浅谈公务车车辆保险集中统一投保管理

中国石油天然气股份有限公司润滑油分公司 董波

公务用车已经成为企业发展运行必不可少的保障工具，并且公务车作为企业的资产，还会在企业经营过程中带来一定的风险和支出，如果管理不善，会给企业造成不必要的损失和麻烦。

随着改革开放带来的经济发展冲破地域限制，很多企业拓展成跨地区甚至是全国性企业，而随之企业的公务车也出现了跨地区管理难的诸多问题，因此如何做好车辆管理，保障企业财产安全和顺利运行，成为企业管理不可忽视的一方面。而通过车辆保险集中统一投保，既能加强企业对车辆的管理，又能发挥规模效应，降低保险费用，能够很好的为企业规避风险，节省费用。

一、实施车辆保险集中统一投保的必要性、总体思路及原则

(一)公务车跨地区管理的弊端

(1)公务车由各地区下属单位分散管理，容易造成总部对车辆资产监管不严，不能及时发现下属单位隐匿资产，做账外账，造成企业资产流失，甚至给企业带来法律风险。

(2)下属单位为追求利润，不投保必要的财产保险，一旦发生事故，将给企业带来额外的财产损失。

(3)下属单位车辆管理人员责任心不强，将私人车辆的保险由企业承担，增加企业负担。

(4)由于车辆保险分散投保，投保车辆数量少，保险费率难以在保险公司取得较大优惠力度。

(5)由于没有上级企业的监管，车辆使用者对车辆的使用和保养容易掉以轻心，造成维修费用增加。

由于企业的公务车在使用过程中存在着上述各种风险和弊端，为了加强对公务车的管理，规避和降低企业风险，增强抵御自然灾害和意外事故的能力，充分发挥保险保障企业财产安全的作用，对公务车集中统一投保车辆保险是十分必要的。

(二)公务车管理的总体思路及原则

在企业总部建立车辆信息管理平台，对所有车辆集中统一投保车辆保险。企业的公务车采取统一化、制度化，规模化管理。遵循合理投保，操作规范的原则，采用集中采购、属地管理的政策对公务车保险进行管理。

二、实施车辆保险集中统一投保的前期准备工作

(一)在保险公司方面需要做的前期准备工作

首先选择几家知名度，规模和信誉比较好的保险公司进行评估，经过考察和对比，选择一家综合能力最强，能够满足企业投保需求的保险公司，进行车辆保险集中投保。

为确保车辆保险集中统一保险能够顺利实施，选择的保险公司应具备以下条件：

(1)保险公司信誉良好，有赔付能力。

(2)保险公司规模大，覆盖面广，在各地区都有分支机构，能够满足企业不同地域的各下属单位都能在当地有保险公司提供服务。

(3)保险公司的费率低，投保成本低，服务质量好。

(4)保险公司设置专门的项目组，建立完善的组织机构，配备责任心强，认真细致的专业人员进行管理。保险公司项目领导小组应设立在投保企业总部所在城市，负责统一协调保险事宜。

(5)保险公司建立逐级上报，总部汇总核对的管理模式。保险公司总部及各分支机构与投保企业总部和下属单位分别建立总对总、分对分核对机制。即保险公司下属分公司与企业当地下属单位对投保信息进行核对，然后保险公司分支机构和企业下属单位再分别将信息上报给自己的总部机构，保险公司总部与企业总部再进行信息核对。这样四边形的核对方式有利于确保投保信息的准确性。

(6)保险公司要建立差错制度，一旦出现差错，做到及时补救，并追究相关责任人的责任。

(二)在企业方面需要做的前期准备工作

1、在企业总部设立保险管理办公室，职责是：

(1)拟订保险管理有关制度，并组织实施；

(2)组织各单位车辆管理部门对车辆进行风险评估，根据风险承受能力提出投保建议和预案；

(3)制定保险计划和投保方案；

(4)审核、监督保险方案实施情况，及时解决投保过程中出现的问题；

(5)负责协调各下属单位与保险公司之间的业务沟通和往来；

(6)处理与保险有关的其他事宜。

2、在各下属单位相应部门设立车辆保险管理岗位

各下属单位对照总部保险管理办公室职责，制定本单位保险管理岗位职责。

3、建立车辆信息平台或车辆管理台账

各下属单位车辆保险管理岗相关人员应与财务人员核对车辆资产信息，录入信息平台上报总部，企业总部保险管理岗位人员负责汇总和核对信息，并且再与保险公司总部的汇总信息进行核对。做到车辆实际管理部门、财务部门和保险公司三方的数据一致。

