人事制度改革对人事档案管理的影响研究

文婉弟

（深圳市宝安区人才服务中心，广东 深圳 518101）

人事制度改革对人事档案管理的影响研究

文婉弟

（深圳市宝安区人才服务中心，广东 深圳 518101）

人事档案记录了一个人的个性、思想道德和人生经历等，从某种程度来说是一个人的历史记录。人事档案在人力资源管理中占有十分重要的地位，但随着社会经济的不断发展，以往的人事管理制度已不能满足现代社会的需求。机关单位对人事管理的改革，对人事档案管理来说既是机遇又是挑战。本文首先分析新经济体制下人事档案的管理特点，然后分析在时代发展下人事档案管理表现出的新特征，最后指出目前人事档案管理存在的不足之处并提出相应的改革对策。

人事档案；管理；人力资源；改革

人事档案有效反映了一个人的社会经历，具有一定的机密性和动态性，对评价一个人有着十分重要的参考价值。人事档案管理在人力资源管理中起着至关重要的作用，是我国普遍采用的评价人才的工具。随着我国经济的不断发展，计划经济的地位逐渐凸显出来，在这样的背景下人事档案管理制度越来越不能满足现实的需求。为满足现代发展需求，人事制度在不断的改革，其改革必然会对人事档案的管理造成影响。

1　传统人事档案管理制度的特点

1.1人事档案和员工利益息息相关

在以计划经济为主的时代，很多单位为满足人力资源的管理需求，形成了人事档案管理制度。依据员工身份又可划分为干部档案和工人档案两种，而没有工作的人员或是农村居民则一生都不会有人事档案。在以前，人事档案决定着很多人的社会身份，不论是升值加薪、工费医疗，还是退休和福利待遇，都是根据人事档案记录的内容决定的，所以人事档案十分重要，关系到员工的切身利益。

1.2员工对人事档案十分依赖

尽管人事档案记录了个人的社会经历，但其却由员工所在的单位保管。除一些个别情况，一般个人和其他单位无权调用人事档案。我国的人事制度决定了人和档案是在一起的，人离开单位档案也会随之带走，如果档案不能顺利迁移，个人就无法离开这个单位。由于档案是一个人身份的象征，加之其是由所在单位控制的，这就牵制了员工的个人意志，使其不能随意离开所在单位，从而影响人员流动。

2　人事档案在时代发展下表现出的新特征

近年来，随着我国市场经济的快速发展，很多企事业单位纷纷对人事制度进行改革。处在计划经济体制下的人事档案管理制度被逐渐消弱，而且档案价值也在不断降低。

2.1个人可以没有档案择业

我国市场经济不断发展，对各种类型的人才需求量剧增。在这样的情况下，用人单位逐渐改变了以往的用人机制，更加注重员工的个人素质和职业技能，采用合同制建立雇佣关系，不再使用传统的依附人事档案的制度。这有效解除了传统档案制度对人才的束缚，增加了人才的流动性。

2.2人事档案制度存在诸多不足

人事档案虽然不经过个人的手，但确实是由一个人的成长经历逐渐积累的。由于缺乏有效的监督政策，档案弄虚作假的现象普遍存在，很多具有水分的信息被写进档案中，降低档案信息的真实性。由于对档案管理制度不了解，一些部门私自管理人事档案，更有甚者不惜出卖自己的职业道德来谋取利益，这是由于管理制度存在诸多不足而造成的。随着社会的发展，一些人已不受档案的制约，即使没有人事档案也可以找到一份好工作，从而造成很多抛弃档案的现象出现。因此，人事档案管理制度的改革刻不容缓。

3　目前人事档案管理存在的不足之处

3.1人事档案信息量有限，反映不全面

在历史因素的影响下，人事档案一般比较注重记录个人的政治行为，对个人的政治历史和社会关系等方面记录的比较详细，但对其现实能力和工作业绩等却缺乏有效的记录。这导致人事档案不能全面反映个人信息，不能有效满足用人单位的需求，使人事档案的利用率比较低。

3.2人事档案管理制度有待健全

任何人不得查阅自己或其直系亲属的档案，这项人事档案的制度规定实际上侵犯了公民的知情权。然而我国目前的法律也没有明确规定这一状况的处理办法，与现在的民主制度相悖，人事档案管理制度有待健全。

3.3缺乏服务意识和进取精神

由于我国档案管理工作量巨大，档案管理条件存在差距，一些具体的档案管理细节不够完善，使得档案管理工作面临十分严峻的考验。虽然逐渐实行了信息化管理，但并没有实现统一化的信息管理，使信息资源不能共享。由于管理人员素质不高，承受工作压力的能力较差，一味重视保证管理档案不丢失，而对一些有查阅需求的人置之不理，缺乏服务热情和进取精神，工作状态十分消极。

4　人事档案管理的改革对策

4.1消弱对员工的束缚

目前，我国人事制度以合同关系为主，传统的人事制度已不能满足社会的发展需求。只有对人才进行优化配置，改变传统的聘用人才制度，摒弃身份阶级观念，才能让员工自主选择就业单位，从而形成高效灵活的用人体系。2003年颁布的有关用人单位聘用制度的通知中，进一步减少了用人单位和员工之间的约束力，减弱了人事档案对员工的束缚。

4.2消除身份观念，改善人事档案信息

随着社会的发展，对人事档案的公开性要求越来越高，在这种情况下，要努力收集人事档案的各种信息，做到真实、准确地记录人事档案，以便用人单位能有效获取个人信息。同时应摒弃传统的身份观念，使员工享受到公平、合理的待遇。

4.3人事档案管理应成立专门机构

现代社会人员经常流动，传统的由用人单位来保管人事档案的制度已无法满足现实需求。因此，地方政府可成立一个专门的人事档案管理机构，并由社会的一些中介机构来管理人事档案，同时建立相应的监管机制，以明确人事档案的管理权。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.14.148

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