合同电子化在优化医院经济合同管理流程中的作用

浙江省宁波市第一医院 周琦荟

医院对外经济活动日益增多，经济合同的种类繁多，涉及范围广，导致合同管理中各部门间流转效率低下，后续查找不便以及合同风险控制不足等诸多矛盾愈加突出。借助现代化的信息手段，通过对于合同签定流程的电子化管理，从业务科室、法务、监察、行政、财务直至归档进行全程追踪管理。我院自2014年3月全面上线信息化合同管理系统。运行一年来，效果显著。

一、医院对外经济合同主要类型

医院对外经济往来主要是通过合同形式进行的，除与医药、物资、设备等主要供应商经济往来外，医院还与诸多领域合作者签订经济合同。以宁波市第一医院为例，2014年医院对外签订经济合同253份，包括基本建设类合同，如医疗楼改扩建、零星装修；服务类合同，如物业保洁、后勤设备运行维护、保安服务；人力资源合同，如外聘专家及名誉教授劳务费；委托业务合同，如外送标本检测；维护保养类合同，如专业设备保养，中央空调保养；以及货物采购类合同，除满足日常医疗运转外采购货物。经济合同涉及的科室诸多，如设备科、总务科、基建科、医院办公室、医务部、护理部、保卫科、信息中心、科教科、采购中心及其他临床科室。

二、传统纸质合同管理中普遍存在的问题

(一)合同管理中部门间流转的效率低下

一份经济合同从签定到付款完结，会涉及到业务、纪检、法务、行政、财务等多部门，需要逐级审批。显而易见，在传统合同管理模式下，部门间审批流转的效率很低。

(二)部门间流转的规范性控制不够

在纸质合同流转过程中，原先需要多部门审批的，由于管理不到位，存在该审批未审批的情况，加大了合同支付风险。

(三)合同的分类、检索以及信息汇总功能较弱

由于医院合同数量多、类型杂以及执行周期长等诸多原因，导致传统合同管理模式下，普遍存在文档管理较散乱、不统一，合同信息汇总困难等问题，特点是分期付款或后期质保金支付类的长周期合同，合同检索都会遇到困难。

三、电子化合同管理流程模型

电子化合同管理流程模型凭借医院综合管理平台得以实现。其控制流程图如图1所示。

电子化合同管理流程具有如下优点：

(一)合同文本模版的规范性

根据合同的类型，由法务人员拟定不同的合同文本模版，[1]从条款应用的完备性、内容周严性、规定具体性进行把握，可以加快合同签订的效率，保证合同的严谨。

(二)各部门审核通过的强制性

作为一项突出优势，电子化合同从程序上对审核流程进行限定，即只有所有部门审核通过后才能够进入付款程序，这样有效避免了未规范化审核的合同直接进行了付款，大大降低了支付风险。下图是财务部门的合同管理操作界面，只有完成所有审核的合同才能进入财务人员的操作界面。

(三)建立电子化合同台帐，合同流转清晰明了

合同电子化台帐是对合同基础信息的逐项录入，生成合同基本信息数据表。根据合同名称、编号，可以查询到所需的信息，这样合同的当前流转环节、合同进度以及付款期限一目了然，大大提高了财务付款环节的准确性。

(四)建立起规范的电子化档案管理模式

通过全过程封闭式电子化管理，对合同执行科室，合同主体资格相关内容，合同期限，合同金额，付款计划等内容进行电子登记，存入合同电子稿，确保合同档案内容齐全，增强合同行为可追溯性，合同档案内容可以实时追踪，随着合同种类、数量大幅度增加，电子化档案管理具有传统合同档案管理无可比拟的优势。

图1

四、通过合同查询、统计功能，建立起预算资金使用的监管功能

医院绝大部分的经济活动都可以通过合同进行体现，通过建立规范的电子化合同台帐，使得合同管理系统具备了强大的信息查询和信息统计功能。

而财务部门作为监管医院各部门预算执行情况的职能科室，可以通过对合同的统计和查询，起到对各部门预算资金使用情况的监管。至少能起到以下作用：

考查部门乃至全院预算编制的准确性和合理性。

对于部门超预算资金使用情况起到预警作用。

通过将合同管理从普通的文本管理上升到电子化的文本管理，将合同静态分散管理变为动态全过程管理，大大提高了医院合同管理的效率以及周密性。同时通过电子合同管理系统，财务部门对于医院预算资金使用情况进行监管。对于大型的医疗机构，电子化的合同管理管理模式值得推广应用。

[1]张健,黄爱萍,白莎琳等.公立医院对经济合同的规范管理[J].中国卫生经济.2011