分析高校档案工作的可持续发展

2015-03-20郭晓文

赤峰学院学报·自然科学版 2015年19期

郭晓文

（赤峰学院机关党总支，内蒙古赤峰 024000）

可持续发展是目前社会高度关注的发展指导方针，而高校档案对于学生来说很重要，是社会发展的重要组成部分.但因为高校的领导不重视高校档案管理工作的发展，与高等教育事业的发展不协调，不同步，所以即使高校档案工作虽然也在不断发展，但还是远远落后于高校整体发展的水平.因此，高校档案如何做到可持续发展是值得深思的问题.

1 高校档案工作现状中存在的一些问题

改革开放以来，随着高考制度的恢复，我国对高等教育越来越重视，高校档案工作也得到了高度的关注与快速的发展.高校档案部门不断改革着，运用现代化的信息管理，让高校档案工作越做做好，但在发展的同时也存在着一些问题.

1.1 档案管理意识不强

有些高校对于档案管理的意识不强，没有认识到档案对于高校发展的重要性.主要表现在两方面：一方面是由于教职工的人手不够，每天的工作量相对来说就比较大，一般都认为档案工作是没那么重要的，因此都处理完别的工作，才开始整理档案，这样的工作安排会使学校档案得不到及时的更新，会导致学校在未来的发展中获取错误的信息，影响学校的发展.另一方面是因为教职工没有意识到档案的重要性，所以通常都是简单的整理了一下，有很多的重要信息都没有记载，致使高校在发展的时候无法获取到详细的资料.

1.2 管理档案工作的手段落后

我国目前处于快速发展的阶段，信息化水平也越来越高，档案工作的管理也开始向信息化靠拢，但是有一部分高校还是停滞于手工收集整理信息的阶段.主要表现为：第一，我国在进入信息化社会以后，高校的档案管理工作也改革创新，跟上社会的步伐，建立起了信息化管理体系.但有些高校虽然建立了，但并没有真正的去实施，有名无实.第二，由于档案管理工作没有得到学校管理层的重视，再者高校的资金预算都是有限的，因此在其他重要工作和档案管理工作两者中，往往都选择了前者，忽略了后者，致使档案管理工作停滞不前.

1.3 档案管理人员素质有待加强

高校档案管理工作是高校档案管理人员来具体操作执行的，因此档案管理人员的素质直接影响着高校档案管理工作的发展.我国部分高校的档案管理人员在素质方面还有着欠缺，如：高校档案管理人员的服务意识和竞争意识差，没有认识到高校档案管理的重要性，存有得过且过的意识，对于管理工作都是敷衍了事，没有真正意义的去整理，分类，存档等.在档案管理的人员中，多数是没有经验和不懂专业知识的人员，对档案管理的现代化设备的运用不熟练，致使档案管理工作的效率较差.

2 高校档案工作的可持续发展策略

通过以上对于高校档案管理工作中存在的问题的分析，可以了解到高校档案的管理是高校管理工作中的重要组成部分.如果这些问题不妥善的解决好，会影响高校档案工作的可持续发展，甚至影响高校未来的发展.我们可以通过以下几点来改善：

2.1 加强对档案工作的认识

高校档案管理工作之所以会出现这么多的问题，是因为高校管理人员对于档案管理工作不重视，没有责任感造成的，只有加强档案管理人员的责任意识，才能管理好高校档案.可以从以下几点做起：第一，通过宣传、开会以及管理工作，提升高校管理人员和档案管理人员对于档案管理工作的认识，了解档案对于学校发展的重要性，提高他们的责任意识，让他们对档案管理高度重视起来，做好可持续发展的策略.第二，当今社会的信息化发展很迅速，高校档案管理人员的意识和管理手段要跟着社会的发展不断创新与进步，档案的内容也要及时更新，只有这样才能促进高校档案管理工作的可持续发展.第三，制定有关档案管理工作的规章制度，让档案管理工作更加的规范化，加强对档案管理人员的约束，对于不尽职责的档案管理人员要进行惩罚，这样不但可以提高档案管理人员的责任意识，而且可以提高高校档案管理工作的可持续发展.

2.2 对高校档案管理工作进行创新

创新意识是高校档案管理工作可持续发展的核心，只有将创新意识融入到高校档案管理工作中去才能促进高校档案管理工作的可持续发展.可以从以下几方面入手：第一，我国已经进入信息化时代，计算机和网络在日益的进步，高校档案管理工作和管理设备也应该跟上时代的步伐，进行改革和创新.在高校档案管理工作中应用现代信息化的管理手段，不但可以减少管理人员的负担、提高工作的效率，而且可以及时更新档案内容，避免出现不必要的错误，解决了高校档案管理工作停滞不前的现象.第二，高校档案一般由于高校建立的时间越长，档案管理起来就越复杂.因此，合理的利用现在正处于不断发展中的云技术和现代化存储技术是最好的途径.不但可以很好的管理档案、查找所需要的内容，而且可以很快的对资料进行备份和复制，保证了档案资料的便捷性和安全性.

