强化社区档案工作的的几点措施

杨洁（白城市老干部活动中心，吉林白城　137000）

强化社区档案工作的的几点措施

杨洁
（白城市老干部活动中心，吉林白城137000）

社区档案工作作为社区建设的一项基础性工作，档案工作为社区管理、服务群众、构建和谐社会等方面发挥作用，关键在于提高社区居民的档案意识；提高社区档案法制化水平；提高社区档案规范化水平；提高社区档案现代化水平。

社区档案工作措施

社区作为基层组织在实现经济和社会协调发展、解决基层各种社会问题、维护社会稳定、加强基层政权建设等方面发挥了重要的作用。因此，社区档案工作作为社区建设的一项基础性工作，如何在为社区管理、服务群众、构建和谐社会等方面发挥作用，是一项现实而又紧迫的任务。

一、提高社区居民的档案意识

社区包括特定地域和一定数量的人口，一定的社会群体和社会组织，一定的经济关系及血缘关系，有着共同的生产资料、生活资料，简单讲就是一个“小社会”。社区档案工作源于社会各个阶层的社区居民在各个领域的社会实践活动。驻社区单位是社会构成的最基本单位和组织，活动具有社会属性。社区档案记载和反映的主体有人（居民）、家庭、居楼单元、居民楼、楼盘、社区党组织和居委会等社区管理组织、驻社区的企业、事业和其他社会组织等，内容涉及社会的各个方面，来源于社区实践的社会活动，记录了社会实践的过程。例如：由社区居委会民主选举的社会实践活动引发的对选举档案收集、整理、保管和利用等档案工作具体内容。社区工作千头万绪，人员少、兼职多，档案业务不熟悉，为帮助社区建档，必须坚持主动服务，采取多种服务形式。一是业务培训服务，向他们讲解最基础的业务知识，传授基本的业务技能，为社区档案建设奠定基础。二是上门指导服务，在实际操作中，往往会被很多细小的具体问题所难住。因此档案部门应及时、主动、耐心、细致，实实在在手把手地给予指导服务。服务要不讲条件、不计报酬，档案业务指导工作不能给社区增加负担。要在社区大力宣传《档案法》，通过举办展览、宣传手册、传单等形式让居民了解档案工作，从而提高居民的档案意识。

二、提高社区档案法制化水平

档案工作很明确是为社区建设保存好历史凭证，并积极投身于为社区建设服务的一项基础性工作。社区居委会依据社区建设和服务的需要，接受各级政府或政府部门的指导和引导，而不是接受各级政府或部门下达的工作任务。同时，社区档案的权属归社区居民委员会，不是“国家、集体所有的档案”，不属于各级国家综合档案馆的进馆范围。街道及各级政府和有关部门不可能越位代替和包办社区档案事务。社区档案工作遵循“自我管理”的原则，具体表现为依法制订社区档案工作制度或公约，调整和制约社区工作者、社区居民和社区共建单位在档案事务上的行为规范。根据实际制订切实可行的社区档案管理办法、制定档案收集、保管、保密、借阅、利用、鉴定和销毁等制度和科学合理的归档范围和保管期限表，做到社区档案有章可循，依法可依。社区档案工作要在社区居委会的协调下，认真做好档案的收集工作，丰富档案信息内容，科学地组织和管理档案信息，为社区建设、社区服务提供及时、准确、系统的档案信息，才能与社区各项工作同步发展。明确社区工作者、社区居民和社区所在单位在档案及档案工作上的权利和义务，从而为社区档案工作的顺利开展创造条件。同时要加大社区管理部门的制度建设，社区工作部门应以《档案法》和其他有关法律法规为指导，制定符合本社区档案工作情况的规章制度，从各个方面规范档案工作，把社区档案工作纳入法制化轨道。

三、提高社区档案规范化水平

社区档案工作要实行统一领导，集中管理，设立综合档案室；成立以社区主要负责人为组长的档案工作领导小组统一领导社区档案工作，并配备专兼职档案人员，负责社区档案的收集、归档、整理、保管、提供利用等工作。社区档案工作主动参与社区建设的各个行业、各个部门进行沟通与合作，积极参与渗透、开发和提供档案信息，为城市的经济发展和社会稳定做好全方位的服务。在为社区建设服务中，找准档案工作的位置，在服务中求发展。档案人员在工作中要不断地总结经验，研究新情况，采取灵活多样的收集方法，既要采取传统的部门移交法，还要采取一些临时收集法。还可以主动开展各种服务，积极主动为领导决策、社会管理等各项工作提供档案利用，为他们排忧解难，让他们感到在工作中离不开档案，做好档案材料收集归档工作是他们自己的需要，提高他们的档案意识，积极主动地做好档案收集工作。社区档案工作要在社区居委会的协调下，认真做好档案的收集工作，丰富档案信息内容，科学地组织和管理档案信息，为社区建设、社区服务提供及时、准确、系统的档案信息，才能与社区各项工作同步发展。

四、提高社区档案现代化水平

社区档案材料要按照归档范围进行收集，文书档案的整理可按照《归档文件整理规则》进行整理，会计档案、科技档案、声像档案等按有关要求，整理要规范。同时做好各种检索工具和统计台账，为提供服务奠定基础。另外，社区办公用房少、公用设施设备简约、活动经费不足也局限社区居委会在档案事务上的行为措施。城市一部分社区是在原来的城市居委会的基础上调整撤并而来的，一部分社区是在城市房地产开发城市居民住宅项目合并而成的。但无论是哪种社区，社区居委会办公用房和服务设施用房都严重不足，有的甚至连居委会的办公用房都是借用的临时性简陋建筑。社区居委会组织活动经费由当地财政部门统筹安排，通常情况下财力有限。

五、提高社区档案服务水平

社区档案是社区服务工作正常开展必不可少的工具，社区档案信息服务是社区服务的一项重要内容之一，社区档案信息是社区服务的一项优势资源。社区居委会的工作人员在社区管理和服务中，经常要查找档案，以获取有价值的信息，解决工作中遇到的各种各样的问题。同时，社区居民也需要通过社区档案工作渠道，获取所处环境中党组织、政府部门和居委会的管理信息，参与和配合社会、社区公共事务的管理。例如，社区服务组织人员名册、服务活动程序和效果、服务部门的资金筹措、服务工作取得的成绩等重要的档案资料，可以直接反映出社区服务工作的全貌，是该地区社区服务工作水平的最好说明。因此，社区档案工作的开展必须顺应这一特点，强化社区档案信息服务功能。要在为社区提供热点、难点服务方面充分发挥作用，在服务手段上，可尝试开展网上服务，方便群众质询和查阅，使档案在为社区服务方面发挥更大的作用。