论社会保险档案及其管理对策

钟立红

（承德市双桥区人力资源和社会保障局，河北 承德 067000）

论社会保险档案及其管理对策

钟立红

（承德市双桥区人力资源和社会保障局，河北 承德 067000）

社会保险档案属于民生档案的重要组成部分，对其进行研究具有重要的现实意义。实施社会保险档案的科学化、规范化管理已势在必行。本文介绍了社会保险档案的内容范围，分析了当前社保档案管理的现状，并提出了优化社保档案管理的对策和建议。

社会保险；档案；创新

随着我国社会经济的飞速发展，社会保险制度不断进行改革，人们对保险事业的认识不断提高，要求加入社会保险的人员逐年扩大，社保档案数量剧增。然而，由于体制的原因，我国公民个人社保档案隶属多个管理部门，社会保险档案管理工作存在着许多不足，只有不断创新，才能焕发生机，进而适应我国社会保险事业发展的需要。

一、社会保险档案及其内容特点

（一）社会保险档案的概念

档案按其内容一般可分为文书档案、科技档案和专门档案。社会保险档案是一种专门档案，是社会保险经办机构在具体经办社会保险事务的活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文件。社会保险档案从信息的收集、归档、整理，到档案的保管、检索是一个非常复杂的过程。社会保险档案的形成是伴随着社会保险业务工作的开展而逐渐形成的。受保人和企业组织在进行社会保险登记后，社会保险经办机构进行数据处理就形成了受保人基本档案和雇主(企业)数据库档案。企业和受保人在缴纳社会保险费后，社会保险经办机构经过信息归档、整理，不断充实社会保险数据库档案。

（二）社会保险档案的内容范围

社会保险档案管理按照业务工作要求可分为如下几类：

1、社会保险专业人员人事档案类。

2、行政工作类：包括年度工作计划、安排、总结；有关申请经费、固定资产及设备购置等报告、批复、通知；内部机构设置、人员编制、干部任免报告、批复、通知；干部花名册、干部年报；职称评审组织、限额职数、技术人员职称评聘报告、批复、通知；干部、职工调动、工资转移、调资、离退休等文件材料。

3、综合统计、审计类：包括社会保险月、季、年统计报表；退休费用使用情况审计资料、审计部门对社会保险基金及管理费应用情况的审计结论等资料。

4、业务工作类：包括有关社会保险上报材料、业务管理办法、实施细则等文件；有关业务工作的安排、通知等。

5、养老保险类：包括参加养老保险的各类企业职工花名册；人员增、减变化报表；年度缴费登记卡；养老金核定表；基金结算台账；养老金支付台账。

6、工伤保险类：包括工伤保险基金结算台账；职工因工伤亡申报表；因工伤残等级评定表；因工伤残、死亡待遇申报表；工伤职工供养直系亲属调查表；工伤保险待遇支付凭证；因工伤残退休审批表。

7、生育保险类：包括参加生育保险企业及女职工花名册；基金结算台账；计划内生育费用有关凭证；支付生育保险费用有关凭证。

（三）社会保险档案的特点

1、数量庞大。随着我国社会保险制度的改革，参与社会保险的人口已从城市覆盖到农村，最终实现全民参保，导致社会保险档案数量庞大。

2、动态变化。个人的社会保险档案会随着个人工作单位的变化，而发生关系转移，各项社会保险缴费情况也会依据个人工资的增减发生变化，这就决定了社会保险档案的动态变化。

3、以人为本。社会保险档案以人为基本对象来办理的，个人是社会保险档案的最基础的形成单位。社会保险档案是个人参与社会保险的原始凭证，也是维护个人利益的重要凭证。就如人事档案一样，随着个人变化，产生相应变化。

4、规范性。是指社会保险档案是按国家的有关规范来办理的。具体表现在：一是办理活动的规范，即各类社会保险都有统一的办理程序、缴付费标准；二是形成材料的规范，即各类社会保险都有规范的记录卡，登记清册及报表，不论是哪个单位的职工，其形成的相关材料具有一致性。

二、社会保险档案管理的现状

社会保险档案管理关系到社会保险制度能否顺利地贯彻执行，关系到社会保险的作用能否发挥出来，更关系到被保险人的合法权益能否得到保障，同时，它也是社会保险财务管理的基础，它能够为社会保险基金筹集提供必要的原始数据。

（一）档案意识薄弱

一是社会保险档案管理没有摆上领导的议事日程，不关心或很少关心档案管理工作存在的问题。二是部分业务人员存在认识不高，工作态度不严肃的问题。认为当前的工作都忙不过来，哪有时问去整理档案。缺乏创新意识。缺乏新思路、新举措，难以适应社会保险制度的快节奏。

（二）档案管理混乱

实际工作中，除部分单位实现档案集中统一管理外，多数单位常根据单位自身业务情况或从方便工作需要出发，采取由文书、会计或业务科室承办人员分散保管的方式，造成“我承办我保管，我走了就不管”，或“人人都负责，人人又都不负责”的现象发生，致使社会保险档案不同程度的流失。

（三）缺少规章制度

哪些档案材料需要整理归档，如何进行整理归档；哪些材料不需归档，如何进行鉴定销毁；哪些材料需要分级分类管理，如何分级分类管理；哪些档案需长期保管，哪些档案需短期保管，如何划分档案保管期限；档案如何提供利用等。客观上没有形成良好的运行机制，主观上也未建立标准化、规范化的管理制度。

三、加强社会保险档案管理的对策建议

社会保险档案是社会保险事业发展的一笔非常宝贵的财富，是必不可少的基础性和配套性的新工作。只要本着先易后难，逐步理顺的原则，重点解决好资料收集不全、分类混乱、管理不规范和不注意开发利用等问题，建立健全必要的管理制度，就会逐步形成独具特点的社会保险档案管理体系和管理办法。