2.3 提高档案管理人员的素质

档案管理人员对于高校档案管理工作的可持续发展起着不可或缺的重要作用.因此，提高档案管理人员的素质是很重要的事，要从以下几点来加强：第一，因为高校档案记录的都是从建校以来最真实的情况，是最完整的资料，所以对于档案管理人员的素质要求要很严格，档案管理人员要具备实事求是的精神，对于档案的管理一定要做到认真、严谨、不出一丝差错，保证高校档案的完整性和安全性.第二，高校在安排档案管理人员时，一定要具备一定的专业知识，并且熟练掌握现代化的档案管理工作设备.第三，要培养高校档案管理人员之间的合作精神，提高整体的综合素质以及自身的个人能力.

2.4 高校档案资源体系建设

高校档案工作的建设一定要拥有丰富的档案资源，“对历史负责、为现实服务、替未来着想”应该作为高校档案工作的根本保证.高校的档案室除了收集平常的基本档案资料以外，应该树立档案资源全面化意识，构建出一个拥有丰富资源、完整类别、特色洋溢的高校档案资源体系.第一，对于各类档案资料进行数字化的整合分类，对各部门各单位的档案进行实体整合，以便统一管理.第二，把师生的档案资源全部收集整合起来，建立覆盖全校师生员工的档案资源体系.第三，收集好学校的重大活动、重要项目、各种研究事项、文化传承以及重大会议等各方面不同的档案资料，方便作为未来高校发展的重要参考依据.第四，针对学校各个时期的特色档案进行收集，建立专属校园特色档案资源，例如，高校的名人档案和校友档案、高校发展是所发生的一些特色事情等.

2.5 建立高校档案安全体系

安全工作是高校档案管理工作的保障，只有建立好高校档案管理工作的安全体系，才能保证高校档案管理工作的可持续发展.如何确保档案安全保密万无一失，可以从以下几点入手：第一，抓好档案室建设的安全，做到防霉、防晒、防灰尘、防震等，保证档案的保管安全.第二，对于涉及个人隐私、国家机密、学校发展的档案要确保不泄密，一些珍贵档案原件要封存，只提供电子档或复印件查阅.在利用档案是一定要确保档案不会泄露，不会遗失，强调利用者要增强安全意识.第三，档案实体要保存好，可以采取因地制宜的方式，用不同的材质不同的地方来对档案实体进行保存，以防自然灾害与社会事件这些不确定因素的危害.第四，确保利用信息化存储的档案的安全性，不会被恶意的更改、泄露和破坏.

3 不断更新观念

3.1 开放观念

在实际工作中，因为教职工的档案意思薄弱，再加上繁琐的查阅手续，让人望而却步，很少有人去查档并利用，所以导致了档案管理人员对待工作越来越怠慢松懈，缺乏了积极性，形成了一种你来查阅我再帮你找的惯性思维.高校档案管理工作必须根据时代的发展，由封闭式管理改为开放式管理.要主动的为高校各部门各单位服务，开展档案宣传，为利用者营造出一个良好的查阅利用档案的环境.增加教职工对档案的认识，让他们都能利用到档案，这样才能促进高校档案管理工作的可持续发展.

3.2 法制观念

高校档案管理人员一定学好高校档案工作的法律、法规.只有学好了，才能应用好.随着高校的发展，也都结合学校的真实情况结合档案的法规制定了一定的行为准则.作为高校的档案管理工作人员一定要以身作则，具备良好的法制观念，规范好自身的工作，以这些法律法规为准则，维护档案的真实性、准确性、完整性与安全性.对于那些涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法的行为，可以拿起法律的武器与之作斗争.从而进一步使档案工作走向法制化.

3.3 服务观念

服务观念是直接影响到高校档案管理工作的一个重要课题,要提高服务意识，就要改变以前的只保管不利用的工作思路，应该做到高校发展与档案利用同时出发，服务也要跟上步伐不能落后.同时高校的档案管理工作人员具有了较强的服务观念，那么服务态度自然也就上来了.高校档案管理工作服务的主要对象就是高校的教职工和学生.首先，教师对档案的需求不一样.其次，因为学生都来自不同的地方，地域的差异致使学生的素质参差不齐，这些都会对档案管理工作人员造成接待、查阅、登记等各方面的问题，工作人员势必会越来越不耐烦.只有档案管理工作人员具备了较强的服务观念，才能为教职工和学生提供优质的服务，做到热情、主动、及时、全面，不厌其烦的回答利用者的问题.在现代社会里，不但要时刻强调高校档案服务观念的更新，更要重视高校档案服务创新意识的培养，要打破原有的思想定势和障碍，用创新思维去指导工作.这样才能更好的促进高校档案管理工作的可持续发展.