为是一项事务性的常规工作，在高校管理体制之下常被轻视，因此造成学籍管理人员在上岗前没有经过系统培训，在任职过程中缺乏学习和交流的平台。

3　高职院校学籍管理对策研究

3.1　全面实施学籍学历电子注册，规范电子注册制度

1）完善在校生学籍电子注册制度。学籍电子注册与学历证书电子注册相互关联、相互衔接，只有经过学籍电子注册的学生获得的毕业证书才能进行学历证书电子注册。虽然对注册进出口能做到严格把关，但是往往忽略了“过程管理”这一重要的核心环节。“过程管理”就是对在校生进行学籍管理,只有健全在校生学籍电子注册制度，才能进一步加深学籍学历电子注册管理的严谨性和规范性。在校生学籍电子注册的不断改进和健全，能够使新生学籍电子注册、学历电子注册得到更好的保障和规范。在校生学籍电子注册内容包含：各年级在校学生新学年学籍注册、上一学年学籍变动及奖惩等情况。我们必须通过此项注册来完成在校学生新学年学习资格认定。下面对中国高等教育学生信息网的学籍学历信息管理平台具体功能分布作一个简要的介绍，整个学籍学历信息平台共分为5个大模块，分别为：录取数据、学籍注册、在校生、图像校对和学历注册。录取数据模块包含了数据查询、数据统计、数据下载和录取照片4个小功能模块；学籍注册模块包含了学籍注册、数据下载、学籍清查和复查表4个小模块；在校生模块又包含14个小模块，分别为：保留学籍、数据查询、数据统计、数据下载、数据修改、转学、转专业、层次变更、留降跳级、休学、复学、学籍注销、学籍记载、预计毕业生模块；图像校对模块包含了工作进度、工作评价、数据查询、数据下载和自助关联5个小模块；学历注册大模块其中包含了13个小模块，分别是：即时注册、十年回登、学历查询、学历统计、学历注销、学历下载、学历勘误、十年勘误、换证、照片管理、反馈数据、学历证明书和辅修专业证书模块。新生学籍电子注册、在校生学籍电子注册和学历证书电子注册相辅相成，三者缺一不可，有效地实现了高校学生学籍学历管理全程网络化、透明化，从源头、过程和关口均杜绝违规招生和假文凭现象的出现，同时，社会各用人单位、全国各高校和学生本人都可以查询到相关信息，实现数据的有效共享和使用。

2）杜绝不规范的招生数据产生。各省教育厅要从源头上管控好招生数据这一大关口，在接收到招生部门数据时，要严格审核校对招生数据，不接收不符合要求的数据，将不合格数据反馈到招生部门，要求其认真核实正确后再上传数据供各高校下载。

3）提高学籍管理人员的素质，树立认真负责的工作态度。学籍管理人员应该熟悉学籍学历管理工作流程，认真学习《学籍学历信息管理平台高校用户使用手册》，在熟悉自己业务范围的同时，还应该熟练掌握计算机各种操作技能，培养自己的创新意识，实现管理工作高效率的进行。各省教育厅应该加强对各高校学籍管理人员的培训力度，通过培训解决学籍管理人员在平时工作中遇到的棘手难题，构建教育厅与各高校之间的沟通桥梁。

3.2　实施学籍学历电子注册管理评估制度

从理论和实践上建立一套相对来说较为客观、科学和实用的学籍学历电子注册管理评估方法以及评估指标体系必须通过借鉴教育教学的评估制度来进行潜心研究。在学籍学历电子注册工作中仍然存在疏忽，在管理和操作流程上，确实还有很多地方值得完善，所以要努力规范和严格监督学籍学历电子注册工作程序上的每一个小细节，认真思考如何通过实施学籍学历电子注册管理评估制度来监控和评估学籍学历电子注册管理工作中的每一个环节。高等学校的学籍管理活动是动态的，评估学籍管理的指标体系也应该是动态的，因此，评估体系应该被动态的学籍管理努力的去适应和完善。

如何建立学籍学历电子注册管理质量监控体系？所谓的立体化监控体系是以国家、地方、高校和社会四者相互联系和结合的形式。要以教育部学籍学历信息管理平台作为纽带，带动地方政府、教育行政部门建立相应的评估监控制度，促进高等学校建立自我发展、自我约束的学籍学历电子注册管理质量保障机制。为了维护国家学历证书的权威性和严肃性，规范国家的学历制度，促进人才培养质量的不断提高，这要求我们要学会正确运用评估结果，让其真正发挥评估作用。站在学籍学历电子注册管理工作能够持续发展的角度来看待问题，各高等学校还应该建立一套能够自主实施的内部评估制度以促进学籍管理工作健康有序的发展。

衡量高等学校管理水平的重要标志是高校管理工作信息化程度的日益加强。目前有新生学籍电子注册、在校生学年电子注册以及毕业生学历证书电子注册数据网上注册，这三者都是由高校通过中国高等教育学生信息网学籍学历信息管理平台直接进行网上注册的。能够使学籍管理工作有效开展的基础保障就是能够使用便捷、界面清晰、数据完整、功能齐备的管理平台。因此，做好学籍管理工作的首要前提是加快学籍信息管理平台网络建设。针对管理平台建设，提出以下几点建议：

1）改善学籍学历信息管理平台的网络环境，防止当多个高校同时登录管理平台时出现的系统繁忙现象。同一时间里多个高校管理员同时登录平台导致系统经常出现繁忙，页面无法正常打开，相关数据无法正常上传或下载的情况，对学籍管理工作带来了诸多不便。因此，这要求不断加强学籍学历信息管理平台的网络建设进程，对网络平台进行优化升级。

2）通过现有的学籍学历注册模块，继续深入挖掘和新增模块，赋予其新的内容，使其能提高学籍学历注册的工作效率，完善管理平台的所有功能。新增功能模块，如：在校生学籍电子注册；继续挖掘现有模块功能，如：在毕业生电子注册模块中增加在线注册功能、重名重号查询的图像显示功能等。

3）整合统一学籍学历信息的查询功能，避免系统繁复，功能模块和数据重叠，增强系统存储空间，简化信息查询步骤。使得学生和学籍管理人员只需要登录系统，通过一次查询就能掌握到该学生从入学到毕业的所有相关信息（包括奖惩情况）。

4）确保数据安全有效，做好同步上网工作。网络建设的灵魂是数据的及时有效。现在毕业生学历证书电子注册数据的上网时间已经做到了即时注册，实时更新，即学校什么时候向省级教育主管部门报送，通过省里校验无误的数据即时实现网上可查询功能。但新生学籍电子注册上网时间与实际入学报到时间之间有个近2月的时间差说明：当年的新生数据可下载的时间一般是8月下旬，新生学籍注册的完成时间是每年的10月30日之前，为了方便学生能够及时查询和确认到自己的学籍情况，数据按时更新，相关数据同步上网尤为重要，增加学生信息的透明度，加强安全管理，落实专人，确保数据安全有效，从而有力打击假文凭，维护国家政策和高校的形象。

综上所述，学籍管理工作的现代化、透明化、规范化和信息化程度是衡量高职院校管理水平的重要标志。因此，要把电子注册作为核心力量，认真研究探讨高职院校学籍学历管理的发展趋势，不断推进深化改革，完善高等学校学籍学历电子注册的管理和建设，进一步促进高等院校办学与管理的规范化和现代化，维护国家学历制度的严肃性和学历证书的规范性，不断改善创新人才培养模式，努力提高教育教学质量，促进我国高等教育健康有序发展。