机关单位档案信息化管理中的问题与对策探索

□王丽曼

机关单位的档案是记录单位工作活动和发展历程的重要信息源，它以客观、动态、细致的视角对机关单位的信息记录作出了贡献。当前，随着我国信息化建设的全面展开，信息化管理也深入发展到各个行业和部门。档案信息化管理已逐渐成为当前机关单位档案管理的主要模式。当然，在信息化建设的过程当中，不可避免地出现了一些漏洞和缺陷，我们需要认识到问题所在，分析问题，并解决问题，从而实现有效的档案信息化管理。

一、机关单位档案信息化管理中存在的问题

(一)部分领导对档案信息化管理工作不够重视。当前我国机关单位档案管理的信息化建设已经取得了较为显著的成果，但其中仍然存在一些发展空白，其中一个主要的原因就在于部分领导对档案信息化建设的重视程度仍然不足，并没有真正充分认识到档案信息化管理的积极作用和对机关单位整体发展的重要意义。基于此，部分领导层的档案信息化建设理念也并未成熟，这就直接导致了政策、经费、设备等各个方面对于信息化建设的投入和倾斜不足，从而延缓了档案信息化管理的发展步伐。

(二)档案信息化技术有待提升。档案信息化管理的质量依托于信息技术的完备，先进的信息技术保证了档案管理的效率。而当前机关单位档案信息化建设中，仍然存在着技术相对落后的问题，当前某些信息化管理技术仍然存在着一定的缺陷，需要不断改进才能够更好地适应档案管理需要。

1.电子文件和电子档案中存在着一定局限性。一是电子文件本身就存在着保管条件和保管期限等方面的局限性。二是在纸质档案向电子档案转化的过程中，扫描仪等中间设备存在着缺陷。当前很多单位使用的扫描仪速度较慢，所以在一定程度上影响了电子文件的转化，降低了速度和工作效率。

2.数据存储备份和管理中存在问题。一是当前机关单位的档案信息化管理需要加强电子数据备份意识，在此基础上，丰富数据备份手段和途径。目前很多单位的档案数据备份仅有DVD或者VCD光盘，并没有其他的备份方式，单一的备份方式在很大程度上影响了备份效果。二是备份光盘的质量也有待提高。三是光盘备份格式等没有统一要求，电子数据内容清单也不完善，这样的备份手段在信息量巨大的今天已经不能够满足档案管理的现实需要。

(三)档案管理业务人员的专业素养有待提高。档案管理人员的业务素质对于档案管理工作的质量有着直接影响，档案管理的信息化建设更要求业务人员能够在专业素质上有较高的提升，并且适应时代的需要掌握先进的信息技术。而从目前我国机关单位的档案管理人才队伍的发展情况来看，机关单位普遍存在着管理人员业务水平不均衡、新技术掌握不足的问题。

(四)档案信息安全意识淡薄。档案管理的一个重要原则就是安全，而当信息技术引入档案管理工作中后，更要加强安全意识，采取先进技术进行信息安全防范，以防止信息泄露，对单位和工作人员自身造成不利影响。目前各单位档案管理的信息化建设状况良好，管理人员的素质也得到了普遍提升，但仍然存在少数单位管理人员安全意识淡薄的现象，对于网络安全并没有防范意识，所以在工作中并不注重必要的安全防范工作，这就会为数据安全留下了隐患，不利于档案管理的正常运行。

二、提升档案信息化管理水平的有效策略

(一)全面提升档案管理人员的综合素质。档案管理的工作质量很大程度上依赖于高素质高能力的管理人员，特别是在信息化时代，档案管理工作者需要进一步提升业务能力，学习新技术，丰富工作经验，才能够真正适应档案管理信息化建设的发展。基于这一要求，机关单位要重视并积极开展对管理人员的培训工作，从专业技能到职业素养，进行全方位的学习提升。另外，加强在档案信息化管理方面的指导，加强信息技术和计算机专业的培训和教育，及时完善和更新知识技术结构和人才结构。在管理人员队伍中间普及信息技术知识，推进管理人员在信息技术方面的能力提升，使业务人员能够积极适应信息化的档案管理工作。

(二)重视档案管理信息化建设，积极开发先进的档案管理技术。档案信息化管理工作的进行，一是要从意识层面真正重视，将档案管理的信息化建设作为主要的工作项目加以开发，确立全面的档案信息化理念和创新发展理念，加大人力物力的投入力度，全面推进机关单位档案信息化管理的建设的发展。二是信息化建设重在技术的更新与引进，档案管理的信息化也需要遵循这一发展理念，要提高档案信息化管理水平，必须积极开发相应的管理软件，并升级当前软件和设备，从单位工作性质、特点和实际要求出发，有针对性地开发推广管理软件和信息技术，将档案信息化管理纳入到有序的发展轨道。当前档案管理软件的发展需要尽快完善统一的软件发展规划与行业标准，确保全国档案管理软件有标准可依。同时，档案管理软件应该具有较强的通用性，能够适应不同类型的档案管理和不同层次的人员素质。总之，档案管理软件的开发是档案信息化管理的重要前提和基础，开发安全、可靠、易于操作的优秀软件，是当前提升档案信息化管理水平的主要工作。

(三)完善档案信息化管理制度，实现规范化管理。档案管理工作需要在有序的轨道内运行，这就需要在制度上加以规范和约束，实现规范化的档案管理，从而有效提高档案管理工作质量和效率。在信息收集方面，要创新收集手段，实现严格、规范的收集。广泛收集与重点收集相结合，适时收集，掌握档案的形成规律，实现科学的材料收集。档案管理要实现统一集中，这样有利于档案的保管和利用;同时也要保证档案保存的条件和环境，特别是电子档案要保证其环境的安全性，避免信息泄露。

(四)提高安全意识，做好档案信息系统的安全工作。档案信息化管理的重要原则之一就是保证信息系统的安全性，特别是在信息技术高度发达的今天，来自黑客、病毒、系统自身故障等多方面的安全因素都时刻对档案管理的安全产生威胁。所以，在档案管理信息化建设的过程中，必须重视其中的安全问题，构筑坚实的安全堤坝，实时控制网络运行系统，最大限度地降低风险。对档案管理网络要实时监控，并制定严密的措施，防范黑客攻击。对于各种网络病毒也要有充分的认识和了解，掌握应对病毒的方法和技术。做好数据备份工作也是档案管理安全中的重要内容。由于网络信息系统自身可能会出现故障，再加上来自系统外部的多种因素干扰，档案信息和数据极易受到损坏、流失，所以，做好数据的备份是十分必要的。

三、结语

档案信息化管理的建设是一个长期的过程，其中，管理部门必须做好对其信息化建设的引导工作，加强对档案管理信息化建设的科学规划和实时指导，在保证档案信息化管理正常运行的基础上，进一步提升其科学性，从而最大限度地发挥档案管理在机关单位事业中的积极作用。机关单位除了增强自身档案管理建设之外，更要着眼于对国内外先进档案信息技术的学习交流，将我国机关单位的档案管理工作引领向更加先进的发展轨道。

［1］王仁邦，张有明，徐金华.档案信息化建设的重要一环——档案信息资源的有序整理［J］.山东档案，2001，5

［2］胡爱娟.论企业档案资源信息化建设存在的问题与对策［A］.宁波市档案学会交流论文［C］，2007