对企业往来账款有效管理的思考

●中国联合网络通信有限公司湖北省分公司 郭凤玲 陈 畅

对企业往来账款有效管理的思考

●中国联合网络通信有限公司湖北省分公司 郭凤玲 陈 畅

往来账款作为资产负债的组成部分，对企业资金运转有着重要影响，是财务管理的一项重要内容，也是目前企业财务管理的一个薄弱点。本文论述了往来款项管理中存在的问题，结合企业实际情况进行了分析，并提出了对往来账款进行有效管理的一些思考。

往来账款 有效管理 思考

企业在经济活动中发生的应收、预付、预收、应付款项统称为往来账款，往来账款是企业资产负债的组成部分。往来账款与企业资金流动有着密切的关联，应收类往来款回收不及时，则形成坏账，给企业造成损失；应付类往来款反映不正确，则存在支付风险。因此往来账款管理作为企业财务管理的一项重要内容，加强对其的有效管理十分必要。笔者通过近两年参与往来账款管理的工作经验，对往来账款如何有效管理做了一些研究与思考。

一、往来账款管理存在的问题及原因分析

（一）往来账款管理制度不完善。财务制度与会计政策对企业往来账款的核算、坏账计提等都有明确的规定，但由于往来账款涉及的经济事项较复杂，在财务核算会计科目中又分布在应收、预付、预收、应付等众多明细项目中，企业对往来款项管理职责的归属、往来款项形成的审核审批管理、往来款项的清收清理、往来款项的函证制度、往来款项的核销等事项缺乏系统性的支撑文件来进行统一规范，使得企业在实际工作中没有详细的规则、标准作为指导，存在往来账款管理约束力不强、往来款的挂账较为随意、往来账款形成时审核审批把关不严、回收不及时、核销不规范、清理工作不深入等现象，久而久之造成往来款长期挂账，形成坏账。

（二）缺乏定期深入的分析，对往来账款管理的重视程度不高。在经营过程中企业对经济业务往往更关注效益类指标，而对资产负债类指标的关注度较为次之。相对于资产负债中的存货、银行存款等资产，往来账款事项对经济利益的影响较为隐形，因此在企业财务管理过程中往来账款的关注度频次较低。同时企业对往来账款的管理缺乏经常性的分析，对往来账款的分析也仅仅停留在往来款回收层面上，没有从效益角度深刻剖析其影响程度。实际上往来账款的周转率关系到资金的流动性，对企业的财务费用有着很大影响，而且长期收不回的款项则形成坏账，对企业损益造成直接影响。由于没有关注往来账款变动对效益层面的影响，使得企业对往来账款管理的重视程度不高。

（三）责任机制体系不健全。目前由于责任考核机制缺失，在往来账款管理中业务部门等其他部门的配合力度不高，工作不主动，甚至有抵触情绪。实际上由于往来账款涉及面广，关联到每个部门的大多数人员，在往来款的形成、回收环节中业务部门、经办人员是往来账款事项中的重要角色。责任机制的不健全导致业务部门人员仅仅行使权利，没有履行义务以及考虑到后期负有的责任。如在业务事项办理中遇到重要、紧急的业务时，业务部门往往以借款方式先行将款项支付，而后期解决还款问题则不够积极，甚至有的由于合同、发票出现问题使还款受到限制，造成往来款挂账长久不能解决。

财务部门内部也存在由于责任不落实，往来款没有明确的具体负责人、对往来款的发生审核不严、只有挂账而无人管理催收核对等情况。

（四）往来账款核算不规范，往来款信息记录不全面。由于往来账款业务内容多，涉及多个会计科目，在实际进行会计处理时往来账款没有反映业务的实质，出现与会计科目定义不相符的业务事项。其原因一是会计人员对会计科目定义的理解出现偏差，二是为了规避指标考核等人为进行调节，这些情况的发生难以保证往来账款信息的真实性。

往来款账面信息记录方面也存在摘要不清晰、往来单位名称不详细等现象。而且往来账款记录和对账信息没有作为重要档案进行整理归档管理，遇到人员变更、财务系统转换等情况，查找初始挂账原因时由于记录模糊，信息难以追查，清理工作往往耗费大量的人力和时间，对核对和清收工作造成很大障碍。

