人事档案管理面临的新问题以及革新途径探究

张倩

（赤峰学院　人事处，内蒙古　赤峰　024000）

人事档案管理面临的新问题以及革新途径探究

张倩

（赤峰学院人事处，内蒙古赤峰024000）

人事档案管理工作一项极为复杂的工作，无论是在企业、单位，还是在学校里，档案管理都发挥着十分重要的工作.档案管理属于管理类工作，也是企业、单位、学校等管理工作中重要的一个组成部分，因此，对档案管理的模式进行创新和改革，对企业、学校等的发展有很大的促进作用.本文对高校的人事档案管理工作进行研究，分析其中出现的一些问题，并提出了相关的解决措施.

人事档案；问题；改革；创新；解决措施

在高校的管理工作当中，对人事档案的管理是一项重要而又复杂的工作.近几年以来，我国的政治体制不断进行改革，人事制度的改革也不断得到深入，这对高校人事档案管理工作提出了更严格的要求.现如今，网络信息化的发展速度越来越快，高校人事档案的管理工作也不断出现一些新的问题，如何从根本上解决这些问题，完善人事档案的管理工作，是高校管理工作人员首要任务，并且拥有好的档案管理方式也能够体现高校的现代化程度以及高校的综合实力.就目前高校管理工作改革的状态看来，人事档案的管理工作包括了人才队伍的建设、高校教学资源的建设、高校的信息管理以及高校的制度建设等，与其他性质的档案管理工作相比较，高校的档案管理要更加复杂，而且还必须具备很高的特殊性和专业性.随着高校的不断改革，人事档案的管理工作也不断得到完善.另外，在高校当中，人才流动极为频繁，这些因素都会对高校的档案管理提出新的要求，同时带来新的挑战.

1　高校的人事档案管理工作中面临的问题

1.1高校对人事档案的不够重视

在传统人事档案的管理工作中，档案管理具有一定的保密性，一般情况下，包含了个人的基本情况，很多与政治、学术相关的信息都不宜公开.从事档案管理的工作人员，其工作范围受到一定的限制，大多时候都是单位、企业内部需要而进行调档使用才会有机会与管理工作之外的人员接触，这使人事档案的管理工作看起来更加神秘了.总之，人事档案的管理工作人员进行档案管理的过程当中，很多地方都会受到局限，因此，也就阻碍了档案管理模式的创新等.在高校的档案管理当中，也是由于受到这些原因导致了管理工作中出现的问题不够凸显，进而长时间的不被工作人员发现，久而久之，就对高校人事档案的管理工作造成了一定的影响.此外，高校发展的重点在于其教学方面，由于档案管理的工作与高校教学工作缺乏关联性，所以，高校人事档案管理的重要性就不被高校所重视，更不用说规划到高校发展当中去了，因此，导致了高校人事档案管理的模式逐渐落后了.

1.2人事档案资料不够完整、准确

高校人事档案包含的内容比较广泛，很多资料、档案已经严重缺乏完整性以及准确性.例如，高校的一些工作人员接受过成人教育，其档案的材料收集、整理就不是特别的齐全，甚至有一部分工作人员的档案资料至今无法得到归档.有部分人事档案内容的填写并不是由同一个人来完成，因此，这会导致填写的内容极易出现前后不一的情况发生.甚至有些工作人员的年龄或是参加工作的年限都会存在较大的差异.直接对工作人员的薪资调整以及职称评定等方面受到直接的影响.此外，有很多没档案管理的工作人员对管理的重要性缺乏重视，人事档案的资料不完整的事情也在时常发生，一些情节严重的还会影响高校管理工作的顺利开展.

1.3档案管理的制度没有得到落实

在高校的人事档案管理工作当中，并没有制定一个极为健全的制度实施管理，就算建立了管理制度，也不够细化更没有得到相关的落实.高校的人事档案工作人员的职责没有得到良好的体现，就连最基本的管理工作也没有得到落实.一些材料的收集、装订制度以经济保密制度等各项制度都没有实质上的进展.在高校的发展目标当中，大多会以高校的教学以及科研工作作为高校发展的中心，因此，人事档案的管理工作就被严重忽视了.所以，管理的制度就没有得到改善，工作的内容也没有得到细分，进而使人事档案管理的工作缺乏规范、也没有达到制度化管理的要求.

1.4档案管理人员的综合素质不高

在很多高校的管理过程当中，根本没有意识到拥有高素质的管理团队的重要性，很多人事档案的管理人员缺乏专业的管理知识，导致了档案管理的水平得不到提高.然而在高校的档案管理当中，在任何一个环节当中都需要专业的管理知识来支撑，但是由于其自身的专业素质不高，就无法从专业的角度其看待问题、解决问题，长久下来，导致了管理工作无法取得突破性的成功.很多时候，因为高校对人事档案的管理工作不够重视，因此，在选择档案管理人员的时候要求不够严格，甚至有一些会因为某种关系的原因而直接进入学校的然是档案管理系统工作，这是一项高校档案管理工作效率的主要原因之一.此外，造成档案管理工作质量无法提高的另一个重要原因就是管理人员缺乏良好的责任心，对管理工作不够热情负责，因而在管理工作造成了疏忽，影响了工作的良好开展.

