分析高校档案管理工作的服务创新

郭晓文

（赤峰学院　机关党总支，内蒙古　赤峰　024000）

分析高校档案管理工作的服务创新

郭晓文

（赤峰学院机关党总支，内蒙古赤峰024000）

在国家档案事业中，高校档案工作是其重要的组成部分，并在高校的发展过程中起关键性作用.高校档案工作的根本宗旨就是为高校的教学、科研和党政等各项工作提供档案材料和信息资源，真实的反映高校的建设和发展方向.但是在目前的高校档案管理工作中面临着各种问题，阻碍高校的发展.因此，针对这档案管理工作的薄弱环节问题，要切实转变服务观念，不断加强档案管理力度，提高档案工作人员的管理水平与职业素质，加大档案的宣传力度和运用范围，从而为高校档案管理工作提供更好的发展动力.

高校；档案管理工作；服务创新；优化策略

1　前言

在国家档案事业中，高校档案的管理工作是其工作的重点任务，也是其必须做好的工作之一.高校档案是高校发展过程的存储工具，这之中包含了高校特有的文化信息和知识信息资源，意义非常的重大.为了更好的为高校教学、科研和党政等各项工作服务，高校档案管理工作应积极的转变服务观念，采用最先进、最创新的方法解决档案管理面临的管理问题，落实高校档案管理的工作，从而促进高校档案管理的稳步发展.本文主要从高校档案管理工作中存在的管理问题出发，探讨出行之有效的解决对策.

2　高校中档案管理工作存在的问题

2.1过度强调档案工作的保密性而形成了半封闭的工作模式

当前仍有一部分高校在档案管理工作中过度的强调其保密性，久而久之形成了半封闭的工作模式，使得很多高校的档案管理工作人员在实际工作中存在着档案管理观念落后、缺乏服务创新意识等问题，档案管理的工作也只停留在建档、存档和查询的机械被动服务中，忽略了档案信息资源固有的信息开发利用价值，也忽略了使用多种手段为高校教学、科研等项目提供更加开放、个性和特色的服务.因此，高校档案的信息资源开发利用率低，档案信息资源特有的服务也没有真正发挥其作用，阻碍了高校档案管理工作的发展.

2.2管理模式的落后和重视程度不够而造成信息丢失

当前仍有一部分档案管理工作人员认为档案管理工作只是简单的存储和保管学校的相关资料，根本不会给学校带来经济收益.因此，在日常管理工作中只需要保证资料不损坏、不丢失、不泄密、方便学校内部人员查询和调出相应资料就可以，因此，这些高校对其档案管理工作的重视程度不够.部分高校的档案管理工作人员在上岗前没有参加专业的档案管理培训、没有掌握相应的管理技能、档案管理的相关业务流程不熟练、缺乏对档案管理工作重要性的意识、基本的档案材料如何收集也不清楚，加上对档案资料的辨别能力相对较差，因此，往往在日常工作中错过最好的收集时机而导致信息丢失.

2.3档案管理投入的资金不充足而形成档案馆的硬件设施相对落后

大部分高校已经在各自学校的档案馆中使用最新硬件设置系统，而现实中，仍存在一部分高校在各校的档案管理投入的资金不足，使得档案馆的硬件设施相对落后无法满足档案馆日常工作的需求，由于投入的档案建设资金有限，硬件设备无法进行及时更新，使得日常管理工作中，有些教师要查询相应的资料时，系统出现死机、卡死状态或是当调用的信息过多时系统直接黑屏等现象，甚至有些高校还存在手写记录档案信息的现象，不仅影响了工作的效率，还间接降低了高校档案馆信息资源的使用率.

3　加强高校档案管理工作中服务创新的优化策略

3.1改变传统封闭观念转化成开放的服务观念

高校档案管理工作要想开创新的工作局面，实现真正意义上的服务创新，需要摒弃传统的常规管理和思维模式，运用最新的模式、观念和想法参与实际的档案管理工作中.首先应该从用户查询信息资料着手，改变传统的机械查询服务，应采取更积极主动的方式为用户提供更多的信息资源.因此，应充分了解各高校内部和社会所有领域对档案工作的实际需求，开展个别用户研究和预测，经过统计和分析，寻找出服务各所高校和社会的入口处，切实的为用户提供最真实准确的信息资料.此外也应时刻与高校各部门进行沟通，通过沟通和分享，及时了解到学校内部对档案管理工作最新的需求，及时调整档案管理系统的查询服务，大胆的将档案信息资源与社会进行分享，将为社会和公众提供档案信息资源作为高校档案管理部门的本职工作，促进社会的和谐发展.最后要树立时刻创新的服务观念，结合服务范围、服务对象和工作职能的变化及时的更新工作模式，采取多样化的方法，为高校内部和社会提供更多、更好的信息服务.可结合先进网络技术的优点，通过搭建多样化的网络服务平台，实现信息在线查询、传输等服务.也可通过对现有资源进行收集和整理并加工后，挖掘出隐藏的信息，并以专题报告的服务方式，将挖掘出的新信息与公众分享，提高高校档案信息服务的价值.

