高校档案管理工作中的问题与对策探索

□闫淑仙

高校档案涉及到大量的数据信息，包括校园文化、发展历程、管理制度、学生实际等信息，是学校建设、教师教学、学生学习的重要依据。高校档案记载了校园、教师以及学生的点点滴滴，能够有效指导教育活动的顺利开展，激励了师生们奋发博取的行为，承载了校园文化和精神。

一、高校档案管理工作中存在的问题

(一)管理手段和技术落后。随着经济和科技的发展，高校设施环境越来越完善，很多高校都在档案管理中引入了计算机技术，购置了现代化管理设备和软件，实现了档案管理信息化。但是，相对于快速更新的管理技术和手段，无论是数据处理还是功能程序应用方面，高校档案管理工作显得较为落后，部分高校依然沿用传统手工录写的方式存储档案信息，对档案资源利用不充分。高校档案管理是一项系统工程，涉及到很多信息，包括党政信息、教学信息、基建信息、财会信息等等，需要精准分类并完善保存，才能发挥档案管理应有的价值。然而，某些高校存在对档案管理工作认知不足的问题，造成档案材料一定程度的流失，所构建的数据库缺少全文类以及多媒体类数据，如照片、音频、影像、光盘等，极大限制了档案的管理和利用。在信息化建设不断深化的今天，用户对档案管理服务提供了更多、更高的要求，高校档案管理技术和手段落后，阻碍了高等教育事业的发展。

(二)档案管理制度不健全。要想有效地开展某项管理工作必须要以完善的制度体系作保障基础。近年来，我国出台了一系列档案管理法制法规如《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等，指导和规范了高校档案管理行为，促使高校档案管理工作质量不断提升。但是，以高校档案管理工作本身来看，其中还存在着一些管理制度不健全的问题，具体表现为:高校各管理职能部门之间缺乏沟通，文件管理与档案管理工作出现了脱节，没有完善的指导制度和监督制度作保障，致使档案搜集材料不全面;高校没有针对各学期的教研、招生、毕业等工作会议进行记录;高校对学生学籍管理不规范，不同部门对学生社会实践活动信息记录不一致，没有及时跟进、变更学生的降级、毕业等相关信息，缺少细致的档案管理制度。除此之外，有的高校档案管理工作不严谨，存在档案材料乱翻乱抽、借阅不还等不良现象，缺少必要的档案保护制度和措施。

(三)缺乏有力的人才支撑。高校档案管理既是一项系统性工作，又是一项专业性和技术性很强的工作，需要从业人员具备良好的职业素质和业务能力。由于某些高校不够重视档案管理工作，而且对人力资源管理认知不足，导致档案管理人才结构不合理，不少从业人员的专业素养较低。现阶段，不少高校档案管理队伍普遍存在着专业知识匮乏、年龄结构不合理等问题，甚至部分由院系教师或办公室其他人员组成，他们没有过多的时间和精力学习档案管理相关知识，严重影响了高校档案管理工作质量和效率。另外，部分高校档案管理人才流失现象极为严重，相较于其他种类的工作，档案管理工作强度大、时间长，而对应的福利待遇却不高。有的校领导对档案管理工作不闻不问，影响了广大教职工的思想意识，降低了档案管理人员的工作热情，进而对档案管理工作产生了负面影响。

二、优化高校档案管理工作的对策

(一)引入先进技术手段。21世纪是科技腾飞的时代，各个高校应该清楚地认识到信息化、数字化为档案管理工作带来的变革。在这个时期，高校应该提升对档案管理工作的重视，明确档案管理工作要求，积极引入先进技术手段和设备，改善档案管理工作环境，提高服务质量和效率，最大限度地开发和利用档案资源，以求适应知识经济时代发展的新趋势。具体而言，高校可以将芯片技术、光纤技术、数字技术、监控技术等信息技术应用到档案信息存储、处理、开发以及利用等各个管理环节，从而提高档案信息管理的覆盖率和效率，充分发挥档案管理工作应有的服务功能，实现文档一体化管理。与此同时，高校应该利用现代科技健全档案信息数据库，转变以往静止的、僵化的信息存储方式，尽快实现档案信息资源共享建设，加强各部门之间的沟通交流，保证档案材料及其信息的真实性、有效性，方便用户查询和使用。

(二)完善档案管理制度。高校要在国家相关法律体系的指导下，进一步加强和完善档案管理制度建设，制定一套符合自身需求的档案管理流程与实施细则，明确各岗位职责，为本校档案管理工作的顺利开展提供基础保障。高校领导层首先要更新自己的观念意识，带动档案管理人员的情绪，树立他们强烈的责任心和服务意识。在此基础上，高校应该引入民主化管理制度，由校领导牵头所有档案管理相关人员参与到管理制度体系建设当中。高校完善的档案管理制度应该包括指导制度、监督制度、考核制度、服务制度以及奖惩制度等，全面规范档案管理行为，明确工作目标和任务，及时更新档案变更信息。高校需要建立完善的监察机制，有效落实每一项管理制度，严格考察职工行为，结合他们的实际表现给予适当的奖励或处罚，从思想意识上提高他们对档案管理工作的重视度和积极性。

(三)加强管理人才培训。人力资源管理是高校档案管理的重要组成部分。人才是高校档案管理工作不断改进和完善的动力。当今是一个讲求知识创新的时代，需要管理人员具备良好的职业素养和业务能力，因此，高校要加强人才培训工作，提高档案管理人员的专业水平。在此过程中，高校一是要加强档案管理人员的道德素质培训，明确档案管理工作者的立场，使其思想上与党保持一致，树立其对本职工作认真负责的态度。档案材料具有一定的保密性和原始性，要求管理人员不可随意更改，切实做到爱岗敬业、坚持操守、按章办事。二是高校要加强知识和技能培训，为档案管理人员搭建提升自我的平台，尽量满足他们的发展需求。高校可定期组织领域内的研究培训工作，请优秀人才到校进行演讲，更新档案管理工作人员的理论知识体系和专业技能结构，开阔他们的视野，鼓励他们利用工作之余自我学习和提升，适当提高他们的福利待遇，让他们愿意投注更多的时间和精力在工作上，激发他们的工作热情。

总之，加强和完善高校档案管理工作非常重要。由于个人能力有限，加之各大高校的档案管理实际存在不同，本文的研究可能存在缺陷和不足之处，因此，希望各个高校重视档案管理工作，仔细分析自身工作实践中存在的不足，并结合本院校档案管理实际，制定更加完善的档案管理体系，最大限度地发挥档案管理的功能。

［1］汪泉.高校档案管理的问题及对策［J］.华章，2012

［2］昌韬.浅谈高校档案管理存在的问题及对策［J］.百色学院学报，2011

［3］万启存.浅谈新形势下高校档案管理工作［J］.商品与质量，2012