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规范化管理在医院风险管理档案中的应用及效果分析

2015-03-15潘立军

中国管理信息化 2015年14期
关键词:档案资料规范化风险管理

潘立军

(唐山市传染病医院,河北 唐山 063000)

规范化管理在医院风险管理档案中的应用及效果分析

潘立军

(唐山市传染病医院,河北 唐山 063000)

实现档案规范化管理是完善整个医院信息化建设的重要组成部分,是医院风险管理档案中的重中之重。为提高医院风险管理档案的安全系数,实现信息化管理,医院档案管理人员要充分认识规范化管理的重要性,不断发现风险管理档案中出现的问题,及时高效地解决问题。本文就医院风险档案规范化管理中的一些问题、有效措施以及重要性进行分析。

医院;规范化;管理;风险;档案

档案是医院重要的信息资源,是医院的财富,风险管理档案更是医院研究的参考资料,随着医疗事业的不断发展,传统的档案管理方法已不能有效提高风险档案的安全度、利用率。因此,对医院风险管理档案实现规范化管理,要使用新的方法和手段,这依赖于科学合理的档案分类、档案设计以及完备的档案管理系统。

1 医院档案规范化管理中存在的问题

1.1医院档案管理设备落后,管理人员不专业

档案管理属于医院建设“软实力”的内容,却没有受到足够的重视、引起足够的关注。一方面,在档案管理规范化中出现档案管理人员缺乏专业知识、档案管理人员队伍不稳定的情况,转岗、工作轮换致使档案管理人员的随机性、流动性增大,带来许多问题与隐患。档案管理人员的专业知识与技能匮乏,没有受到专业的训练,管理素质差异大,降低了档案管理的效率,延缓了档案管理规范化的进程。另一方面,档案室的设备落后,使档案检索复杂、耗时且检索方式单一,影响档案的使用价值,阻碍档案管理规范化的发展。

1.2医院档案管理制度不健全,档案安全意识不强

档案管理工作在医院管理系统中占有重要位置,但各医院的风险档案管理制度并不健全,例如,光片、财务及病例等档案资料分散于各管理部门,使档案不完整,缺乏系统性的安全管理。档案资料的分散,造成风险档案不能得到持续、全面的后期更新,因此,建立具有统一标准的档案管理制度非常必要,这对于医院“软实力”的提高以及质量安全的改进不可或缺。档案管理制度不健全降低了档案管理人员的工作积极性,使其档案安全意识薄弱,从而导致档案信息滞后、档案管理工作落后于医院建设。

2 医院档案规范化管理的有效措施

2.1建立完整的风险管理档案工作组织

医院组建管理组织,成立以院长为领导的三级管理委员会,制定医院风险管理政策,对管理工作进行评审和改进;制定医院风险管理程序,处理与风险管理档案有关事宜;定期召开会议评估风险,并组织危险因素调查,根据问题发展的态势,制定出解决方法和改进措施。医院质量控制部要按照风险管理原则制定调查表或报告,按时向医院管理委员会报告。

2.2创新管理档案信息

根据大医院体系庞大、部门数量多以及科室林立的情况,实现档案信息化管理是今后发展的必然趋势,它可以实现档案管理的规范化和具体化,具有开发性和实用性。为实现现代医院档案管理的规范化和价值性,信息化档案管理可以使档案资料准确、完整和可信。医院各部门要根据具体情况,结合自身条件,使用多元化的档案信息管理手段,使信息化管理既与现代化医学管理相连接,又形成独立的信息化管理系统。2.3 完善档案管理制度

医院档案管理必须具有严格性,条理清晰,提高医院档案管理水平离不开系统完整的档案管理制度,要制定严格明确的规章制度,设立高效合理的管理程序,积极完善档案管理制度。查找现存管理制度上的缺陷,认真调查档案信息管理中的漏洞,做好信息的收集、整理工作。根据各个部门的需要,具体情况具体分析,实行多种载体存档,档案统一监督,为后期信息档案的查找、利用与开发打下良好基础。

2.4提高档案管理人员的专业素养

医院风险档案管理需要较高专业素质的管理人员,以提高档案管理的效率,进一步推动医院档案管理的规范化。例如,在《档案法》中规定档案管理人员必须尽职尽责,遵守纪律和规则,与此同时,要不断提高自己的专业知识。档案管理人员专业素养的提高,可通过培训、实行高位责任制以及配合硬件设施建设等形式,提高管理人员的工作积极性,提高其责任心,并定期进行工作总结。

2.5加大资金投入

第一,改进档案管理环境,安排专门的档案室,建立独立的档案室、阅览室以及办公室,设置陈列室、微机室。关注档案保护,配备全套的保护设备,制定完整的档案资料保护措施。例如,防火,防潮和防虫等。档案管理人员要保持档案室的清洁、整齐,延长档案资料的保存时间。第二,更换档案管理硬件设施,配备计算机、网络、打印机、扫描仪;安装防盗门、铁窗栏、遮阳布;添加温度计、吸尘器、灭火器;配备档案柜、密集架等,做到“八防”。

3 医院风险管理档案规范化的重要性

首先,风险档案是诊断和治疗重要的凭证,是医院管理方面的数据库,是具有收藏价值的珍贵材料。数量众多的风险档案材料是医疗信息的载体,记录了医院从初始到现今的工作情况、医生业务情况以及技术水平等。医院要完善现有的档案资料,从而监督整个医院的运行、提高工作效率以及管理的科学性。真正保管好风险档案,促进医院适应现代化医疗建设的大背景,使档案管理规范化,是一项非常重要的工作。其次,风险档案资料,在医疗事故和医疗纠纷中是重要的法律凭证,风险档案完整的记录医疗事件的经过,成为协调医院、患者和保险公司3方面的沟通渠道。关系到刑事案件和民事案件时,风险档案便成为具有法律效力的原始证据,是澄清医院、医生有无过失的主要材料。风险档案的规范化管理涉及医院管理和医院发展的方方面面,必须给予重视。

主要参考文献

[1]冯丽萍.医院风险管理档案的规范化管理及应用[J].中国医院,2014(9).

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.155

G271

A

1673-0194(2015)14-0201-01

2015-05-22

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