高校教学秘书队伍现状及其建设探析<br/>——以莆田学院为例

高校教学秘书队伍现状及其建设探析
——以莆田学院为例

2015-03-17陈林芳

湖北科技学院学报 2015年1期

关键词：秘书教学管理队伍

陈林芳

(莆田学院外国语学院，福建莆田 351100)

高校教学秘书队伍现状及其建设探析
——以莆田学院为例

陈林芳

(莆田学院外国语学院，福建莆田 351100)

教学秘书队伍建设是高校教学管理的重要组成部分，教学秘书管理水平的高低直接影响教学管理的水平和质量。本文以莆田学院为例，阐述了高校教学秘书队伍的现状及问题，深入分析了其中的原因，并探讨了有效解决的对策。

高校教学秘书；现状；改善建议

教学管理是高等学校管理的重要组成部分，教学秘书是高校教学管理基层的管理者和实施者。其参与教学活动的组织与管理，对高校教学管理有着重要作用。本文结合工作实践，阐述了教学秘书队伍现状；分析了造成教学秘书队伍不强的原因，积极探索改善教学秘书队伍建设的对策。

一、高校教学秘书队伍现状

近年来，随着我国高校办学规模的不断扩大，教学管理工作越来越专业化和复杂化。由于受传统观念“重教育、轻管理”的影响，对教学秘书工作的重要性认识不足。[1]笔者就2011-2013年莆田学院30位教学秘书进行问卷调查，具体情况如下：

1.从年龄方面来看，被调查的30位教学秘书当中，年龄在30岁以下12人，占40%，31-40岁13人，占43.3%，41-50岁5人，占16.7%。从各年龄段的比例来看，这支教学秘书的队伍偏年轻，其中有10位老师是本学期刚担任教学秘书工作，年轻的秘书还是很有发展潜力的，但是工作压力可想而知。

2.从职称方面来看，被调查的30位教学秘书当中，副研究员有3位，占10%；助理研究员、讲师13人，占43.3%；研究实习员3位，占10%；还有11位是未定级的，占36.7%，正高一个也没有。

3.从职级方面来看，被调查的30位秘书当中，有5位秘书是科级干部，占16.7%。

4.从学历方面来看，研究生有8位，占26.7%；其余的22位都是本科学历，占73.3%，博士一个也没有。

5.从从事秘书工作与所学专业来看，跟秘书专业有关的有5位，占16.7%，其余的25位来自19个不同专业，都不是秘书专业占83.3%，大部分教学秘书没有学过秘书学、教育学、管理学等相关专业方面的知识，缺乏教学管理方面的经验，在平常教学管理过程中应付日常事务性的工作，工作中缺乏创新意识。

6.从学术科研方面来看，申请到省级科研课题的只有3位秘书，占10%，90%的教学秘书没有科研课题。

二、造成高校教学秘书队伍不强的原因

1.教学秘书队伍不稳定，工作热情不高

近年来，随着教学改革的不断深化，办学规模的不断扩大，教学秘书的工作越来越多、内容也越来越繁杂。每天除了要处理日常的事务性工作外，还要处理突发事件及领导交办的工作。比起教师，教学秘书的工资待遇相对是比较低的。在晋级和职称评聘方面学校没有政策向教学秘书倾斜，这种情况下教学秘书的工作热情能高吗？不能安心做本职工作，如果有可能的话，会通过各种渠道转岗到其他管理部门工作；或者有的教学秘书本身是教师，兼职教学秘书工作，干了一段时间就不干了，直接当专职教师了。这样就使教学秘书队伍流动性比较大，直接影响到教学管理工作的稳定性和连续性，同时也间接影响到学校的教学质量和管理水平的提高[2]。

2.教学秘书进修培训机会少，业务水平有待提高

就本校从事教学秘书工作与所学专业关联调查发现，跟秘书专业有关的有5位，占16.7%，其余的25位来自19个不同专业，都不是秘书专业占83.3%。教学秘书队伍素质参差不齐，教学秘书参加教育学、管理学、秘书学等方面系统的业务培训机会更少，学校对教学秘书专业方面的培训意识比起教师来说会显得较薄弱，没有制定相应的岗位培训制度和培训计划，对教学秘书的培训缺乏政策和经费的支持。很多人认为教学秘书的工作难度不大，主要是处理日常的事务性工作，打打电话、发发通知，技术含量不高，不需要什么专业方面的知识，认为什么人都可以干秘书工作，不需要培训，直接就可以上岗了。高校普遍重视战斗在一线的教师和科研人员，对教学秘书业务培训重视不够，造成教学秘书管理方面的知识普遍不够，往往以管理经验为主，缺乏运用现代化的管理理念来开展日常工作；在教学管理理念上跟不上新形势的发展趋势，缺乏分析问题和解决问题的能力，更谈不上向科学化、专业化、规范化和现代化发展。