1.5人事档案管理的观念落后

高校的人事档案承载着高校所有人才的基本信息，也是高校的一些职位选择的重要依据，更是高校实施人才战略的重要条件.目前，很多高校的管理理念还停留在相对落后的程度上，根本没有把档案管理与人才的培养以及高校的教育工作等相结合，使高校的整体工作没有的到实质性的推进.档案的利用长期处于别动的状态，只是在有需要的时候才会被找出来，仅供高校人事部门提供查阅.如果不是有很直接的关联，通常情况下都不会被提及，更不用说拿来与高校教育建设相结合了，因此使人事档案的实际价值被弱化了.

2　改革、创新高校的人事档案管理工作的策略

第一，高校必须对人事档案的工作给予重视，提高管理工作人员对档案管理的意识.例如，高校可充分利用计算机网络信息技术或者校园通讯对人事档案的管理工作进行宣传，并加强宣传的力度.从事人事档案方面的相关工作人员要定期对管理的相关工作内容、进度进行上报，使高校领导可以全面的掌握学校人事档案的管理现状以及一些存在的困难，使问题得到及时、有效的解决.另外，高校的领导必须高度认识人事档案管理的重要性，充分意识到管理的专业性，档案管理本来就是一项极为复杂的工作，因此，高校的领导必须对其给与重视.高校的人事档案管理和高校的全面发展以及教职工的发展都有着密切的关系，高校领导必须对人事档案管理的工作给予肯定，在人力、物力以及财力方面给予大力支持.奠定了人事档案管理工作的基础，积极营造出一个良好的人事档案工作的氛围.

第二，高校管理者应该加大管理人才队伍建设的力度.开展档案管理工作的信息化建设需要利用一些综合职业技能力以及综合素质较高的管理人才，来满足高校人事档案的信息化建设的要求.高校领导对管理工作的重视为建设高校档案管理团队打下牢固的基础，也是管理人员优质配置的前提，如此，档案管理的人才队伍才能够得到有利的保证.高校的领导还应该把高校档案管理人才建设融到高校的未来发展规划当中，并充分了解了现代档案的信息化管理与传统的管理方式的不同，所以，高校若要改善其档案管理的工作现状，就必须要建立一个科学的、合理的人才培养的体系，按照高校的发展方向与目标以及高校自身的的可持续发展制定一个战略，建立一个科学、合理的高校档案管理人才的培养体系、高校人力资源的培养以及人才储备的机制等，以多元渠道的培养、健全的管理机制以及引入更多专业的管理人员，从而，全方面的提高高校档案管理工作的效率.

第三，集成档案管理模式提升高校档案的使用价值.档案信息的集成管理能够对各种档案的信息资源充分进行整合，重组人事档案的信息与过程，优化其服务结构，以满足广大用户的要求和达到高效管理的目的.另外，高校的档案管理和建设高校数字环境是相互融合的，高校利用现代化的网络技术，使网络化的信息达到高速的传递.高校建立人事档案的网络信息系统可以对高校人才信息进行检索查询和分析统计以及提取录入，并且可以按照相关要求形成各种名册以及表格等，这样可以直接的提高高校档案管理的工作的质量.通常情况下，高校在组织人事考查和选拔的时候，常常利用其个人简历以及工作经验或者工作考核的情况、组织的评价等作为选拔依据，但是，这些信息是无法在人事档案网络信息系统或者数据库当中保存.所以，为了更好的提高高校的人事档案利用效率、深化高校人才档案的信息资源利用以及满足所有使用者的要求，就一定要对实体的人事档案资料采取必要的保护措施，建设一个全文的数据库是非常有必要的.通过这样的数据库可以使信息资料查阅更加方便，还能按照要求进行摘录、打印.

第四，提高高校档案管理人员的综合素质.高校的人事档案管理工作具有很强的政策性和专业性，因此，建立一个具有高素质的管理人员团队能够为高校的档案管理工作提供有力的保障.高校必须要保证档案的数量能与其管理人员互相适应，并且确保管理的稳定性.所以，高校应该定期的对档案管理人员进行培训，提高管理人员的专业素质，培养其高度的责任心，是确保管理工作有序开展的重要前提.因此，提高管理人员的综合水平是极为重要的.另外，高校应该鼓励人事档案管理的工作人员积极参与职称的评定等，充分激发其工作的热情.

第五，整合档案资源.高校档案的管理工作是一个复杂而又枯燥的过程，所以，档案管理的过程当中应该充分利用和借助现有的信息资源.如今，网络信息的快速发展加快了人事档案信息化的建设力度，降低了管理工作的难度与复杂程度.现代化信息设备可随时对高校现有的人事档案进行维护、整理的同时还能够整合原有的档案资源，使其能与新档案充分融合，便于后期档案资源的分类查找及使用.

3　结束语

高校人事档案的管理工作属于一项繁琐又复杂的工作，在开展工作的过程当中，不仅需要细心，而且还要具备高度的责任心.因此，高校的管理者应该充分对档案工作投以重视的眼光，加强管理队伍的建设，提高管理人员的综合水平，并将人事档案的管理规划纳入到高校整体的发展规划当中，积极促进其良好的发展，为高校人才的储备、利用、选拔提供有效依据，促进高校的整体发展，创造一个优良的校园工作环境.

〔1〕索聪.现代高校人事档案管理面临新问题［J］.科技视界，2015，10（14）：203.

〔2〕陈奕.信息化背景下高校人事档案管理存在的问题及对策［J］.湖南科技学院院报，2014，35（06）：206-208.

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1673-260X（2015）11-0183-02