（五）往来账款对账不及时。 在企业往来账款的管理中往来账款对账不及时，没有坚持进行往来账款的内部、外部核对，对账流于形式的情况还时有发生。一是没有进行财务部门的财务账与业务部门登记的台账的核对，在往来账款结算时业务部门往往只根据财务账面单方面的信息进行业务办理。二是在涉及外部往来账款中往来款询证工作没有落实到位，实施不全面，没有形成对重要供应商和客户的动态跟踪管理机制，不能及时发现双方出现的数据差异。往来账款对账不及时、不规范的情况造成往来款在一定时期内没有及时清理而成为呆账，也为后期资金结算埋下隐患。

二、往来账款有效管理的思路和对策

（一）建立健全往来账款管理制度，形成管理长效机制。一是要结合企业财务管理、内部控制等相关规定要求，梳理往来账款管控环节，分析、确定风险控制点，制定系统性的往来账款管理制度。要在制度中明确往来账款在业务环节、财务核算、账款核对、清理催收、坏账计提、往来核销等方面的规范管理要求，通过制度建设对往来款管理进行刚性约束。

二是要建立往来账款管理责任体系，通过明确业务部门与财务部门的职责权限，使各单位认识到往来账款的管理职责不仅仅局限于财务部门，而且涉及到发生往来款的当事部门和人员，敦促业务部门积极承担对往来账款及时清理的义务和责任。财务部门作为往来账款管理的牵头单位，在履行对往来账款管理的督办职责的同时，要做好与业务部门的沟通协调。同时在财务部门内部也要落实往来账款的管理责任，按不同会计科目确定专人负责往来款的日常管理，杜绝由于职责不清而出现相互推诿的现象，避免造成往来账款管理出现空白点。

三是建立往来账款管理的考核机制。制定促进往来账款管理提升的考核指标，明确考核标准，确定被考核责任部门和责任人，通过强制性手段加强对往来账款的重视力度。

总之，通过制度完善、责任明确、考核到位，形成往来账款立体的、全员参与的有效管理体系。

（二）建立款项的效益及回收风险分析，加强往来账款全过程管理。对往来账款进行有效的管理也体现在对往来账款的形成、清理回收、账目核对、通报考核、效益分析等环节的全过程管理中。

首先，加强往来账款的事前管理，要从源头上控制往来账款的增加。要严格审核往来款入账的合理性，如业务借款类往来，要做好审查把关工作，了解业务实质，尽量不先以借款形式办理经济业务，而是在项目批准、合同签订后直接办理结算业务，减少往来账款的新增笔数，同时也避免往来账款形成后由于业务手续不完备使往来账款长期不能核销的情况出现。对较大金额的往来款要保证权限审批流程的规范性，保证大额往来账款的合理、合规。

其次，重视往来账款的事中管理。一是要保证财务处理的规范性。往来账款要按照合同约定的期限和条件进行款项支付；对未关联合同的大额往来账款要重点关注资金结算情况；对预提性质的往来账款在实际资金已支付时要及时进行转销；在处理需摊销转入成本费用或转入资产的往来账款时要有充分的转账依据。二是往来款项一旦形成，要采取措施及时进行清理、回收或结转确认，跟踪往来账款的动态变化，对往来账款的清收情况通过通报等方式告知相关往来账款责任部门及人员，提醒责任人予以重视。要实行“前账不清后账不予受理”的原则，敦促往来账款责任人以积极的态度解决长期挂账的往来账款。企业应该按照重要性程度将供应商、合同名称及金额、项目名称及状态、往来账款余额等信息整理成往来款清单，根据项目状态、合同金额来判断往来账款余额的合理性，对已达到付款条件的往来账款应单独列出清单，提醒相关部门加强管理。

再次，要建立往来款管理分析制度除了要分析往来账款回收情况外，也要分析往来账款对企业效益的影响。通过分析往来款的周转情况，揭示往来账款对营运资本的影响程度，进而发现其对资金流动性的影响；根据发生应收款业务的资金占用情况，分析其对财务费用的影响；通过分析长账龄往来款情况，展现存在的坏账、呆/死账的风险。通过深入具体的分析，揭示往来账款管理不当对企业效益的影响，以引起公司管理层的充分重视。