（一）加强社会保险档案管理宣传工作

社会保险档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保个人享受社会保险待遇的重要依据，是实现为参保个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要条件，也是反映社会保险事业发展的宝贵资料和重要历史凭证。依法加强和规范社会保险档案管理，不断提高管理水平，既是加快推进社会保险经办工作标准化和规范化的重要内容，也是全面提升经办能力和管理水平,真正维护职工权益，促进公平保障，和谐保障的有效途径。

为切实深入做好社会保险档案管理工作，要调动方方面面的积极因素，使之同心同向，形成合力。因此，我们要加大对社会保险档案工作意义作用的宣传力度,充分利用各种有效宣传手段和宣传方式,广泛宣传做好社会保险档案管理工作的重要性和必要性,提高系统工作人员社会保险档案管理意识，增强加强档案管理的自觉性和主动性。

（二）规范社会保险档案管理业务流程

多年以来，不断有专家学者呼吁把社会保险档案“集中统一管理”，但由于法律法规缺失，有关社会保险的档案一直处于分散管理、多头管理的无标准状态。有的归档案行政主管部门管理，有的由组织人事部门管理，有的在劳动和社会保障部门管理，有的一直在用人单位，有的甚至放到个的口袋里，成了名副其实的“口袋档案”。管理没有统一标准，一地一策，画地为牢，很难规范，有的基层单位连专职的档案人员和基本的档案设施都不全，丢失、涂改、损坏档案的恶劣案件时有发生。社会保险档案的规范管理应从以下几个方面入手。

1、社会保险档案收集整理规范。社会保险档案材料收集分类，必须按照《社会保险档案管理实施办法》进行归档整理；保持每份归档材料之间联系紧密、衔接有序，按主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。社会保险档案材料要求字迹、印章和日期必须齐全清晰，字迹模糊或易褪变的归档材料应予以复制后方可收集归档。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等书写字迹。严禁使用热敏（传真）纸、复写纸，确保社会保险业务材料内容的完整性和真实性。

2、社会保险档案移交规范。社会保险档案管理人员必须按时将本部门经办业务过程中形成的具有保存和利用价值的、已办结的专业性业务材料（含电子文档），按照《社会保险档案管理实施办法》和《社会保险档案材料收集整理规范》，进行分类收集整理并定期进行移交。每次办理业务档案移交，档案室工作人员与处室兼职档案管理人员都必须现场填写《社会保险档案移交表》，经双方签字确认，明确工作责任。

3、社会保险档案立卷归档规范。社会保险档案的收集按照《社会保险档案管理规定》的归档范围和要求，一式一份收集整理归档，确保社会保险档案齐全、准确、规范。凡归档的社会保险材料必须利于长期保存，保证图样清晰、字迹工整耐久、签署完备。禁止使用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写、传真制作社会保险业务材料。

（三）实现社会保险档案管理的标准化

社会保险档案建设与管理的标准化，为社会保险管理发挥了重要作用。

1、加强基本硬件建设。首先要制定完善的档案管理制度，并由上至下成立档案工作领导小组，设立专职档案员，并进行了业务培训，为档案管理提供组织和人员上的保证。其次要加强档案管理基本建设。一是开辟专门档案室加强管理；二是购置标准档案柜；三是设置防火、防潮、恒温、防盗器具；四是购置档案专用帐表卡册包装盒等工具，及照相机、录音机等必备物品。

2、建立社会保险档案管理系统，逐步实现微机管理。随着社会保险覆盖范围扩大、险种越来越多、管理越来越复杂，社会保险档案的管理也变得比较困难，迫切要求建立一个有效的档案管理系统。其内容包括：(1)在职职工、退休人员个人的基本社会保险档案库：详细记载职工每次调动、停保及死亡、退休等原因引起的档案变化情况，完整准确记载职工在职期间各年工资收入情况和缴费情况。(2)用人单位参保的基本情况库：记载用人单位的所属行业、经济类型编码等基本情况；记载参保与撤保、在职人员、非在职人员工资和社会保险基金应缴总数及变化情况；记载正常的缴费、欠缴、补缴、实际支付待遇情况的历史资料。(3)记帐凭证库和科目二级帐库：记录会计凭证科目数据及全部会计科目的二级细帐。(4)财务、统计数据库：有关社会保险财务、统计报表等数据信息。

（四）注重社会保险档案的开发利用

在加强社会保险档案管理的同时，也要注重发挥社会保险档案的服务作用。一是提供咨询服务，例如，开展公布养老保险个人帐户对帐单，随时为职工查找提供服务。二是为领导决策提供参考数据，每次社会保险制度改革起步前，都由档案信息库提供大量的参考资料和信息数据供决策用。三是成为管理工作的基本手段。社会保险公司的基本工作包括参保登记、征缴基金、拨付基金等，都要依靠档案提供帮助。四是为进行费用预测和制定政策提供依据。例如利用档案记载的受保人缴费情况和保险金发放情况，预测社会保险费用的需求量，为制定和调整保险基金提取比例的政策和标准提供可靠依据。

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On Social Insurance Archive and Its Management

ZHONG Li-hong
(Personnel Resources Bureau,Shuangqiao District,Chengde,Hebei 067000,China)

Social insurance archive is an important part of people's archives.It is imperative to manage social insurance archive in a scientific and standardized way.This paper introduces the scope of social insurance archives，analyzes the current situation of the current social security file management and puts forward measures and suggestions for optimizing the management of Social insurance archive.

social insurance；archives；innovation

D922

：A

：2095-3763（2015）01-0123-03

2014-09-05

钟立红（1970-），承德市双桥区人力资源和社会保障局助理馆员。