3.教学秘书科研能力有限，创新意识不强

教学秘书作为高校教学管理最基层的教育工作者，日常工作非常繁杂，经常忙于教学相关工作，还要忙于应付各类评估，如教学评估、精神文明评估、平安校园评估等等；同时还要忙于应付各类检查，如期初检查、期中检查、试卷专项检查、学生毕业论文专项检查等等，教学秘书很难会有整块时间闲下来做自己的事情。教学秘书在科研方面的能力非常有限，在教学管理研究方面也不被人们重视，就算个别教学秘书有科研成果，也只是发表一些论文，应付评职称。由于对教学秘书的队伍建设重视不够，缺乏相应的激励和竞争机制，你在工作上有没有创新不会影响到你的工资和职务升迁，这种情况下，很多人都认为只要做好本职工作，不出教学事故，什么创新不创新的，无所谓的。

三、努力建设一支高素质的教学秘书队伍

1.转变观念，充分认识教学秘书队伍的重要性

教学秘书是最基层的教学管理者，是联系教务处、各院系、教师和学生的桥梁，其教学管理水平的高低会直接影响到教学的正常运转和教学质量。首先，各级领导应当从思想上高度重视教学秘书工作的重要性，给予更多的关心和沟通交流，多听取他们的建议和要求，要从决策和行动上积极支持他们开展工作。其次，优化教学秘书队伍的人员配备，学校在招聘教学秘书的时候，应该首先考虑那些具有一定的教育、管理、秘书知识的，具有良好的素质和能力的高学历人员，提高教学秘书队伍的管理水平。

2.完善机制，建立健全考核和激励制度

高校教学秘书在工作上往往要比其他岗位的工作人员付出更多的时间和精力，但是他们的经济待遇和工作付出不成正比。要提高教学秘书的经济待遇，在学校评优评先方面给予优先考虑，在职称评定、职务晋升方面给予政策支持和倾斜，充分调动他们的工作积极性，保证教学秘书队伍的稳定性。为了提高教学秘书的工作积极性，建立健全奖惩分明的激励制度，建立一套相应的考核机制，主要以工作业绩、工作能力、师生满意度、工作效率和工作创新为考核目标，采用领导考评、群众考评、平时考核、年度考核、定性考评和量化打分相结合。[3]对于那些在教学管理过程中工作态度认真、责任心强、业务水平高、成绩突出的教学秘书给予精神上和物质上的奖励，让他们享受各种优厚的待遇。而对于那些在工作中不负责任、应付了事、上交材料拖拖拉拉、推诿扯皮的，严重影响到正常的教学管理秩序的教学秘书应给予批评教育，对于那些屡教不改、不适合教学秘书岗位可调换其它工作。

3.加强培训，提高教学秘书队伍的业务水平

随着我国高等教育的不断深入和不断发展，高校的教学管理工作出现了新情况和新问题，所以加强对教学秘书的培训显得非常有必要[4]。首先，要完善和建立健全教学秘书的培训制度。学校应该把教学秘书的培训和进修列入教学管理队伍建设的规划之中，明确规定教学秘书培训内容和进修的形式、进修时间和经费来源，确保培训的规范性。其次，鼓励教学秘书参加学历提高教育、报培训班、参加学术交流和工作经验交流；到兄弟院校参观学习，同时也可以邀请专家做专题讲座，扩大视野，开拓思路，取长补短，并结合自己学院的实际情况，总结并归纳出适合本校的教学管理的可行性方法。再次，学校可以根据需要，为教学秘书举办形式多样的培训，如：举办教育学、管理学、秘书学专题讲座、网络办公技能培训、组织教学管理工作专题研讨会。

4.提供科研条件，提高科研创新能力

社会经济发展需要创新，高校教育改革需要创新，教学秘书的教学管理工作也需要创新。提高教学质量的重要环节是教学秘书的管理工作，所以教学秘书应该通过学习，不断给自己充电，充实教学管理岗位所需的综合管理知识和教育创新理念，要善于探索新方法和新思路。另外学校科研部门应该特地为教学秘书提供一些有针对性的教学管理改革项目，鼓励教学秘书把平时从事的教学管理实践和教学管理理论结合起来加以研究。学校也可以根据实际情况，针对教学秘书，每年拨出一定的科研专款，增加教学秘书的科研成就感，激发他们的工作热情。

5.认识不足，不断提高自己的业务素质

如果教学秘书要想成为优秀的教学管理人员，那他必须知道自己在教学管理中的重要地位，不断以高标准要求自己。首先，要不断学习，提高自身业务素质。教学秘书所从事的工作性质不但要求他们必须熟悉高校秘书工作的专业知识，而且还要求有教育学、管理学、秘书学等方面的相关知识，同时还必须要求熟练掌握现代化办公软件的使用，这就要求教学秘书不断学习，不断更新自己的知识结构，更好地为师生服务。其次，要善于总结，统筹安排。高校教学管理日常工作具有阶段性，同一时间段会收到不同部门的各种通知，而且上交材料的时间也差不多，这就要求教学秘书在有限的时间内，要统筹安排，理清工作思路，分清轻重缓急。[5]