物联网技术在高校实体档案管理工作中的运用

滕月鹏

物联网技术在高校实体档案管理工作中的运用

滕月鹏

[摘 要]随着先进科学技术的快速发展，我国档案管理工作也得到较快的发展。在高校实体档案管理中，通过充分运用物联网技术，促进了高校实体档案管理体系的改革与发展。但是在运用的过程中，仍然存在一定的问题，还需要相关工作人员对其问题进行分析，以便寻找出一套科学、合理的解决方案，促进高校实体档案管理工作朝着更加数字化与规范化方向发展。本文基于物联网技术的高校实体档案管理系统进行研究分析，对物联网技术应用于高校实体档案管理中存在的问题进行阐述，并探讨物联网技术应用于高校实体档案中的优化策略，以便促进高校实体档案管理工作效率的提高。

[关键词]物联网技术；高校；实体档案；档案管理

[作 者]滕月鹏，广西工业职业技术学院教师。

物联网具有感知全面、传递可靠、智能管理等优势，在社会的各个领域中均得到较好的应用，包括交通、物流、保健以及智能环境等领域。目前，我国各大高校也纷纷建立电子档案馆，促进档案管理朝着信息化、数字化方向发展。但是针对实体档案的管理，虽然应用物联网技术取得了较好的发展，仍然存在一定的问题，还需要相关工作人员引起重视，需要加强对其应用效率进行分析，以便充分发挥出其最大的应用价值。

一、基于物联网技术的高校实体档案管理系统

（一）系统框架

通过将物联网技术应用在高校实体档案管理系统中，可以将该系统分为三个层次，即感知层、网络层以及应用层。在感知层中，实体档案管理框架主要是负责收集实体档案的相关资料与信息，对库房环境信息进行了解。而网络层主要是依据移动通信网络技术、互联网技术以及信息网络管理机构等来获取信息，将这些信息在用户、档案管理工作人员之间进行传递，并对其传递进行加密处理，确保信息的安全性。另外，在应用层中，主要是以计算机技术平台来对庞大的数据进行存储与计算，并在此基础上，建立安全管理系统、档案信息管理系统以及数据管理系统等，以便更好地促进信息的共享与传递。

（二）关键技术

其一，感知层的关键技术。本文主要以RFID技术与传感器技术进行研究，其中RFID技术指的是一种通过无线射频的空间耦合或者反射的传输特性等方式对物体进行自动识别的技术，其由读写器、天线以及电子标签等组成。在高校实体档案的电子标签中，可以对该实体档案的存放地点、来源以及内容等信息进行存储，通过使用该技术的数据管理系统来提高档案管理效率，避免差错的发生，减轻工作人员的工作难度与强度。针对实体档案中存在破损、缺页等情况进行及时清点与检查，及时对其进行修补。另外，传感器技术是由转换元件与敏感元件组成，其中敏感元件主要是对外界的温度、湿度等环境参数进行动态监测与识别，并且将检测的结果传送到转换元件中，转变成为测量的电信号。在实体档案管理中，主要包括湿度传感器、温度传感器以及烟雾传感器等，将其与移动通讯技术以及互联网技术相互连接，可以建立实体档案安全监测系统，对高校实体档案进行实时监测与管理。

其二，网络层的关键技术。其主要包括无线通信技术、互联网与移动通信技术等。其中无线通信技术主要指的是ZigBee技术，具有近距离、低耗能、低数据传输率以及低成本等优势，主要是负责远程监控与自动监控。互联网与移动通讯技术主要是以客户、服务器为工作模式，其中移动通讯技术包括WiFi、3G、4G等技术。

其三，应用层的关键技术。其主要指的是云计算平台的应用，根据公开发布的服务标准，可以将其分为公共云、私有云以及混合云几种情况。在高校实体档案中有关学校的历史档案以及基本情况的档案是可以公开的，而人事档案涉及个人的隐私，是不得公开的，因此，高校实体档案需要采用混合云计算平台来管理。云计算平台主要存在于网络层的上端，主要是对传感器的数据进行存储、分析与挖掘，以便更好地实现智能化的管理。

