企业档案工作改革的思考

侯香艳

摘 要：档案管理向知识资源管理方向发展，构建知识资源管理平台，可以有效地应对企业档案工作所面临的挑战；档案成为企业重要的知识资源，被赋予重要的意义；原有档案机构职能拓展或机构扩展为“知识资源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企业组织体系中取得重要的地位；实行档案数字化，“实体档案保管模式”发展成为“数字档案保管模式”，电子文件、档案能被有效集中管理；企业各部门和各分公司可以向“知识资源管理中心”移交、传递数字档案的同时，自己保存实体档案；档案可以与图书、情报一起被有效整合，集中管理，提供系统服务。

关键词：企业档案；改革；思考

一、问题：企业档案工作面临的挑战

当前，我国企业档案工作面临的挑战主要表现在以下几方面：（1）档案观念依然落后，档案价值未被充分认识。（2）企业实施组织结构扁平化，档案机构何去何从。（3）企业信息化建设进程加快，“实体档案保管”模式难以为继。

二、思路：以知识管理思想指导企业档案工作改革

知识管理思想简介：（1）知识管理是知识经济时代的企业管理模式。人类社会已经进入知识经济时代。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济，它是一种与农业经济、工业经济相对应的全新的经济形态。一种全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。在知识经济时代，知识是一个国家、民族、企业最重要的战略资源，知识创新能力是一个国家、民族、企业可持续的核心竞争力。（2）知识管理的基本内涵。知识管理是指为了提高企业竞争力而对企业内外各种信息、知识进行有效的识别、全面的收集、科学的整理和充分的运用；并且通过促进知识共享，鼓励知识创新，实现知识增值。它是利用企业的集体智慧来提高企业的应变能力和创新能力。（3）知识资源管理是知识管理的基础工作。知识管理的内容和范围十分广泛，主要包括知识资源管理、知识技术管理、知识员工管理等方面。知识资源管理侧重于企业知识的识别、收集、加工、存储、传递、检索和提供利用，为整个知识管理提供资源平台。

档案管理和知识资源管理的关系。（1）企业档案是企业重要的知识资源，档案管理是知识资源管理重要的内容。（2）档案管理应以知识资源管理为发展方向，知识资源管理应以档案管理为核心内容。

对策：构建知识资源管理平台。（1）知识资源管理平台的功能。“知识资源管理平台”是企业知识资源管理的基础平台。它是企业整个信息流、知识流的载体和媒介，是企业知识资源的收集装置、加工仪器、存储场所、传递通道、服务系统。借助于这个平台，使企业任何部门和员工，可以在任何时间和地点，通过最简便的方式，最迅速地利用到所需要的信息、知识，充分实现企业知识的价值，从而提高企业的生产效率、经营管理水平的和创新能力。（2）知识资源管理平台的结构。 “知识资源管理平台”由“知识资源库”、“知识资源整合系统”“、“知识资源服务系统”三个部分组成。

管理机构： （1）机构设置。 “知识资源管理平台”的建设、运行与维护，需要有专门的机构来负责。根据企业类型、规模、内部管理体制的不同，可以选择不同的机构设置：一是企业档案馆（室）；二是企业图书、情报，档案一体化机构，如档案信息中心、情报信息中心或信息中心等；三是设置新的管理机构，这个机构可取名为“知识资源管理中心”。该机构可以在企业原有的档案机构基础上改建而成。（2）基本职能。该管理机构的基本职能是：a、知识资源整体规划，b、知识资源建设c、知识服务。

构建知识资源管理平台的条件：（1）更新观念。构建知识资源管理平台，是企业知识管理的重要内容。知识管理是适应知识经济时代的一种管理思想、理念和方法，对于我国大多数企业特别是国有企业来说是全新的。因此，要成功地构建企业知识资源管理平台，就必须更新现有的企业管理理念，应使企业管理层到一般员工都要树立知识管理、知识资源管理理念。（2）档案数字化。企业的各种信息、知识必须以统一、规范的格式才能存入知识资源库。在现代信息技术条件下，这种统一、规范格式就是数字格式。因此，我们首先需要对原有的实体形式的文件、档案、图书、情报进行数字化，使之便于整合成为知识资源。而且，只有数字化的信息、知识，才能不受时间、地点的限制，被适时地提供服务。

三、提高人员素质

档案管理拓展为知识资源管理之后，原有的档案工作人员从档案保管者转变为知识资源的管理者和提供者，其工作性质、内容和方式发生根本性的变化，对其知识、能力和素质提出更高的要求。

总结：档案管理向知识资源管理方向发展，构建知识资源管理平台，可以有效地应对企业档案工作所面临的挑战；档案成为企业重要的知识资源，被赋予重要的意义；原有档案机构职能拓展或机构扩展为“知识资源管理中心”之后，有了全新的角色定位，在企业组织体系中取得重要的地位；实行档案数字化，“实体档案保管模式”发展成为“数字档案保管模式”，电子文件、档案能被有效集中管理；企业各部门和各分公司可以向“知识资源管理中心”移交、传递数字档案的同时，自己保存实体档案；档案可以与图书、情报一起被有效整合，集中管理，提供系统服务。最为重要的是，档案管理向知识资源管理方向发展之后，企业档案工作有了更为广阔的发展空间，将在企业活动中发挥更为重要的作用。