3.2提高档案工作人员的管理水平与职业素质

高校档案管理工作实现信息化和数字化对档案管理工作人员提出了更为严格的要求，从计算机操作能力、创新思维能力、信息素养等.因此，高校档案管理工作人员应努力提高自身的计算机操作能力，可利用业余时间观看视频教程或是参加对应的知识讲座等方式来提升，加强阅读和学习，不断优化自身的知识体系，激发自身潜在的创新能力，努力培养对新知识的敏感程度，将学到的理论知识全部应用到实际的工作当中.另外也应该建立档案管理人员的工作考核制度.针对工作人员的工作能力、态度、业务操作能力等多方面进行综合考评，对表现好的人员给予相应的奖励，可以是物质或是精神上的激励，通过多种鼓励方式提升档案工作人员的管理水平与职业素质，充分调动他们的自主学习性，提高整体工作人员的素质，提升高校档案管理的服务创新能力.

3.3加大档案的宣传力度和运用范围

当前高校内部的行政管理人员、在校生、应届生对高校档案资源的利用率相对较高，而社会公众、部分高校教师和研究人员对高校档案资源的利用率相对较低，导致这一现象的根本原因是因为高校的档案管理部门对档案资源的重要性和服务内容宣传力度不够.因此，高校档案管理部门应该加大档案的宣传力度和运用范围，可通过档案专题讲座、发表对应学术论文、开展档案展览主题活动、在高校档案网站上多加广告宣传、公布允许的档案开放信息等方式，增强高校师生和社会公众对档案资源的热情，意识到档案资源的重要性，提高档案资源的利用率，从而拓宽档案资源的运用范围.

3.4营造活跃的创新服务氛围

工作氛围不对、工作条件受限、工作思路固定没有创新等现象都会影响高校档案管理工作人员的主动性和创造性.因此要真正实现高校档案管理工作的服务创新，应从营造活跃的创新服务氛围出发，改善工作人员的工作积极性.因此，在营造工作环境氛围中，要注重档案管理部门的外部环境建设，通过考察其他学校的档案馆环境建设、参加档案管理方面的学术论坛交流和参加档案业务培训等多种形式，及时掌握和了解最新的档案管理方法和技巧，掌握档案管理发展的最新动向，以掌握到的最新信息和资源作为活跃气氛的资本，以沟通交流的方式分享，营造良好的创新服务气氛.

3.5加强档案管理力度

新时期国家对高校档案管理工作提出了更高的要求，既要保证信息完整和安全，同时也要对高校档案内部进行业务方面的指导和监督.因此实现高校档案管理的服务创新要从加强档案管理力度出发.首先要建立健全完善的档案收集制度.这就需要高校内部各部门明确自身的收集职责，并在收集过程中进行监督和控制，切实保证各部门收集好的资料能及时完整的交到档案馆.其次要制定相应的业务指导制度.具体实施方式为定期对所有档案管理的收集、保存、查询等业务操作进行专业培训，确保所有工作人员按照统一规范的材料整理模式操作，保证档案馆所有材料的规范和质量.再次要制定相应的档案保存制度.具体做法是建立档案管理责任小组，由组长进行专门的检查、清点和维护，排除存在的安全问题，使各类档案资料处在最好的保存模式，随时提供有效的查询和运用服务.最后要制定相应的使用和借阅权限制度.结合每一类档案的管理要求，分清档案资源的开放和保密性质，能提供给用户使用的要及时给予服务，不能提供的资源要跟用户做好相应的解释说明，处理好两者之间的关系.

3.6努力实现档案管理工作的现代化服务

应结合计算机和网络技术，扩大档案馆的服务功能，实现档案管理工作的现代化服务.通过建设高校档案网站，以网页的形式为用户提供更多个性化的服务.网站的内容包括可提供的信息查询服务、使用档案资料的相关规则和工作流程、档案馆的所有服务项目等，通过网站查阅资料的用户可根据网站提供的相关流程有步骤的查阅资料，遇到问题可通过网站上的在线客服或是邮件的方式得到处理.需要提醒的是，应将可查阅的资料进行分类，根据登录用户的权限提供对应服务.也可通过提高硬件设施条件加速档案馆的数字化建设.加大档案馆的资金投入，为档案馆配备高性能计算机、扫描仪、刻录机等现代化设备，并积极开发档案管理软件或购买管理系统，通过手工电脑录入、直接扫描等方式，有计划的分批将纸质材料、照片等数字化，将信息组合并更新到现有的数据库中.档案管理软件应实现网上上传、存储、接收新资源、查询等功能，通过与高校校内网进行连接，能及时的将高校的新资源归入到统一的数据库中.

4　结束语

综上所述，在当前经济迅猛发展的时期中，高校档案管理工作的服务创新是当今时期社会对高校提出的最新要求，因此高校档案管理工作人员要从转变服务观念出发，将档案管理工作中存在的问题及时改善和解决，加强档案管理工作的力度，提高自身的管理水平与职业素质，拓宽档案管理的宣传途径和运用范围等多种切实有效的解决对策，让高校的档案管理工作更加的现代化、专业化与信息化，从而适应社会的发展节奏，在最大范围内促进高校档案的管理，从而为高校档案管理工作提供更好的发展动力.

〔1〕刘硕.论当前档案管理工作存在的问题与对策并做出创新的建议［J］.黑龙江史志，2013，10（11）：128-129.

〔2〕张岩，丛日丽.高校档案管理工作的创新对策分析［J］.赤峰学院学报（自然科学版），2015，08（15）：177-178.

〔3〕刘燕.高校档案管理中存在的问题及对策［J］.长春大学学报，2011，21（2）：121-123.

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1673-260X（2015）11-0181-02