二、物联网技术应用于高校实体档案管理中存在的问题

（一）基于物联网技术的高校实体档案管理标准问题在高校实体档案管理中，要想充分运用物联网技术

进行智能化的管理，就需要制定出标准化的管理制度，其包括管理标准制度、技术标准制度以及信息安全标准制度等。但是针对高校实体档案管理的实际情况进行分析，其各个高校制定的标准制度差异较大，并且存在较差的兼容性。目前，各大高校还没有形成统一的、规范的、普遍使用的管理标准。这一问题，在很大程度上，阻碍了物联网技术在高校实体档案管理中应用范围的扩大，因此，制定出统一的、规范的管理标准是十分必要的。

（二）资金投入的问题

在基于物联网技术的高校实体档案管理中，其资金投入是扩大物联网技术应用范围的前提条件。由于目前RFID技术以及相关设备的价格比较昂贵，需要购买大量的硬件设施，其成本较高，但是其资金投入严重不足，从而导致物联网技术在高校实体档案中的推广使用存在较大的局限性。因此，需要通过各种途径来加大资金的投入，可以通过社会支持，争取社会各界的赞助，提高档案工作人员技术的开发力度等方式来实现，以便推广物联网技术的应用。

（三）基于物联网技术的高校实体档案技术与安全管理问题

在基于物联网技术的高校实体档案管理系统中，其涉及的关键技术较多，但是有的技术还需要进行改进与完善，例如RFID标签与阅读器等需要进一步的改进，数据库技术、网络技术以及软件技术需要及时更新。另外，在安全管理方面，其管理效率较低，需要采用各种有效的安全技术来提高档案信息的安全性。

三、物联网技术应用于高校实体档案管理的优化策略

（一）提高实体档案管理人员的综合素质

由于在高校实体档案管理中充分运用到物联网技术，因此，对实体档案管理工作的要求越来越高，不仅需要具备专业的档案管理知识与技能，还需要具备物联网技术专业知识与技能，能够及时、熟练地掌握物联网技术与操作流程，以便为实体档案管理工作的顺利开展提供依据。因此，需要加强对实体档案管理人员进行培训，不断地提高自身的专业技术水平，还需要及时掌握各种网络技术以及信息紧急处理技术等，不断地更新自身的管理观念，确保思想与时俱进，促进实体档案管理效率的提高。

（二）制定统一、规范的管理标准

基于物联网技术的高校实体档案管理工作需要制定出统一的、规范的管理标准，以便更好地落实管理工作。在管理工作中，需要建立互联网技术与物联网技术标准规范，在对实体档案进行管理的时候，需要根据这些标准来执行。同时，还需要针对物联网系统进行规范化的管理，确保其在高校实体档案管理中正常运行，并且还需要对其物联网技术设备进行规范化的管理，为实体档案的管理工作提供前提依据。

（三）加强档案的安全管理

在基于物联网技术的高校实体档案管理中，其档案的信息资源均可能会通过各种传输方式传送到各地。然而在高校实体档案中部分信息与资料属于保密的档案文件，因此，为了有效地加强信息传递的安全、可靠性，需要加强档案的安全管理。应对档案信息存储、信息传输授权利用等方面进行考虑：首先，在数据存储方面，需要建立完善的防火墙系统，有效地防止外部的攻击，避免内部档案信息的泄密，对其进行授权管理。其次，对外可以采取监视目录的手段来处理，对低保密级别的文件通过授权处理后，可以通过加密的方式进行浏览；对高保密级别的文件需要采用物理隔离的途径进行内部局域网的传递，确保其安全性。

四、结语

由于物联网以及相关技术的快速发展，并且将其运用到高校实体档案管理中，给高校实体档案的发展提供了新的发展机遇。但是由于目前该技术在高校实体档案管理中的应用还存在一定的问题，如标准、经费以及技术等问题的局限性，使得物联网技术在高校实体档案管理中的应用范围还不够广，其推广力度还不够大。因此，需要对其问题进行分析，以便寻找出合理、科学的优化方案。在未来的发展过程中，高校实体档案管理必将会朝着自动化、智能化以及数字化方向发展，并且物联网技术的应用范围将会越来越广阔。为了达到这一目标，还需要相关工作人员不断地努力探索，促进基于物联网技术的高校实体档案管理体系全面、完善的发展，将其作用最大限度地发挥出来。

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