高校二级学院办公室创新管理研究

2015-03-19王晓燕

湖北科技学院学报 2015年10期

关键词：办公室学院管理

王晓燕

(龙岩学院资源工程学院，福建龙岩 364012)

高校二级学院办公室创新管理研究

王晓燕

(龙岩学院资源工程学院，福建龙岩 364012)

高校教学改革的深入细化了各部门的职能，也让高校二级学院办公室负责的内容更多更广。复杂繁多的管理工作给高校二级学院办公室增加了管理难度，也推动了传统管理方式的改革和创新。

高校；二级学院；办公室管理；创新

作为高校二级学院的运转调度指挥，办公室充分发挥了其职能多元化、调度科学化的职能，通过处理服务与管理之间的关系，做好学生与校方之间的协调配合工作，尽量使学校安排的各项工作在规定时间内高质量完成。简单来说，为满足复杂工作的需要，二级学院办公室的管理功能必须在不断创新工作思路、工作方法、提升工作人员综合素质的过程中实现提升。只有这样，才能更好的适应教育发展的新内容与新要求。

一、高校二级学院办公室管理的特点

(一)综合性

新形势下普遍适用的校、院二级管理方式使高校管理的层次性更强，分工也更为明确。这种情况下，高校二级学院办公室不仅要负责学院内的日常管理工作，做好院系领导与学生之间的沟通和协调，还要进行人事、财务、后勤、行政管理等方面的工作。换言之，二级学院办公室所负责的项目是综合性的。它以学院工作为核心，联系了学生与学校，工作范围基本囊括了高校工作中涉及的每个方面，是一个信息交换量大、组织性强、工作复杂的办事机构。

(二)协调性

二级学院是高校内部管理方式改革造就的产物，也是人力资源组织协调的有效手段。学院是高校管理结构中的重点，也是协调各方面运作的重要平台。在实际工作过程中，二级学院办公室首先为学院工作提供了更大的发展空间和更好的行政服务。高效的办公室管理促进了学院日常教学与行政工作的分离，协调了学院各项工作的有序开展。其次，二级学院办公室还在协助院系领导指挥整体工作，协调领导之间的关系，与教师协商有关行政事宜的过程中发挥了十分重要的作用。从这方面来看，办公室并非有关政策的制定者和实施者，也不在活动中起到决定性作用，但如果缺少了办公室的调度协调，让校级领导与学生、教师进行直接沟通交流，就会造成工作效率的减慢以及层次混乱引起的信息传递障碍。再次，二级学院办公室还起到协调校方与学生之间关系的作用。学院办公室是学生办理各项手续，集中向学校反映问题的重要场所，也是学校及时了解学生动态的平台。因此，办公室必须时刻协调二者之间的关系，合理安排各项活动的内容和时间，并解决学生之间、师生之间、学生与学校之间的各类问题，保障信息传递的效率与管理工作的顺利进行。

(三)延展性

高校二级学院办公室的管理范围已不局限于学院日常工作，而开始向更多方面发展，并表现出了延展性的特点。随着师生自我管理意识的逐渐增强，二级学院办公室的管理内容也更加复杂多变，其具体服务内容、对象也随之发生了改变。此时，缺乏内部分工的办公室管理人员进行了二次分工，并根据不同服务对象与不同的服务内容进行针对性的服务帮助，采用不同的服务方法。

二级学院办公室还承担了教学、科研、学生工作安排、人员调动等多方面的工作，管理内容从行政教学向科研与学生生活方向转变。换言之，办公室管理人员既是活动的安排者也是活动的参与者。他们的工作从管理层面下移，向基层生活发展，从整体上看变得更为细致、复杂，工作内容也更为延伸。

二、高校二级学院办公室管理的作用

高校二级学院办公室是院校管理系统中的重要组成和核心调控环节。从工作项目和具体职能来看，办公室肩负着帮助院领导处理各项行政事务，辅助处理学校各项日常工作，协调学校与师生之间关系等多种职能。

