档案管理平台的需求与功能开发

2015-03-07萍南阳医学高等专科学校河南南阳473061

科技传播 2015年10期

关键词：需求

王　萍南阳医学高等专科学校，河南南阳　473061

档案管理平台的需求与功能开发

王萍
南阳医学高等专科学校，河南南阳473061

摘要随着计算机信息技术的飞速发展与广泛应用，为提高档案管理效率，各种类型的档案管理平台纷纷上市。但由于开发者未结合业务流程需求开展，对档案管理平台缺乏全面的需求分析，导致多数系统功能大同小异。因此，为了构建功能完善、高效率的档案管理平台，必须加强需求分析，在此基础上进行功能开发。本文针对档案管理平台进行了需求分析，并为后文档案管理平台的功能开发提供了依据。

关键词档案管理平台；需求；功能开发

档案管理作为企事业单位不和或缺的一项重要工作，由于任务量庞大、管理复杂，重点不同，因此，对外所提供的服务也不尽相同。为有效提高档案管理效率，提高档案信息资源查找的精确性，推动档案管理信息化建设的规范化发展，必须结合档案管理需求展开分析，以此为基础，进行档案管理平台功能开发，以提高档案管理效率。

1　需求分析

1.1 业务需求

档案资源由相关部门立卷、组卷、审卷至后，移送收集部，针对存在问题的卷，反馈修改建议，在修改结束之后，将案卷目录输入，进行封面填写，进行归档手续办理。经档案收集部，移交至利用部门，提供查询与借阅等功能与服务，由利用部门对档案进行销毁。

1.2 用户需求

对用户使用该平台可完成任务情况加以描述，或要求该平台必须完成的目标。就普通用户而言，要求具有如下功能：档案的查询、浏览、借阅、下载等；就档案管理人员而言，应提供如下功能：文件的管理、收集，档案的管理、开发、利用、日常业务等；就系统维护人员而言，提供便于平台定制与维护的一套完善的工具包。具体而言，包括权限定制、管理架构定制、规则定制、数据、用户设置等工具。通过对不同用户的划分，可将整系统各级用户层次、权限进行相应划分，了解哪些人员会用到该平台及各自的业务及任务需求。

1.3 功能需求

软件功能需求属于需求分析工作中，最为关键和复杂的组成部分，其负责对该平台的各种可能情况加以描述，针对可能录入数据、完成何种功能等进行分析。就描述功能需求而言，必须关注该平台功能需求的全面性与统一性，包括同功能有关的信息，且要求具有有内在统一性，各描述之间不存在冲突。一方面，应给出触发各种功能的多项条件，包括运行情况及模式等；另一方面，还需要对各可能条件之下的可能输入进行定义，如合法输入、非法输入等；此外，还需要给出不同功能之间的关系，包括控制流、信息流、数据流等，还需给出功能级别，包括基本功能、有待实现功能等。

1.4 维护需求

平台维护内容主要包括数据的维护与转换、权限管理、档案设置与移交、参数设置、口令的修改等。主要满足管理与设置、系统维护等需求。其中，档案管理与设置，面向的是管理人员，就部门组织结构进行定制、构建，针对归档文件进行统一整理和标准定义，就系统常用的数据，构建相应的数据字典，以便使用。档案管理与设置通常为位于系统维护方面，使用不频繁，设置好后通常不会轻易进行改动，主要包括档案与参数的设置、字典维护等。就系统维护而言，主要有权限的管理、数据的转换与维护、口令的修改、档案移交等模块。

2　档案管理平台功能的开发与实现

下文结合需求分析，就主要功能模块的开发及实现进行分析。

2.1 检索查询模块的开发与实现

检索与查询模块，负责提供档案资源及信息检索、查询、浏览、下载、利用等多项功能。主要包括条件、分类、跨类等检索功能。就条件检索而言，是依据用户所设定条件，对满足该条件的档案文档信息进行查询。此外，条件检索还提供模糊检索功能，在检索结果一栏中，可对条目具体信息进行查询，若权限足够，还可对档案原文进行浏览、下载；就分类检索而言，是通过对档案的种类进行选择，结合分类表进行查询，也可通过输入关键字，进行某一分类下的检索与查询，此外，系统结合用户所设定的页面，对条数进行显示，便于查看检索结果；就跨类检索而言，是通过关键字的输入，对

2.2 档案管理模块的开发与实现

利用该模块可远程进行档案整理、移交，系统管理人员就各立卷归档部门人员分别进行账户设立，这样，归档人员可随时对所收集文件及资料，利用网络传送至文件服务器上。此外，就归档部门而言，可随时独立或同档案管理部门共同就归档文件加以整理，也可在适当通过网络向档案馆进行以整理档案的移交。组卷过程需要由档案管理人员进行，可依据单位、部门等情况进行组卷。

2.3 Web查询模块的开发与实现

随着Internet互联网的普及与广泛应用，多数用户均利用上网形式访问档案数据库，借助于Web对档案管理平台进行访问，并对各档案资料进行查询与利用，便于用户依据自身需要，随时进行文件检索、查询、下载、浏览。由于档案具有保密性。因此，要求所设置权限不仅能够使管理人员通过网络保证授权用户充分利用档案资源，还必须对非授权用户及用户使用权限进行限制，以便确保档案资源的安全性、完整性。系统管理员可针对各用户权限、及各部门档案使用权限，进行灵活设置，这样，管理人员无需再开展各种繁琐的检索、查询、借阅u归还工作，只需定时针对档案资源的开发利用情况加以分析、统计，就档案查询、浏览而言，由用户通过网络自主完成。设计该功能旨在实现鉴定后档案在授权用户范围内的充分共享。

就Web查询而言，主要包括普通用户访问、注册会员访问两方面。前者可进行快速、主题、高级、全面查询，而注册会员还可进行信息维护、档案原文查看，或清单查看等。就普通用户访问查询界面中，其通过在检索内输入关键词即可实现快速查询，就档案库中满足条件的所有信息加以检索，结果依据列表形式进行展示。用户可通过输入主题，进行检索和查询，结果依据序号、名称、档案号等信息进行显示。普通用户还可结合档案号、名称、储存期限、责任单位、负责人、归档部门、主题词等方式进行高级检索和查询，可输入任意词加以全面查询，结果中会对关键词及共检索档案记录及条数进行显示，并按条数显示结果；就注册会员而言，除了具有普通用户的查询功能以外，还提供了信息维护、计费单显示、档案原文查看等多项功能。就会员所显示的详细信息中，包括档案编号、原文、责任单位、负责人、归档部门、名称、关键词、档案形成时间等全面的内容。