（三）全面进行往来账款的对账工作，合理安排对账周期。要加强月度、季度、年度关账前往来款的对账工作，动态跟踪往来账款数据。对账工作要全面开展，既要完成内部往来款的核对，也要完成外部往来款的核对，避免核对流于形式。

对账要分两个层次进行：一是往来账款的内部核对，财务部门要逐项列出往来款清单，编制内部管理核对表，业务部门应建立相应往来款台账，及时登记款项的变动信息，财务部门应协同业务部门及时对账。二是与外部往来款单位的对账，企业要建立外部询证函制度，规定询证占全部供应商的比率指标，要对长账龄往来账款、挂账数据异常、挂账金额大、业务往来频繁的供应商进行及时询证，通过询证函确认款项记录的完整、准确性，并作为账务结算的依据。

要根据成本效益原则制定对账周期。原则上内部往来账款的对账应每月进行。对外部往来账款要按供应商规模大小确定重点管理对象，如对前十大供应商并且出现变化的往来业务，可规定按月度进行往来确认；对于其他供应商，考虑到工作量情况，可以在季末、半年末和年末组织核对管理，编制“往来确认函”，交由外部单位进行往来确认。

（四）按公司会计科目使用说明正确进行往来账款的核算。在往来账款的核算中往来账款会计科目使用要规范，以保证往来账款信息的准确性。往来挂账项目或内容要符合会计科目使用说明，要避免科目混用的情况，杜绝不符合往来挂账事项而挂账的开支。为保证会计科目使用规范，财务人员要加强会计制度的学习，提升业务能力，准确理解会计科目定义，恰当记录经济业务实质。同时财务管理人员要强化职业道德素质修养，杜绝为规避考核而提供虚假效益信息从而进行的人为调节往来账款的现象。

（五）保证往来账款信息的完整，加强往来账款档案管理。为提升往来账款的管理效率，需要保证往来账款信息记录的完整、清晰。要充分利用财务信息系统完善往来账款的入账记录，入账记录信息要涵盖部门及责任人、账龄、供应商名称、款项性质、合同关联情况等内容。对财务系统功能不完善或尚无系统支撑的往来账款，要以手工台账方式按客户的名称正确、及时、详细地记载往来款的账龄、款项性质等情况，保证信息的清晰、完整、可靠，提升信息质量，为后期清理工作提供保障。

要做好往来账款的档案管理，在往来账款相关人员工作变动时，要履行往来账款交接手续。涉及业务部门往来款经办人员的变动，要对其经手的尚未了结的往来账项以书面方式交接并作为备忘录保存。涉及往来款的对账记录及与供应商的询证函等资料的，也要作为重要会计资料纳入往来款档案管理。对出现系统更新等情况，在做好新系统往来账款信息完整清晰的同时，要保证新系统全面、完整转换老系统的所有往来账款的全部信息资料，并做好老系统数据的备份工作，以保持后续管理的连贯和顺畅。

（六）通过开展专题性的往来账款检查工作促进往来账款管理的提升。为促进往来账款管理的更加有效，企业可开展往来账款专项检查活动。往来账款专项检查是往来账款管理工作体系的重要组成部分。通过往来账款专题检查，对往来款管理工作进行必要的补充和深度的延伸，能更全面地反映往来账款制度建设、责任体系、审核审批、对账管理、信息记录、运作流程等存在的问题，通过深入分析原因，触动相关部门和责任人进行有效的整改落实，形成往来账款管理的闭环管理态势，从而全面提升往来账款管理水平。

往来账款管理作为企业财务管理的重要内容，是一项系统性的工程，也是一项长抓不懈的工作，需要建立全面的管理工作机制，完善制度，明确管理责任，优化管理流程，也需要企业相关部门密切协作、相互协调。通过往来账款的有效管理，保证往来款业务的真实性、往来款数据的准确性、往来款会计科目使用的规范性、往来款核销的及时性，防范风险，促进财务管理水平的提高，最终促进企业效益的提升。■

1.丁照菁.2009.谈企业往来账款管理的问题与对策[J].消费导刊，9。

2.胡君燕、郭海燕.2014.浅谈如何加强往来账款管理并提高风险管控能力[J].会计师，19。

3.王凤艳.2014.加强企业往来账款的五大策略[J].企业改革与管理，9。

4.周苏庆.2009.企业往来账款管理存在的问题及改进的对策[J].现代经济（现代物业下半月刊），1。