高职院校学生档案管理工作的问题与建议

刘亦伟，王丽华

秦皇岛职业技术学院

高职院校学生档案管理工作是十分重要的，也是权衡高校管理水平和教育质量的标准，更是高校对各部门工作评估的重要依据。学生档案是高职院校重要的信息资源，它不但体现高职院校教学管理部门的工作效率情况，而且也为高职院校是否进行教学改革和发展提供参考。目前，我国大部分高职院校对学生档案管理工作不是很重视，所以，在当前形势下，高职院校应该高度重视高职学生档案管理工作，做好学生档案管理工作，是一项具有非凡意义的工作。

1 高职院校学生档案管理的特征

(1)学生多样性。根据高职院校的生源地来讲，主要包括三种类型学生：普通高中学生、中职学校学生、其他类型学生。生源地的差异性及多样性在一定程度上决定了学生档案管理的复杂性。（2）专业应用性。我们从高职院校培养人才模式来讲，高职院校主要负责培养技能型专业型人才，这样就不同程度上决定了学生档案不单单要记录学生最基本的信息，还需要其他应用性特征。（3）学生档案周期性。学生档案基本从高考招生而来，学生在毕业随着带走的特征，还由于较差稳定性、较强流动性等，使档案周期性特征比较明显。

2 高职院校学生档案管理工作中存在的问题

2.1 对学生档案不够重视

随着我国各大高职院校招生模式扩大，高职院校院校学生的就业领域也得以扩大，在这样的情况下，学生的择业观以及就业观也发生较大的改变，因此加剧了学生档案管理的工作任务。高职院校的学生因为专业知识扎实、技能技术较强、适应环境能力较强等等客观原因，所以越来越多的学生进入到外资企业、民营企业、私人企业等等公司，但是这种类型的企业通常都是对员工培养意识不高，因此对学生档案重视程度也不强。

2.2 档案内容过于简单

高职院校的学生信息档案需要表现出丰富性及多样性[1]。所谓丰富性，也就是指应该包括学生在校期间所有状况，不单单包括学生成绩、学生基本信息等等，也需要反映出学生综合素质。很多用人单位在查看学生信息档案时，更加希望了解到学生的综合素质状况，但是高职院校中学生档案对学生综合素质状况涉及的太少，在这样的情况下，用人单位就无法真正了解到学生综合素质方面的信息。

2.3 档案管理方式比较古旧

当代，我国高职院校在管理学生档案过程中，依然采用传统档案管理的方式，采用手工操作来管理学生档案。在招生模式扩大下，学生数量也会逐渐增加，在无形之中使学生档案管理的任务也越来越重，且学生就业方式也发生了很大的变动，学生档案也开始在学生毕业之后存放到当地人才市场进行保管，在这样形式下，无疑为手工操作管理档案的形式提出了较高的要求，这种手工操作管理档案方式已经无法与现代档案管理需求相符合。

3 高职院校学生档案管理工作的几点建议

3.1 增强学生档案管理意识

高职院校需要加大宣传，使教师及学生能够加强自身对档案管理的意识，同时也使学生能够充分了解到档案的重要性[2]。运用多种途径来向宣传学生关于档案管理的具体方式，使学生能够从根本上意识到，档案是很重要的，对未来自身就业及生活都有着一定的影响。另外，在档案流转的整个程序过程中，应该建立一套比较完善的学生档案管理系统，保证学生档案资料具有完整性，并且能保证学生档案保持学生的最新状态，真正促进高职院校档案管理的工作。

3.2 使学生档案具备丰富性

从高职院校培养学生目标来讲，是培养高素质、高技能专业型人才，因此学生档案内容也应该包括学生动手能力、专业能力方面的信息，比如技能证书、技术等级证书等等。另外，学生在学校期间由于与他人打架、考试作弊等等原因所接受处分的资料以及因后来表现良好而撤销处分等方面的资料都应该放入到档案中。同时学生在校期间所参加公益性的组织状况或者学生贷款信用等等状况都需要放入到学生档案中，这样不但使学生档案更加丰富，而且还将学生在校基本重要情况都反映出来，使将来企业在选取人才过程中，能够依据学生档案充分了解学生的各方面情况。

3.3 实现网络化档案管理

随着互联网的快速发展，计算机技术已经伴随着我们生活的左右，但很多高职院校却没有充分运用计算机技术，而还继续运用传统手工操作来管理学生档案，这样无疑为档案管理人员增加了工作的难度。因此，高职院校需要加大投资在管理学生档案方面上，引进比较先进的计算机设备，从而提高管理学生档案的效率，也保障了档案信息的准确性。在学生刚刚入校时，高职院校需要根据学生高中信息档案，为学生建立起电子型档案。随着学生的成长，学生生活状况、学习状况、工作状况等等都会发生相应的变化，需要对电子档案及时进行完善以及更新，将学生学籍变动状况、在校表现情况、学生状况、档案保管情况等等都需要及时输入到学生电子型档案中，建立学生档案管理数据库，使纸质档案和电子档案相结合，能够综合管理学生档案。在这样的情况下，不但提升了学生档案的使用率，而且用人单位可以通过网络技术对学生信息进行全面了解。

4 结束语

综上所述，高职院校需要充分意识到学生档案的关键性、重要性，将学生档案管理工作做到最好，不单单能够帮助用人单位了解到学生基本状况，而且也能在无形之中促进高职院校的发展，保障学生顺利完成学业。同时，档案管理工作人员也需要从根本上重视起对学生档案的管理，通过不断研究和学习，提高自身的素质素养以及管理能力，使自己能够为高职院校的学生们展开更好的服务。

[1]王德欣.学生档案在大学生就业中存在的问题及对策[J].兰台世界,2012,(04):23-24.

[2]马洁,佟丞.高职院校学生档案管理存在的问题及对策研究[J].石家庄学院学报,2012,(02):115-117.