电子商务档案管理的智能化发展探索

□ 王 宁

一、引言

随着电子商务的不断发展，电子商务档案管理的智能化已成为档案管理的趋势。电子商务的档案智能化是指利用计算机技术，充分发挥数据库的作用，对电子商务中所形成的各种信息进行有效的系统管理，并利用相关技术进行数据分析。电子商务档案的内容纷繁复杂，包含电子邮件、电子合同、电子收支款项等，因此为了实现电子商务档案的条理化、系统化，实现电子商务档案管理的智能化势在必行。

电子商务档案具有虚拟性、复杂性和集成性的特点。由于电子商务所处的网络环境具有一定的虚拟性，因而直接导致其所形成的电子商务档案也具有虚拟性，此外，电子商务所发生的经济活动均在网络进行，包括选购、发出货物、支付等环节，因此，电子商务档案也就具有一定的虚拟性。电子商务档案存在于硬盘、网盘、优盘等一定的介质之中，各单位出于安全性、保密性的考虑，一般会对电子商务档案进行加密技术的处理，加密技术涉及多种计算机技术，其解码过程较为复杂，使得整个电子商务档案具有复杂性的特征。传统的商务档案一般以纸质形式存在，受纸质形式局限性的限制，档案所包含的内容基本以文字为主，而电子商务档案则充分利用计算机技术，其内容中充分包含文字、图片、音频、视频等，集中体现了电子商务档案集成性的特征。基于电子商务档案虚拟性、复杂性及集成性的特征，其智能化的管理趋势将集中体现在存储、检索及具体的商业应用等方面。

二、电子商务档案管理的智能化应用

(一)电子商务档案存储的智能化。由于电子商务档案所包含的信息多种多样，既包含商品信息，又包含客户相关资料，其大量的商业信息仅仅依靠传统的存储方式不仅效率低下，而且容易出现数据丢失等一系列问题。电子商务档案存储的智能化是指运用计算机的运算控制功能，将其功能转化到存储设备之中，使得存储设备可以自动完成信息存储的工作，配合智能化软件的应用，使存储设备能够进行信息管理，保证信息备份、信息分级存储工作的完成。

电子商务档案存储的智能化，既要求对存储设备进行硬件处理，也需要配合软件的作用，不仅可以保证商业信息的安全性，也可以保证其完整性，及时的信息备份可以有效地减少数据因不可预测因素而丢失的情况，智能化的信息存储模式可以提供一部分信息管理职能，及时发现信息存储系统的一些漏洞并对问题处理系统作出修复的指示。

(二)电子商务档案检索的智能化。电子商务档案存储信息的内容繁多，存储位置也不仅仅局限于当地存储空间，可能会涉及云存储，因此电子商务档案的检索功能对于查询信息具有重要的作用。电子商务档案检索的智能化是指通过输入相关词语，档案能够按照一定的次序，如更新时间的远近、相关程度的高低，向信息使用者展示所检索的内容。电子商务档案的检索不仅仅包含数字检索、文字检索，还包括图像检索及音频检索等，不同资源的检索可以交叉进行，最大限度地保障用户检索功能的实现。

电子商务档案检索智能化的实现要充分利用当今发展迅速的人工智能技术，识别不同图片、声音，根据人工智能的联想记忆模拟、自然语言处理等基本原理，突破传统检索工具的局限性，实现电子商务档案检索的智能化，使得档案的信息内容不再受时间及空间的限制，大大便利了电子商务活动的进行，实现供应商与购货商的无障碍沟通与交流，也是遵循市场公开性原则的体现。

(三)电子商务档案商业应用的智能化。电子商务档案中最重要的内容之一便是与商业伙伴的关系，包括与供应商的关系及与购货商的关系。电子商务档案的智能化发展趋势为处理客户关系提供了新的思路。通过智能化电子商务档案，建立客户关系档案，同时结合相关客户关系的业务处理，分析客户的信用情况，对以后的购销决策提供指导性意见。此外，这一应用也便于加强与客户的沟通，减少商业误会，及时捕捉客户的产品需求，探究市场的发展情况，为企业实现更多的收益，促进企业目标的及早完成。

此外，借助电子商务档案所记录的信息资料，评价市场的供需情况，及时发现市场的空白点，挖掘未来客户的需求点，为企业的利润创造更大的空间，也有利于企业的长远发展。通过对相关企业的观察及对本企业相关资料的记录，发现本企业发展的不足，及时更新相关技术，增强企业的可持续性，能够使企业的发展战略与时俱进，跟上时代发展的步伐。

三、电子商务档案管理的具体措施

实现电子商务档案管理的智能化，一是需要不断更新技术，在硬件上，能保证相关的计算机硬件能应用于存储设备等，为实现电子商务档案管理的智能化打下坚实的基础。硬件设备的缺乏，使得后期的智能化措施举步维艰，因此，各企业要集中精力攻破物理难题，保证硬件与档案存储设备的匹配问题，此外要开发与硬件相配合的软件，硬件与软件的完美配合，实现电子商务档案管理的智能化。二是企业要积极引进先进的人才，提升企业职工的素质，保证职工能够灵活使用电子商务档案，掌握电子商务档案的相关基本职能。大力引入外来先进人员，为实现电子商务档案管理的智能化发展提供技术支持。加强对电子商务档案的日常维护工作，保证电子商务档案的完整性与安全性。三是要建立电子商务档案的管理系统，通过权限设置，使不同职位的员工对电子商务档案有不同的操作权限，不同人员的互相制约可以保证电子商务档案的完整性，也有利于实现电子商务档案中商业秘密的保密性。此外，对电子商务档案的管理要设置专业的人员，及时对电子商务档案进行维护，发现其中存在的隐形问题，保证电子商务档案系统的平稳运行。

四、结语

随着信息时代的到来，电子商务的不断发展，实现电子商务档案管理的智能化已经是很多企业的追求目标之一。由于电子商务档案具有虚拟性、复杂性及集成性等特征，因此，在电子商务档案信息存储及检索上实现其智能化，对于日常的电子商务活动具有重要的意义。此外，从具体的商业应用来看，实现电子商务档案的智能化有利于处理客户关系，及时进行市场供需预测，变更自身不恰当的营销方式及技术手段，对于提升档案管理的效率发挥着重要作用。在实现电子商务档案管理智能化的过程中，要利用人工智能技术、计算机技术等，实现其硬件与档案管理设备的匹配，保证硬件与软件作用的发挥，适时引入先进人才，对电子商务档案管理的智能化工作提供技术支撑，此外，要不断完善电子商务档案管理系统，对不同员工给予不同的权限，保证电子商务档案的完整性、安全性与保密性，促进电子商务活动的有序进行。

［1］陈秀丽．基于信息需求下电子商务档案信息检索的智能化研究［J］．湖北档案，2014，10

［2］缪金祥．电子商务档案信息用户引发群体性事件治理策略研究［J］．兰台世界，2013，14

［3］王卓．浅议电子商务档案管理的智能化［J］．黑龙江史志，2014，20