三、车辆保险集中统一投保的实施步骤

(一)各下属单位上报保险计划，保险计划应包括以下内容

(1)保险计划编制说明。

(2)车辆保险标的种类和基本信息，包括：车牌号、被保险人、行驶证车主、厂牌型号、发动机号、车架号、车辆种类、初次登记日期、新车购置价、核定载客（人）等信息。

(3)投保的具体险种，包括：交强险、车辆损失险，第三者责任险、全车盗抢险、车上人员责任险、玻璃单独破碎险、车身划痕险、自燃损失险、不计免赔特约险等。

(4)商业保险和交强险的保险期限。

(5)代缴的车船使用税等。

(二)策划保险方案

保险管理办公室根据下级单位上报的保险计划，考虑历年商业保险基数，在合理转嫁风险的前提下，根据资产风险评估情况确定需投保的项目、保险标的价值、预计保费支出、设计确定车辆保险方案。

(三)签订保险合同、协议

由企业总部保险管理办公室牵头，与保险公司签订保险合同、协议，并将合同、协议等资料在保险管理办公室备案管理。

(四)保险费用的支付

(1)在开始投保时，保险公司各分支机构与企业当地下属单位核对车辆信息，准确计算出保险费用，在经过企业下属单位审核无误后，上报给保险公司总部。同时，企业下属单位也将保险公司的数据上报给企业总部。

(2)保险公司总部汇总各分支机构的保险数据，在审核无误后，报送给企业总部进行核对，企业总部汇总审核各下属单位上报数据，再与保险公司总部数据进行核对，确认投保信息和保险费用准确后，由企业总部将保险费用统一支付给保险公司总部。

(3)保险公司总部在收到保险费后，立即将保险费划转到各分支机构，分支机构收到保险费后，第一时间出具保险单和发票，并采取邮寄或者专人送达的方式，传递给企业各个投保单位。

(4)企业总部从下属单位上收保险费用，保险费用由各下属单位自行承担。

(5)保险单和发票由企业投保的下属单位留存和保管，以备车辆发生事故时，投保的各下属单位在当地保险公司分支机构进行保险理赔。

(6)保险费支付时间可以分为月付、季付或者年付，根据企业实际情况与保险公司协商办理。

(五)保险理赔

企业各下属单位在车辆出险时，应及时通知当地保险公司分支机构，按照保险理赔程序进行索赔。保险事故的报案和索赔都由出险单位直接跟保险公司分支机构联系办理。如果遇到重大事故，各下属单位必须上报企业总部保险管理办公室，由保险管理办公室协助解决。

(六)保险档案与信息管理

企业总部及各下属单位车辆保险档案与信息需由专人负责管理。保险档案管理的具体办法，应参照档案管理的相关规定。

车辆保险档案包括：

(1)车辆保险计划和方案。

(2)保险投保标的详细信息。

(3)保险合同、保险单（证）、发票等。

(4)保险事故损失及索赔的相关资料。

(七)保险工作检查与监督

(1)企业总部保险管理办公室定期组织相关部门对车辆保险管理工作进行监督检查。

(2)对于违反企业规定，有下列情形之一，且情节严重的，应给予责任单位和责任人以处罚或处分：不按规定办理车辆保险；不按规定支付保险费用；车辆管理不善，事故频发，给企业造成经济损失；将个人车辆保险费用由企业承担等。

(八)建立保险公司服务质量反馈制度

定期对保险公司的服务进行综合评价，横向比较保险公司服务质量，费率标准等，督促保险公司提升服务水平和优惠力度，有利于企业对投保的保险公司进行考核，及时作出调整，获得最优惠费率，最优质服务。对保险公司的评价可以通过制定评价表，由下属单位进行打分或汇报，通过下属单位对保险公司服务情况的反馈，考核保险公司的服务质量。

四、结束语

跨地区和全国性企业在发展过程中，面临不同地域的政策差异更复杂，充分利用总部资源，实现规模效应从而降低成本，更应该是企业关注的重点。通过采取车辆保险集中统一投保，能够使跨地区和全国性企业加强对资产的管理，规避不同地域的政策限制，实现降本增效的企业发展目标。