会计电算化档案管理在医疗系统中的思考

温州市卫生和计划生育委员会 王骢

会计电算化是会计核算准确性、及时性强有力的保障，随着电算化发展，会计工作日益趋向规范化，促进会计工作效率及质量提升，降低了财务人员工作强度。当前，财务人员最佳工作伙伴即计算机，但鉴于会计电算化工作环境的特殊性，无论操作模式、信息存储模式等均有所改变，故探讨会计电算化管理现存问题，提出针对性解决措施至关重要。

一、现存问题

(一)缺乏保密性

由于电磁递质容易受损，且受损后修复困难，故易增加会计信息毁坏或丢失风险。同时，鉴于部分软件无记录操作日志功能，不利于出现问题时究责。再加上未加设保密措施保护数据库，这无疑为外部打开进行修改操作提供了便利。另外为占领软件市场，部分商业软件还提供给用户修改既往账目等功能。诸如此类情况均会降低会计资料的保密性，影响其可靠性和真实性。

(二)档案内容不完善

会计电算化档案虽然在近几年发展较快，但仍有部分人员对其认识不全，不清楚其组织内容，常出现会计软件、数据的光盘、磁递质及其相关文档资料归档不及时的情况，特别是医院进行会计软件更换升级，通常不会立即整理归档原有文档材料和文件软件。所以，导致会计电算化档案残缺不全。

(三)缺少专业人才

众所周知，会计电算化属于一门边缘学科，它融合了会计学、管理学、计算机学以及信息学，而会计专业培训课程虽开设了计算机培训等课程，但其所教不适用实际工作中。当前，我国紧缺具备会计专业知识和财务经营管理知识，与精通网络信息技术的复合型人才。另外，最关键的问题在于会计电算化培训内容跟不上时代发展脚步，相对较为滞后。

(四)安全性较低

电算化系统需要众多应用程序作为支撑，故当这些应用程序受到恶意攻击或存在BUG，便会对系统安全造成危害。特别是针对病毒黑客的入侵，Web平台运行网络的实行，确保网络数据以及操作系统的安全性问题将极为关键。

二、改进策略

(一)整合纸质档案与电子档案

虽然会计电算化环境下，医院不再依赖传统纸质档案，但仍无法改变纸质档案长期存在的现状，故而，针对会计电算化环境，有效整合电子档案与传统纸质档案，充分发挥电子档案的优势，与传统纸质档案形成注互意补明，确有会利计于档促案进内档容案范管围理，工包作括的4个有方效面性：和首科先学，与性会。计整业合过务程相中关需的原始凭证，计算机打印输出或手工填制的各类会计报表、账簿等会计资料。其次，计算机软硬件中所有的文档资料，如计算机硬件存储空间、系统型号等；计算机、网络及汉字操作系统等；相关数据结构文件、程序文件等。其三，各时段财务情况对比分析资料，各类经济合同等书面文件。其四，计算机硬盘或脱机磁盘、光盘等递质内存储的目标程序、源程序等文件资料。

(二)提高财务人员专业水平

要提高财务人员专业水平，医院必须做到两点：首先，招收高校会计电算化专业人才，选拨院内财会骨干到高校进修，学习档案管理专业知识以及计算机专业知识。其次，院方应积极引导院内财务人员进行会计电算化理论知识、计算机技术、档案管理知识的学习，以确保会计电算化档案管理与时俱进，促进档案管理水平进一步提升。

(三)加强风险防范

易复制、处理、传递和高效率是电子档案的特点，故要发挥其优势必须加强风险防范，即保证信息传递和存储的安全性。电子档案以光盘、磁盘、硬盘及可移动存储介质为主要存储介质，但任何存储形式均有出错可能性，因此，可采取数据备份方法可避免该问题。而针对信息传递过程中面临的安全问题，可采取网络访问权限控制结合专网专用的方法解决此问题。

(四)完善管理制度

建立健全管理制度，是档案管理工作开展的前提，随着会计电算化的发展，传统档案管理制度明显跟不上时代变更的步伐。故结合《会计电算化工作规范》《会计电算化管理办法》等现有会计电算化档案管理法规所提出的基本要求，以及信息化建设的特点，制定约束会计电算化档案管理责任的相关规章制度刻不容缓。主要包括3个方面：其一，明确工作职责；其二，制定定期检查备份制度；其三，建立严格使用权限制度与借阅手续制度。同时对会计电算化档案设置加密保护，明确规定未经单位领导批准不得替外界拷贝存有会计数据的磁递质；会计电算化档案借阅仅限于档案室内不得带出，必须在获得单位领导批准后才能进行会计资料查询，且在借阅过程中应登记相关信息，以备日后问责等。

三、结束语

综上，随着信息时代的来临，医院会计电算化发展是必然，其不仅有利于提高管理效率，还有利于整合、汇总信息等，但医院会计电算化的应用还存在档案内容残缺，安全性、保密性不足以及专业人才匮乏的问题，故为避免这些问题，必须加强财务人员会计电算化培训，明确档案管理内容，强化风险防范措施，完善管理制度，以促进会计电算化档案管理工作正常有序的运行。

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