同时，高校二级学院办公室还在学院管理中发挥着十分重要的作用。办公室是信息传递、师生交流、学生寻求帮助的重要平台，也是校园信息网络的中心。从某种方面来说，办公室的“窗口作用”使其在联系人员，安排工作时更加快捷方便，而办公室管理人员的人际交流能力、综合处理能力、良好的形象与工作作风也为高校行政事务处理的效率和成果提供了保证。

三、高校二级学院办公室管理过程中遇到的主要问题

(一)二级学院办公室职能不明确

要发挥二级学院办公室的管理和协调功能，首先要对其职能进行明确。近几年，高校改革进程的迅速发展扩大了二级学院办公室的管理范畴，也使其承担了更多的工作与职能。这使一些二级学院办公室对自己的管理范围认识模糊，办公室成员每天只机械完成日常工作，而缺乏对工作的分类管理与思维创新。对于一些从传统管理工作中延伸的内容，部分管理者依旧抱着传统工作理念，缺乏对这部分内容的关注与处理，进而这部分工作内容被长期遗忘。

另外，二级学院办公室管理职能的不明确还表现在办公室成员权责不清上。一些高校二级学院办公室中缺乏对工作成员的明确分工，这使得一些扩展性的办公业务长期处于无人管理的状态，而办公人员在完成原有工作内容时也只是遵循个人工作习惯，没有较为明确的分工。当日常管理工作中出现问题时，二级学院办公室无法快速找出了解事情经过并对事件负责的人员，这降低了行政工作的效率，使办公室管理无法更好的发展。

(二)管理人员专业水平不高

在高校二级学院办公室管理职能尚不十分明确的今天，各学院很难有意识的对办公室管理人员的组成进行合理调配。举例来说，一些从事办公室管理工作的工作人员学历偏低，相关工作经验不足，管理队伍整体结构不合理，缺乏必要的团队协作与配合意识。

与此同时，二级学院办公室工作压力的增大与工作内容的增多也对管理人员的综合能力提出了更高要求。由于学校合并等原因，行政人员的工作岗位被不断压缩，一批刚刚加入教师岗位的高学历毕业生逐步取代了原有的办公室管理人员，成为学校管理系统中的重要组成部分。另外，办公室管理人员职能不明确、职称和工资待遇整体偏低、发展前景不乐观的现状也使现有的工作人员很难保持对工作的热情，进而对他们的工作积极性和工作效果产生不良影响。

(三)二级学院办公室管理方式偏旧，缺乏有效运行机制

二级学院办公室长期处于被动状态，被视为校方相关通知的传声筒与学生意见反馈的平台，只在具体指令下达的情况下依靠会议文件指导工作，工作针对性与权责性不强。由于缺乏有效运行机制的指导，学院办公室的管理始终处于相对混乱的状态。不完整的管理制度很难让工作人员形成良好的工作习惯，也使他们无法遵照共同的行为准则进行工作。此时，管理者无法对当前的工作状态与进度进行评价，也无法对自己的工作能力进行准确衡量，这使得内部监管处于一种长期无序的状态，整体工作效率不高。

(四)办公室信息化管理水平不足

计算机与互联网已广泛应用到了高校教学管理中的各个层面，并对教学方式与管理制度的改革起到了一定促进作用。然而，高校二级学院办公室的信息化管理还处在起步阶段，信息技术水平高的工作人员相对缺乏，现有的管理方式依然没有摆脱人工模式的束缚。办公室已有工作人员缺乏技术培训与信息化管理知识的学习，这降低了办公室中信息化设备的利用率，使资源处于长期闲置状态，既造成了资源浪费，也导致办公室的管理水平始终处于较低的状态，信息化普及速度较慢。

四、高校二级学院办公室创新管理的途径

(一)提高办公室管理人员的综合素质

要实现高校二级学院办公室的创新管理，就必须从管理人员入手，通过不断提高他们的综合素质，实现管理效率的提升与管理水平的整体性提高。新时期，办公室工作的复杂性与多样性决定了工作人员只有提高自身管理素质，才能提高管理的综合水平，让管理更加人性化。首先，在选拔学院办公室管理人员时要充分考虑人员组成及专业配置情况，尽量提高办公室工作人员的整体学历水平，以此确保办公室管理能力的提高。其次，要对工作人员进行定期培训与思想教育，加强对他们政治理论理解能力的培养，使他们具备处理复杂事务，解决学生心理问题的能力，并能在日常工作当中具备将理论与实际结合在一起。再次，学校应定期组织工作人员进行业务知识的学习和考核。通过学习先进的管理知识，了解国内其他高校的院级管理方式，工作人员能不断吸收先进的办公化知识，提高个人的综合素质，让办公室管理能力处于不断提高的状态。定期考核能起到促进工作人员学习热情，带动自主学习开展的作用。由于办公室管理工作相对单调，缺乏竞争，考核方式少，所以定期考核的方式能很好的起到促进作用，让办公室内部处于一种良性竞争的状态，也使工作人员在竞争过程中完成自我提升，并由此积累更多的知识。

(二)创新办公室管理的基本原则

传统的办公室管理工作以协调服务为核心，主要承担信息传递与意见反馈的工作。然而，由于管理原则较为僵化，多数负责办公室管理的工作人员只负责日常工作的进行，而忽视了对扩展内容的处理以及对管理方式的创新。

随着教学形式的发展变化，办公室的职能与工作人员的责任也不断变化。由于二级学院办公室并不直接参与教学和行政工作，却关系到各工作的整体运行情况，起到综合协调的作用，所以必须通过创新管理原则来明确办公室的职能范围，提高管理效果。另一方面，由于办公室管理的效果直接影响着院系两级管理系统的正常运行，所以管理理念必须与学校教学、行政工作的开展相一致。通过发挥办公室管理的综合性与服务项目的延展性，将服务意识与学校的整体利益结合到一起，将管理基本原则转化为创新服务的原则，才能完成办公室管理创新指导思想的转变。

(三)强化办公室的服务意识

高校二级学院办公室的主要工作，就是对教学、行政等工作进行安排和协助，并成为高校师生的服务者。办公室服务意识对其管理方式的影响是直接而深刻的，服务的好坏直接表现在学院的运行效率与活动组织水平上，成为衡量一个学院综合能力的重要标准之一。

日常生活中，要向办公室工作人员灌输服务师生的思想，使其管理工作落实到为师生服务的基础上进行。通过培养服务态度、服务意识和服务精神，让办公室的职能从转话筒变为服务人，不仅能促进管理协调工作的高校开展，也能带动管理方式的深化创新。在服务意识的指导下，办公室工作人员将主动与师生进行沟通和交流，及时了解他们的学习和精神状态，并将搜集到的信息及时反馈给学校，从而合理安排和调整下一阶段的工作重心，使其不断满足师生的不同要求。

(四)强调自主管理，充分发挥办公室工作人员的主观能动性

自主管理是一种新型的管理方式。不同于传统条件下管理的被动接收者，自主管理更多的强调自我管理与民主管理，即根据自身的实际情况对管理内容和管理方式进行调节和改进，并根据工作人员的主观能动性与责任感来完成办公室内部管理。

主动管理的方式不仅能充分调动办公室工作人员的积极性和工作热情，还能让管理更加人性化、科学化。发挥主观能动性的管理方式能使办公室的管理氛围更加轻松活泼，这种环境下的工作人员能始终保持积极乐观的工作态度，这促进了办公室内部的良性循环和整体办公效率的明显提高。在“我要做”，“我可以”这类主观积极性的指引下，工作人员会主动学习和思考相关内容，进而完成个人综合能力的提升与自主学习意识的养成。